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业务洽谈及合同签订操作手册

一、手册概述与适用范围

本手册旨在规范企业业务洽谈及合同签订全流程操作，为业务部门、法务部门及相关协作人员提供清晰的指引，保证业务开展合规、高效，降低合作风险。手册适用于公司所有对外业务洽谈、合同起草、评审、签署及履约跟进场景，涵盖新客户开发、老客户续约、项目合作等各类业务类型。

二、业务启动与洽谈背景

（一）业务触发场景

新客户拓展：市场部通过渠道推广、客户主动咨询等方式获取潜在客户需求，业务部门对接后确认合作意向。

老客户续约/增项：现有合作合同即将到期，或客户提出新的业务需求，需协商续签或补充协议。

项目合作：基于特定项目（如产品定制、服务外包等）与客户达成初步合作共识，需细化合作细节。

（二）洽谈前准备

客户背景调研：通过企业信用信息公示系统、行业报告、客户官网等渠道，知晓客户注册资本、主营业务、经营状况、商业信誉、法定代表人及授权代表信息等，评估合作风险。

内部需求对接：明确本次合作的核心目标（如销售额、市场份额、品牌推广等）、产品/服务方案、报价策略、预计交付周期等，形成《业务洽谈内部准备表》（参考附件1）。

资料准备：准备公司营业执照、资质证书、产品说明书、成功案例、报价单等洽谈辅助材料，保证信息真实、准确。

三、业务洽谈与合同签订全流程操作

（一）步骤一：业务接洽与初步沟通

建立联系：业务代表通过电话、邮件或面访方式与客户对接人（需核实其授权身份）取得联系，自我介绍并说明来意。

需求确认：倾听客户需求，详细记录客户对产品/服务的功能、质量、数量、交付时间、预算等核心要求，可通过提问确认理解无误（如：“您提到的功能，是指具体场景下的应用吗？”）。

初步响应：根据客户需求，简要介绍公司可提供的解决方案，明确合作可能性及下一步洽谈安排（如：“针对您的需求，我们初步设计了方案，建议下周安排一次面谈详细沟通，您看时间是否方便？”）。

（二）步骤二：业务洽谈与方案细化

会议组织：确定洽谈时间、地点（或线上会议），提前通知参会人员（业务代表、技术/产品支持人员、法务专员等），并准备会议议程。

方案展示：业务代表介绍公司背景、成功案例，技术/产品支持人员详细演示方案内容，解答客户疑问。

条款协商：针对合作核心条款进行沟通，包括但不限于：

标的物：产品型号/服务内容、技术标准、质量要求；

数量与价格：产品数量/服务时长、单价、总金额、折扣政策、支付方式（如预付款比例、分期节点、账户信息）；

交付与验收：交付时间、地点、方式、验收标准及流程；

双方权利义务：供应商的供货/服务义务、客户的配合义务（如提供场地、数据等）；

违约责任：逾期交货/付款、质量不达标等情形的违约金计算方式及赔偿范围。

会议记录：洽谈结束后，整理《业务洽谈会议纪要》（参考附件2），由双方参会人员签字确认，明确共识内容与待解决问题。

（三）步骤三：合同拟定与内部审核

合同起草：业务代表根据洽谈共识，使用公司标准合同模板（参考附件3）起草合同，保证条款与会议纪要一致，重点明确标的、数量、价格、交付、违约等核心内容。

内部审核：

业务部门审核：确认合同内容是否符合洽谈结果，商务条款（价格、支付等）是否在授权范围内；

法务部门审核：重点审核合同合法性、条款完整性、风险点（如不可抗力、争议解决方式、知识产权归属等），提出修改意见；

财务部门审核：确认收款账户信息、发票类型、税务处理等财务相关条款。

修订完善：业务部门根据各部门审核意见修改合同，重大条款变更需与客户再次沟通确认，形成《合同评审记录表》（参考附件4）。

（四）步骤四：合同评审与修订反馈

客户提交：将最终版合同（加盖公司骑缝章）提交给客户，明确反馈时限（如：“请贵方于3个工作日内审阅，如有异议请及时与我们联系”）。

客户反馈：接收客户提出的修改意见，若为非原则性调整（如文字表述、联系人信息等），可直接修订；若涉及核心条款变更（如价格、交付时间），需启动内部重新审批流程。

双方确认：经双方确认无异议后，在合同文本上签字盖章（客户为先盖章还是先签字需根据其内部流程确定，建议保留盖章/签字过程记录）。

（五）步骤五：合同签订与生效执行

文本交换：双方签字盖章后，交换合同正本（通常一式两份或三份），业务部门负责收回客户盖章合同原件，同步扫描件存档并抄送法务、财务部门。

生效确认：合同约定生效条件（如签字盖章之日起、收到预付款后等）满足后，由法务部门出具《合同生效通知书》，业务部门启动履约流程。

履约跟进：业务部门按合同约定监督履约进度（如生产、发货、服务交付等），及时协调解决履约中的问题，定期向客户反馈进展，同步更新《合同履约跟踪表》（参考附件5）。

（六）步骤六：合同履行与后续跟进

验收确认：产品/服务交付后，按合同约定组织客户验收，签署《验收确认书》，明确验收结果及时间。

款项结算：财