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物资采购及资金调配管理流程与要求

一、总则

物资采购与资金调配是企业运营管理的核心环节，直接关系到企业的生产效率、成本控制及整体经济效益。为规范相关行为，明确各部门职责，确保物资供应及时、质量可靠，资金使用安全、高效，特制定本流程与要求。本管理规范旨在通过系统化、标准化的操作，实现降本增效、防范风险的目标，为企业稳健发展提供坚实保障。各相关部门及人员须严格遵照执行。

二、组织与职责

（一）组织架构

企业应根据自身规模与业务特点，设立或明确负责物资采购及资金调配管理的牵头部门，通常为采购部与财务部。同时，需求部门、仓储部门、法务部门及相关业务部门应在各自职责范围内协同配合，形成权责清晰、相互制衡的管理体系。

（二）主要职责

1.采购部：负责物资需求的汇总与审核、采购计划的编制与执行、供应商的开发与管理、采购合同的洽谈与签订、采购过程的组织与实施、物资验收的协调以及采购成本的控制。

2.财务部：负责资金预算的编制与控制、采购资金的筹措与调配、付款申请的审核与支付、资金使用情况的核算与监督，以及参与采购合同的财务评审。

3.需求部门：根据实际业务需要，提出真实、准确、合理的物资需求计划，并对需求的必要性、规格型号的准确性负责，参与物资验收。

4.仓储部门：负责物资的入库验收、保管、发放与库存管理，确保库存信息的准确与物资的安全。

5.法务部门：负责采购合同的法律合规性审核，提供法律支持，防范合同风险。

三、物资采购管理流程与要求

（一）需求提报与审核

物资需求由各需求部门根据生产计划、项目进度或日常运营需要提出。需求提报应包含物资名称、规格型号、质量标准、预估数量、需求时间、用途说明及预算金额等关键信息，并经部门负责人审批后提交至采购部。采购部对需求的合理性、合规性进行初步审核，重点关注是否符合年度预算及企业整体规划，对超出常规的大额或特殊需求，应要求需求部门提供详细论证依据。

（二）采购计划编制与审批

采购部在汇总、审核各部门需求的基础上，结合库存状况、市场行情及资金预算，编制月度或季度采购计划。采购计划应明确采购物资的具体明细、数量、预计单价、采购方式、资金来源及完成时限。采购计划需依次提交财务部进行资金可行性审核，分管领导审批，重大采购计划还需经过企业决策层审议。经批准的采购计划是后续采购执行的依据，不得擅自变更，确需调整的，应履行相应审批程序。

（三）供应商选择与管理

供应商的选择应遵循公平、公正、公开及择优录用的原则。企业应建立健全供应商准入、评估与退出机制。对于重要或大额物资采购，应通过招标、竞争性谈判或询价等方式选择供应商，确保获得最优的性价比。采购部负责建立供应商信息库，定期对供应商的履约能力、产品质量、价格水平、售后服务及商业信誉进行评估，动态调整合格供应商名录。与核心供应商应建立长期稳定的合作关系，以获取更有利的合作条件。

（四）采购执行与合同管理

根据采购计划及选定的采购方式，采购部组织实施采购。对于达到招标标准的项目，必须严格按照招投标管理办法执行。采购过程中，应与供应商签订规范的采购合同，明确物资的品名、规格、数量、质量标准、价格、交付时间、交付地点、运输方式、验收标准、付款方式、违约责任及争议解决方式等核心条款。合同文本应经法务部门审核，重大合同需报请企业领导审批。合同签订后，采购部负责跟踪合同履行情况，及时与供应商沟通，确保物资按期交付。

（五）物资验收与入库

物资送达后，仓储部门会同需求部门、采购部（必要时可邀请质检部门）依据采购合同、送货单及相关质量标准共同进行验收。验收内容包括数量清点、外观检查、规格型号核对及内在质量抽检（如需要）。验收合格的物资，由仓储部门办理入库手续，登记库存台账；验收不合格的，应立即通知采购部，由采购部负责与供应商协商退换货或索赔事宜。严禁不合格物资入库。

（六）付款结算

物资验收合格入库后，采购部根据合同约定及入库凭证，整理付款申请资料，提交财务部。财务部对付款申请的合规性、完整性及合同履约情况进行审核，重点核对发票、入库单、合同等原始凭证的一致性。审核无误后，按照企业资金调配计划及审批权限办理付款手续。付款方式应符合合同约定，优先选择对企业有利的结算方式。

四、资金调配管理流程与要求

（一）预算编制与审批

资金预算是资金调配的基础。财务部应根据企业年度经营目标、生产计划、采购计划及投资规划等，组织编制年度资金预算。各部门应配合提供准确的资金收支预测。资金预算应细化到月度，明确各项收支的金额、时间及责任人。预算编制完成后，需履行严格的审批程序，经企业管理层审议批准后执行。预算执行过程中，应加强动态监控，对偏差及时分析原因并采取措施调整。

（二）资金调度与拨付

财务部根据批准的资金预算及实际经营需要，负责日常资金的统一调度与拨付。各部门因业务需要申请资金