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费用报销申请与审批标准化流程

一、适用范围与对象

本流程适用于企业日常运营中各类费用的报销管理，涵盖差旅费、办公费、业务招待费、交通费、通讯费、培训费等常规费用项目。涉及对象包括公司全体员工（费用申请人）、部门负责人（审批人）、财务部门（审核人）、分管领导（最终审批人）及相关管理层，保证费用支出合规、透明、高效。

二、标准化操作流程详解

（一）费用申请：员工发起报销

准备阶段

员工需在费用发生7个工作日内完成报销申请，逾期未申请需提交书面说明并经部门负责人审批同意。

整理费用原始凭证：保证发票真实、合法、有效（发票抬头需为公司全称，税号准确，内容与实际业务一致），并附相关证明材料（如差旅费需附行程单、住宿清单；业务招待费需附招待事由、参与人员说明等）。

填写申请单

登录公司财务系统或使用标准化报销申请单模板，准确填写以下信息：

申请人基本信息：姓名*、所属部门、工号、联系方式；

费用基本信息：报销周期、费用类型、总金额、支付方式（对公转账/备用金）；

费用明细：逐项列明费用项目、发生日期、金额、用途说明、对应发票号码；

附件清单：注明所附原始凭证及证明材料的名称、数量。

提交申请

将填写完整的报销申请单及原始凭证（发票、证明材料等）提交至部门负责人审批，电子版需通过系统扫描件，纸质版需签字确认。

（二）部门审批：审核费用合理性

审批内容

部门负责人需审核以下事项：

费用是否在部门年度预算范围内；

费用用途是否与部门业务相关，是否符合公司费用管理制度（如招待费是否超标、差旅费是否符合行程标准等）；

原始凭证是否齐全、合规，申请单填写是否完整准确。

审批结果处理

审批通过：在申请单“部门负责人审批”栏签字确认，并在2个工作日内提交至财务部门；

审批不通过：注明退回原因（如“超预算”“凭证缺失”“用途不符”等），反馈给申请人修改后重新提交。

（三）财务审核：合规性检查

审核要点

财务部门收到申请后，3个工作日内完成合规性审核，重点检查：

发票真伪及合规性（通过税务平台查验发票状态，保证无作废、重复报销等情况）；

费用标准是否符合公司规定（如交通费是否超标、住宿费是否超地区标准等）；

审批流程是否完整（部门负责人签字是否齐全，是否符合审批权限）；

附件是否完整（如大额费用是否附合同、验收单等）。

审核结果反馈

审核通过：在申请单“财务审核”栏签字，并根据支付方式安排后续流程（对公转账进入付款审批，备用金进入发放流程）；

审核不通过：列出具体问题（如“发票抬头错误”“费用超标准”“附件缺失”等），退回申请人补充材料或重新申请。

（四）领导审批：最终确认（根据金额分级）

根据费用金额分级审批，保证审批权责匹配：

小额费用（≤5000元）：由财务部门负责人审批；

中等金额（5000元-20000元）：由分管业务领导审批；

大额费用（＞20000元）：由总经理/总经理办公会审批。

审批要求：领导需在1个工作日内完成审批，重点审核费用支出的必要性及是否符合公司战略目标，审批通过后签字确认，财务部门进入付款环节。

（五）费用支付：完成报销闭环

对公转账：财务部门根据审批通过的申请单，在2个工作日内通过银行转账支付至申请人指定账户，支付后更新财务台账，并通过系统通知申请人到账信息；

备用金：申请人凭审批完成的申请单至财务部门领取备用金，财务人员核对无误后发放，并在备用金台账中登记。

三、费用报销申请单模板

费用报销申请单

基本信息

申请人姓名*

所属部门*

工号*

联系方式*

报销周期*

自_年_月_日至_年__月__日

费用类型*□差旅费□办公费□业务招待费□交通费□通讯费□培训费□其他______

报销总金额（大写）

报销总金额（小写）

￥_______________________

支付方式*□对公转账□备用金

开户行*

账号*

费用明细

发生日期

金额（元）

用途说明

发票号码

备注（如对应合同号）

附件清单

名称

数量

是否齐全

发票

□是□否

差旅行程单

□是□否

招待事由说明

□是□否

其他（请注明）

□是□否

审批流程

审批人

职务

审批意见

签字

日期

部门负责人审批

财务审核

分管领导审批（如需）

总经理审批（如需）

财务付款确认

申请人签字*：______________日期：____年__月__日

四、执行要点与常见问题提示

（一）核心执行要点

时限管理：各环节需在规定时限内完成（如员工7日内提交、部门负责人2日内审批、财务3日内审核），超期需书面说明原因，避免流程延误。

凭证合规：发票必须为合规增值税发票，抬头、税号、项目名称等信息准确无误，禁止虚开发票、拆分发票规避审批。

预算控制：部门负责人需严格审核费用是否在预算内，超预算费用需提前提交预算调整申请，经审批后方可报销。

附件完整：大额费用