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设备维护保养记录管理工具使用指南

一、适用范围与典型应用场景

本工具适用于各类需要定期维护保养的设备管理场景，涵盖制造业生产设备、医疗仪器、办公自动化设备、工程机械设备、物业设施等领域。典型应用场景包括：

工厂车间：如数控机床、注塑机、传送带等生产设备的日常点检、定期保养及故障维修记录；

医疗机构：如CT机、监护仪、消毒设备等精密医疗设备的维护保养与追溯管理；

商业楼宇：如电梯、空调系统、消防设施等公共设备的定期检修与运行状态记录；

企业办公：如服务器、打印机、投影仪等IT设备的维护保养及寿命周期管理。

通过系统化记录，可实现设备维护全流程可追溯、保养计划按时执行、故障原因快速定位，降低设备故障率，延长设备使用寿命，保障生产运营连续性。

二、工具使用全流程指南

步骤1：设备信息建档

操作说明：

为每台设备分配唯一编号（格式建议：设备类别代码-部门代码-序号，如“JC-SC-001”代表“机械-生产车间-001号设备”）；

登记设备基础信息，包括设备名称、型号规格、生产厂家、购置日期、启用日期、额定参数、使用部门、保管人等；

附件设备说明书、合格证、初始验收记录等文件（扫描件或电子版）。

关键点：设备编号需全局唯一，避免重复；基础信息需与设备实物一致，保证后续维护记录可准确关联。

步骤2：制定维护保养计划

操作说明：

根据设备说明书要求、使用频率及行业标准，确定保养周期（如日保养、周保养、月保养、季度保养、年度大修等）；

明确各周期保养内容、标准及责任人（例：日保养由操作人员完成，内容包括清洁、润滑、紧固螺栓等；年度大修由专业维修人员执行，包括全面拆解检测、易损件更换等）；

将计划录入系统，设置自动提醒功能（如保养日前3天通过系统或邮件通知责任人）。

关键点：保养计划需结合设备实际运行状况动态调整，避免“一刀切”；标准需量化（如“轴承温度≤60℃”“皮带松紧度以按压10mm为宜”）。

步骤3：执行维护保养并记录

操作说明：

责任人按计划开展保养工作，填写《设备维护保养记录表》（模板见“三、核心记录表格模板”），内容包括：保养日期、天气（户外设备适用）、保养类型、执行人员、保养项目详情（含更换配件名称、规格、数量）、设备保养后状态（如“运行正常”“无异响”“参数达标”等）；

保养过程中发觉异常情况（如部件磨损、异响、参数超标等），需立即停止操作，记录异常现象并上报设备管理部门；

维护完成后，操作人员与保管人共同签字确认，保证记录真实准确。

关键点：记录需“一事一记”，禁止补录或提前填写；异常情况需详细描述（如“主轴运转时有金属摩擦声，频率约2次/秒”），并附照片或视频（如有）。

步骤4：故障维修与记录

操作说明：

设备发生故障时，使用人员第一时间停止设备运行，保护现场并上报设备管理部门；

维修人员到场后，排查故障原因，填写《设备故障维修记录表》，内容包括：故障发生时间、现象描述、停机时长、原因分析（区分人为操作、自然损耗、外部因素等）、维修措施、更换配件、维修人员、维修后测试结果等；

故障排除后，经使用部门确认设备恢复正常运行，方可重新投入使用。

关键点：故障原因分析需客观，避免推诿；重大故障（导致停机超过24小时或造成损失超万元）需启动专项分析流程，制定预防措施。

步骤5：记录审核与归档

操作说明：

设备管理部门每周对维护保养记录、故障维修记录进行审核，检查记录完整性、规范性及计划执行率；

审核通过后，记录归入设备电子档案，按“设备编号+年份”分类存储（如“JC-SC-001-2024”）；

每年末年度设备维护报告，内容包括：设备完好率、故障率、平均无故障时间（MTBF）、维护成本等分析数据，为下一年度维护计划及设备更新提供依据。

关键点：记录归档需永久保存，电子档案需定期备份（建议每月备份一次）；年度报告需经设备管理部门负责人签字确认。

三、核心记录表格模板

表1：设备基本信息表

设备编号

设备名称

型号规格

生产厂家

购置日期

启用日期

额定功率

使用部门

保管人

存放位置

附件清单

□说明书□合格证□验收报告□其他（请注明）

表2：设备维护保养记录表

设备编号：_________设备名称：_________保养周期：□日□周□月□季□年

保养日期

天气

执行人员

保养类型

保养项目详情（含更换配件）

保养后状态

操作人签字

保管人签字

异常情况记录（如有）

表3：设备故障维修记录表

设备编号：_________设备名称：_________故障发生时间：_______年_月_日____时

故障现象描述

停机时长（小时）

故障原因分析

维修措施

更换配件（名称/规格/数量）

维修人员

维修完成时间

测试结果

使用人确认

预防措施建议

四、使用要点与风险提示

记录真实性要求：所有维护保养记录必须由执行人员现