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行政事务处理流程及文档管理标准

一、适用范围与常见事务类型

本标准适用于企业内部各类行政事务的规范化处理，涵盖会议管理、办公用品申领、文件流转、访客接待、固定资产登记等核心场景。通过统一流程和文档标准，保证行政事务高效、有序开展，同时保障信息记录的完整性与可追溯性。常见事务类型包括但不限于：部门例会、跨项目协调会、办公文具采购、设备借用、外来访客接待、合同文件归档等。

二、标准化操作流程

（一）会议管理全流程

会议申请与审批

申请人*填写《会议申请表》（模板见第三节），明确会议主题、时间、地点、参会人员、议程及所需设备（如投影仪、麦克风等）。

提交至部门负责人审批，确认会议必要性及资源可行性；涉及跨部门会议需额外抄送相关部门负责人协调。

审批通过后，3个工作日内由行政部*统一安排场地及设备，并提前1天通知参会人员。

会议准备与召开

行政部*提前30分钟调试设备，检查场地环境（如座椅、饮用水、会议材料摆放）。

申请人作为会议主持人，按议程引导讨论，控制会议时长；指定专人负责会议记录（记录模板见第三节），重点记录决议事项、责任人及完成时限。

参会人员需提前10分钟到场，关闭手机静音，原则上不得请假，特殊情况需提前1天向部门负责人申请并报行政部备案。

会议纪要与归档

会议结束后2个工作日内，记录人整理《会议纪要》，经主持人审核无误后，发送至所有参会人员及相关部门抄送。

纸质版纪要需经主持人签字确认后，与会议申请表、签到表等材料一并交行政部归档（电子版同步存储至指定服务器文件夹，命名规则：“年份-月份-会议主题-编号”）。

（二）办公用品申领与管理流程

需求提报与库存核对

申请人*根据部门实际需求，填写《办公用品申领表》（模板见第三节），注明物品名称、规格、数量、用途及预计使用日期。

行政部*在收到申领表后1个工作日内，核对库存台账，确认是否有可用库存；有库存则直接发放，无库存则启动采购流程。

采购与发放

采购需求经行政负责人审批后，由行政部联系供应商（需提前评估供应商资质，保证合规），签订采购合同（金额较大时需走招投标流程）。

物品到货后，行政部验收质量与数量，登记《办公用品入库台账》（模板见第三节），并在3个工作日内通知申请人领用。

领用时，申请人在《办公用品领用登记表》签字确认，行政部更新库存台账，保证账实相符。

定期盘点与报废

行政部*每季度组织一次办公用品全面盘点，核对台账与实际库存，差异率超过5%需排查原因并整改。

对于损坏或过期的物品，由申请人提交《办公用品报废申请表》，经行政负责人审批后，统一登记销毁，严禁私自丢弃或转卖。

（三）文件流转与归档管理流程

文件分类与编号

行政文件按性质分为：制度类（如《行政管理制度》）、通知类（如放假通知）、报告类（如年度行政工作总结）、合同类（如办公设备采购合同）等。

文件编号规则：“部门代码-年份-文件类型-序号”（示例：XZ-2024-ZD-001，XZ为行政部代码，ZD为制度类文件）。

拟稿与审批

拟稿人*起草文件，保证内容准确、格式规范（标题二号黑体、三号仿宋GB2312、行距28磅）。

文件经部门负责人审核后，按审批权限逐级报批（一般文件由分管领导审批，重要文件需报总经理*审批）。审批通过后，方可印发或至内部系统。

印发与归档

纸质文件由行政部*统一用印（加盖公章或部门章），并登记《文件印发登记表》（模板见第三节）；电子文件至内部OA系统“行政文件”文件夹，设置查阅权限（普通员工可查阅通知类，管理层可查阅全部）。

文件归档时，按“年度-文件类型-编号”顺序整理，纸质文件装订成册，电子文件刻录光盘或备份至云端，保存期限不少于5年（合同类保存不少于10年）。

（四）访客接待管理流程

预约与信息登记

访客需提前1天联系被访部门，说明来访事由、时间、人数及联系方式，由被访部门填写《访客预约登记表》（模板见第三节）。

访客到访时，前台接待人员*核对预约信息，要求访客出示有效证件号码件，登记《访客出入登记表》，发放《访客证》（佩戴于左胸显眼位置）。

接待与引导

前台接待人员引导访客至会客区或被访部门办公室，通知被访人接待；如需使用会议室，按会议管理流程安排。

接待过程中，被访人*需全程陪同，禁止访客单独进入非办公区域；涉及敏感信息的交谈，应在独立会议室进行，并提醒访客注意保密。

送别与记录

访客离开时，前台接待人员收回《访客证》，核对《访客出入登记表》信息无误后，方可放行；每日下班前，行政部汇总当日访客记录，存档备查。

三、常用表单模板

（一）会议申请表

申请部门

申请日期

会议主题

会议时间

会议地点

参会人数

参会人员名单

会议议程

所需设备

□投影仪□麦克风□白板□其他：______

申请人签字

部门负责人签字

行政部审核签字

（二）办公用品申领表

申领部门

申领日期

用途