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费用报销申请单标准化填写模板

适用范围与常见报销场景

差旅费用：员工因公出差产生的交通（如高铁、飞机、市内交通）、住宿、餐饮补贴等；

办公支出：购买办公用品（文具、耗材）、设备维修、通讯费等；

业务接待：因接待客户、合作方产生的合理餐费、活动场地费等；

会议培训：参与外部会议、培训缴纳的注册费、资料费及相关的交通住宿；

其他因公支出：经审批的快递费、市场调研费、小额采购等。

注：个人消费、非工作相关费用及未经审批的特殊支出不予报销。

标准化填写操作流程

第一步：费用发生前确认合规性

预算与审批：大额支出（如单笔超过5000元）或特殊费用（如境外差旅）需提前提交《费用预算申请表》，经部门负责人及分管领导审批通过后方可发生；

费用标准核对：对照公司《费用管理办法》，确认费用是否符合标准（如住宿酒店星级、餐饮人均限额等），避免超支。

第二步：整理与粘贴费用凭证

凭证收集：取得合法、合规的费用凭证（如行程单、付款凭证、收据等），保证凭证抬头为公司全称、金额与实际支出一致，且无涂改、破损；

规范粘贴：使用《费用报销凭证粘贴单》（可附于申请单后），按类别整齐粘贴凭证（如交通类一叠、餐饮类一叠），每张凭证注明简要事由（如“上海-北京出差高铁票”“客户接待午餐”），避免重叠覆盖关键信息（如金额、日期）。

第三步：填写申请单基本信息

在申请单顶部完整填写以下信息，保证准确无误：

申请单号：按财务部门要求填写（如“FYBX+年份+月份+序号”，如FYBX202405001）；

申请人信息：姓名（*）、所属部门、工号、联系方式；

报销期间：费用发生的起始日期至截止日期（如“2024年5月1日-2024年5月10日”）；

报销事由：简要说明费用产生的原因（如“项目前期调研差旅费”“第二季度部门办公采购费”）。

第四步：逐项填写费用明细

在“费用明细表”中按实际支出分项填写，每项费用需明确以下内容：

序号

费用日期

费用事项

金额（元）

费用类别（勾选）

备注（如凭证号、人数等）

1

2024-05-02

上海-北京高铁票（*）

856.00

□交通□住宿□餐饮□办公□其他

凭证号：E202405002

2

2024-05-02

北京酒店住宿（*）

680.00

□交通□住宿□餐饮□办公□其他

凭证号：H202405002，1晚

3

2024-05-03

客户接待午餐（*）

450.00

□交通□住宿□餐饮□办公□其他

3人，凭证号：C202405003

…

…

…

…

…

…

注：每项费用需对应一张或多张凭证，备注栏注明凭证关键信息；费用类别勾选需准确，便于财务分类核算。

第五步：计算与核对总金额

汇总金额：将“费用明细表”中所有分项金额相加，填写“总计金额（小写）”；

大写金额：在“总计金额（大写）”栏填写与“小写”一致的金额大写（如“人民币壹仟玖佰捌拾陆元整”），保证大小写金额无差异，涂改无效。

第六步：准备附件并提交审批

附件清单：在申请单“附件”栏列出所有附加材料，如《费用预算申请表》（若有）、《费用报销凭证粘贴单》、费用凭证复印件等；

审批流程：按以下顺序签字确认，不可逆或越级审批：

申请人签字：确认填写内容及附件真实无误；

部门负责人签字：审核费用合理性及是否符合部门预算；

财务审核：核对票据合规性、金额准确性及审批流程完整性；

分管领导签字：确认大额或特殊支出的必要性；

总经理审批：最终审批（根据公司权限设置，部分岗位可）。

提交时限：费用发生后15个工作日内提交至财务部门，超期需书面说明原因。

费用报销申请单模板表格

费用报销申请单

申请单号

报销期间

自_年_月_日至_年_月_日

申请人信息

姓名（*）

所属部门

工号

联系方式

报销事由

费用明细表

序号

费用日期

费用事项

金额（元）

——

————

————————

————

1

2

3

…

…

…

…

总计金额（小写）

￥_____________元

总计金额（大写）

人民币_____________元整

附件清单

1.《费用预算申请表》（若有）____份2.《费用报销凭证粘贴单》1份3.费用凭证复印件____张

审批签字

申请人签字：

日期：____年_月_日

部门负责人签字：

日期：____年_月_日

财务审核：

日期：____年_月_日

分管领导签字：

日期：____年_月_日

总经理审批：

日期：____年_月_日

填写规范与常见问题提示

票据合规性：

所有费用需取得真实、有效的原始凭证，凭证抬头必须为公司全称，不得以个人名义开具；

电子凭证需打印并注明“与原件一致”，同时附电子截图作为附件。

信息准确性：

申请人姓名、部门、金额等关键信息不得涂改，若填写错误需重新打印申请单；

费用日期、事项需与实际支出一致，不得虚报、漏报。

费用类