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企业采购管理标准化流程表

一、适用范围与核心价值

本标准化流程表适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购活动，涵盖办公用品、生产原材料、设备采购、服务外包等场景。通过明确各环节职责、操作规范及输出要求，实现采购过程的透明化、规范化，降低采购成本，控制合规风险，提升采购效率与资源利用率，为企业运营提供稳定支持。

二、标准化操作流程详解

采购管理流程按“需求发起—审批立项—供应商选择—订单执行—验收交付—财务结算”六大环节推进，各环节责任部门、操作内容及输出物

1.需求发起：明确采购需求与依据

责任部门：需求部门（如行政部、生产部、项目部等）

操作内容：

（1）需求部门根据业务需求（如办公耗材补充、生产原料缺口、设备更新等），填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间及需求依据（如年度预算、项目计划等）；

（2）需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行初审，保证符合部门预算及业务规划。

输出物：《采购需求申请表》（含部门负责人签字）

2.审批立项：确认预算与采购合规性

责任部门：需求部门、采购部、财务部、分管领导

操作内容：

（1）采购部核对《采购需求申请表》中的采购品目是否纳入年度采购预算，预算金额是否在部门授权范围内；

（2）财务部审核预估成本的合理性，参考历史采购价格及市场行情，评估预算可行性；

（3）根据采购金额分级审批（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部专员审批；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人→采购部经理→财务主管审批；

金额＞50000元：需求部门负责人→采购部经理→财务总监→分管副总审批；

（4）审批通过后，采购部下达《采购立项通知书》，明确采购执行要求；审批不通过则退回需求部门调整。

输出物：《采购立项通知书》（含各审批人签字）

3.供应商选择：确定合作方并保障合规

责任部门：采购部、需求部门、审计部（如需）

操作内容：

（1）采购部根据采购需求，通过企业合格供应商库、公开招标、询比价等方式筛选供应商（金额≥30000元需采用3家及以上供应商比价）；

（2）需求部门参与技术参数、服务要求的确认，必要时进行样品测试或现场考察；

（3）采购部对供应商资质（营业执照、相关行业许可证、信用记录等）进行审核，保证符合企业采购要求；

（4）确定合作供应商后，签订《采购合同》，明确双方权利义务、价格、交付标准、验收方式、违约责任等条款。

输出物：《供应商比价表》《采购合同》（含双方法定代表人或授权代表签字）

4.订单执行：跟踪采购进度与交付

责任部门：采购部、供应商

操作内容：

（1）采购部根据《采购合同》《采购订单》，发送给供应商，并抄送需求部门及财务部；

（2）供应商按订单要求备货/备服务，采购部定期跟踪生产/服务进度，保证按期交付；

（3）如需变更订单（数量、交付时间等），由需求部门提交《订单变更申请》，经采购部及原审批人确认后，书面通知供应商执行。

输出物：《采购订单》《订单变更申请》（含审批签字）

5.验收交付：核对物品/服务与合同一致性

责任部门：需求部门、采购部、仓库（如需）

操作内容：

（1）供应商按约定交付物品/服务后，需求部门牵头组织验收（可邀请采购部、仓库参与）；

（2）验收内容包括：数量是否与订单一致、规格型号是否符合要求、质量是否达标（附检测报告或验收标准）、服务是否完成等；

（3）验收合格后，需求部门、采购部、仓库（涉及实物入库）共同在《采购验收单》上签字确认；验收不合格则出具《不合格品处理单》，由采购部与供应商协商退换货或索赔。

输出物：《采购验收单》《不合格品处理单》（含各方签字）

6.财务结算：完成付款与账务处理

责任部门：财务部、采购部、需求部门

操作内容：

（1）供应商凭《采购合同》《采购订单》《采购验收单》《发票》（发票内容与合同、订单信息一致）提交付款申请；

（2）采购部核对单据的完整性、合规性，确认无误后提交财务部；

（3）财务部审核发票真伪及金额，按企业付款流程安排付款（如银行转账、承兑汇票等）；

（4）付款完成后，财务部将付款凭证反馈采购部，采购部更新采购台账，完成本次采购闭环。

输出物：《付款申请单》《银行付款凭证》《采购台账更新记录》

三、采购申请单模板及填写说明

模板表格：采购需求申请表

字段名称

填写要求

示例

申请部门

需求部门全称

生产部

申请人

需求部门对接人姓名（用*代替）

张*

联系方式

申请人电话（虚拟，如内部分机号）

8888

采购日期

提交申请的年月日

2023-10-08

采购类型

□办公用品□原材料□设备□服务外包□其他（请注明）

□原材料

物品/服务名称

详细名称，避免模糊表述

A型精密轴承（型号：XYZ-2023）

规格型号/