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文档资料归档与借阅管理手册
一、前言
为规范企业内部文档资料的管理流程，保证文档的完整性、安全性与可追溯性，提高借阅效率，特制定本手册。本手册适用于企业各部门、各项目组及全体员工，涵盖文档从归档到借阅的全流程管理，旨在实现文档资料的有序流转与高效利用。
二、适用范围与应用场景
（一）适用范围
本手册适用于企业所有纸质及电子文档资料，包括但不限于：
行政类文档：管理制度、会议纪要、通知公告、合同协议等；
业务类文档：项目方案、客户资料、产品手册、销售报表等；
技术类文档：研发图纸、技术标准、操作手册、测试报告等；
存档类文档：审计报告、资质证书、历史档案等。
（二）应用场景
新文档归档：各部门在日常工作中形成的需长期保存的文档；
日常借阅：员工因工作需要查阅或使用已归档文档；
临时查阅：外部人员（如审计、合作方）需在指定区域查阅文档；
到期归还与续借：借阅文档到期后的归还流程或续借申请。
三、文档归档操作流程
（一）归档准备
收集整理：各部门指定专人（如部门文员*）负责本部门文档的收集，保证文档内容完整、字迹清晰（纸质文档）或格式规范（电子文档），无缺页、破损或信息模糊问题。
初步筛选：区分需长期归档与临时保存的文档，临时保存（如1年以下）的文档由部门自行管理，无需提交至档案室。
（二）分类编号
分类规则：按文档类型分为“行政-综合”“业务-销售”“技术-研发”等大类，大类下按细分领域设置子类（如“行政-综合”下分“制度”“会议”“合同”）。
示例：行政类合同编号为“XZ-001-2024”，其中“XZ”为行政类代码，“001”为合同子类代码，“2024”为年份。
编号规则：采用“部门代码-子类代码-年份-流水号”格式，流水号按归档顺序从001开始编制，保证唯一性。
（三）登记与审核
填写归档清单：使用《文档归档登记表》（见模板1）逐项填写文档名称、编号、分类、页数、归档人、归档日期等信息，电子文档需additionally注明存储路径及备份方式。
部门审核：部门经理*对归档清单及文档内容进行审核，保证文档与工作相关且符合归档要求，签字确认后提交至档案室。
（四）入库存储
纸质文档：档案管理员*核对归档清单与文档无误后，将文档装入统一档案袋，标注编号及名称，按分类顺序存入档案柜，档案柜张贴分类索引标签。
电子文档：存储至企业指定服务器或云盘，建立电子档案目录，与纸质档案编号保持一致，定期进行备份（每月1次），防止数据丢失。
四、借阅管理操作流程
（一）借阅申请
提交申请：员工需查阅文档时，填写《文档借阅申请表》（见模板2），注明借阅人信息、部门、文档编号及名称、借阅用途、预计归还日期。
内部员工：由部门经理*审批；
外部人员：需经所在部门负责人及档案管理负责人*双重审批，并由内部员工全程陪同。
特殊文档借阅：涉及密级（如核心技术、未公开合同）的文档，需经分管副总*审批，借阅范围仅限文档摘要或指定页面。
（二）文档领取与登记
审核通过后：档案管理员*核对审批通过的《文档借阅申请表》，按编号调取文档（纸质文档当场清点页数，电子文档通过加密发送）。
借阅登记：在《文档借阅登记表》（见模板3）中登记借阅日期、实际领取人、文档状态（如“完好”“有备注”），借阅人签字确认。
（三）使用与保管
使用要求：
纸质文档：仅限在指定区域（如档案室阅览区）查阅，不得涂改、勾画、撕毁，不得擅自复印或拍照；
电子文档：仅可在工作电脑上查看，禁止转发、外传，使用后需删除本地缓存。
保管责任：借阅人对文档借阅期间的安全、完整负责，若发生损坏、丢失或信息泄露，需按企业规定承担相应责任。
（四）归还与续借
按时归还：借阅到期前2个工作日，借阅人需归还文档，档案管理员*检查文档完整性（纸质文档无缺页、污损，电子文档未泄露），确认无误后在《文档借阅登记表》中登记归还日期，签字确认。
续借流程：若需延长使用时间，需在到期前1天提交《文档续借申请表》（可参照模板2修改用途为“续借”），经原审批人同意后，续借期限不超过原期限的一半（如原借7天，续借最长3天）。
五、模板表格
模板1：文档归档登记表
序号
文档名称
文档编号
分类（大类-子类）
页数/文件大小
归档人
归档日期
存放位置（柜号/路径）
备注
1
2024年年度工作计划
XZ-002-2024
行政-综合
15页
*
2024-01-05
A柜-01层
含部门签字
2
项目技术方案
JS-001-2024
技术-研发
2.3MB
*
2024-01-10
服务器-研发部-2024
PDF格式
模板2：文档借阅申请表
借阅人
部门
联系方式
借阅日期
*
市场部
2024-03-01
文档名称
文档编号
借阅用途
预计归还日期
2023年销售数据报表
YW-005-2023
制定2024年Q1计划
2024
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