行政管理办公用品采购申请及审批表.docVIP

行政管理办公用品采购申请及审批表使用指南

一、适用工作场景

本模板适用于企业、事业单位及各类组织内部办公用品采购的规范化管理，具体场景包括但不限于：

日常办公耗材（如纸张、笔、文件夹等）存量不足需补充；

新员工入职需批量采购基础办公用品（如笔记本、U盘、办公文具套装等）；

部门因业务拓展或临时项目需要新增特殊办公用品（如专业设备、定制印刷品等）；

现有办公用品损坏需更换同型号或升级替代产品；

办公区域调整或新增工位导致的办公用品配置需求。

二、标准化操作流程

（一）第一步：需求发起与申请表填写

需求确认：申请人（一般为部门员工或行政对接人）确认办公用品的具体需求（名称、规格、数量），避免盲目采购。

填写申请表：依据本指南“模板表格”部分，逐项完整填写信息，包括：

申请人基本信息（姓名、部门、联系方式）；

采购明细（物品名称、规格型号、单位、数量、预估单价、总价，需注明是否为急需或常规用品）；

申请理由（简述采购用途，如“部门月度耗材补充”“新员工入职配置”等）；

预算来源（如“部门年度行政预算”“专项项目预算”等）。

附件准备：如采购特殊物品（如定制设备、高价耗材），需附上产品参数说明或比价依据（截图、报价单等，内部留存备查）。

（二）第二步：部门负责人初审

审核内容：部门负责人重点审核以下事项：

采购需求的真实性（是否为部门工作必需）；

数量的合理性（是否超出实际使用需求，避免浪费）；

预算是否符合部门年度计划。

审批意见：审核通过后，在“部门负责人审批”栏签字并注明日期；如不通过，需注明原因并退回申请人修改。

（三）第三步：行政部复核与统筹

合规性检查：行政部复核申请表填写完整性、预算合规性，以及是否符合公司《办公用品管理办法》相关规定（如是否有更经济的替代品、是否在指定供应商范围内采购等）。

库存核对：查询办公用品库存台账，确认所需物品是否有库存或可调剂，避免重复采购。

汇总与审批：

常规采购（单次金额≤500元）：行政部负责人直接审批；

额度以上采购（单次金额＞500元或批量采购）：行政部加具“同意采购”意见后，提交分管领导审批。

（四）第四步：财务部（或分管领导）终审

预算审核：财务部核查采购预算是否充足，是否符合资金审批流程（如大额采购是否需经总经理办公会审批）。

终审意见：审核通过后，在“财务审批/分管领导审批”栏签字；如预算不足或不符合规定，退回行政部与申请人沟通调整。

（五）第五步：采购执行与入库登记

采购实施：行政部根据审批通过的申请表，通过指定供应商（或招标采购）进行采购，保证质优价廉。

物品验收：物品到货后，申请人或行政部与采购部门共同核对：

物品名称、规格、数量是否与申请一致；

质量是否合格（如无破损、功能正常等）。

入库登记：验收合格后，行政部更新《办公用品库存台账》，登记入库日期、数量、领用部门等信息，申请人签字确认领用。

三、模板表格及填写说明

行政管理办公用品采购申请及审批表

申请部门

申请人

联系方式

申请日期

预计到货日期

预算来源

序号

物品名称

规格型号

单位

数量

预估单价（元）

预估总价（元）

备注（如是否急需、特殊要求）

1

2

…

…

…

…

…

…

…

…

合计金额（大写）：_________________________（小写）：￥_________

申请理由

（简述采购用途、必要性，如：“市场部2024年Q1客户会议资料打印用A4纸、文件夹等”）

审批意见

部门负责人审批

签字：_________日期：_______

行政部审批意见

签字：_________日期：_______

财务审批/分管领导审批

签字：_________日期：_______

验收与领用

验收情况

□合格□不合格（请注明原因：_________________________）

领用人签字

_______________日期：_______

行政部登记人

_______________日期：_______

填写说明

“规格型号”栏需填写具体参数（如A4纸“70g/白色”，签字笔“0.5mm黑色中性笔”），避免模糊描述（如“一批纸”“几支笔”）；

“预估单价”参考历史采购价或市场均价，偏差超过20%时需附说明；

“备注”栏注明“紧急采购”（需加急处理）或“可替代品”（如“普通文件夹可替代文件袋”）；

审批栏需手写签字，不得打印或代签；

一式两份：行政部留存一份，申请人部门留存一份作为领用凭证。

四、使用注意事项

（一）信息真实性与完整性

申请人须对填写信息的真实性负责，虚报、瞒报需求将按公司相关规定处理；

采购明细不得漏填、错填（如数量、规格），避免导致采购错误或验收争议。

（二）审批流程规范性

严禁“先采购后审批”，特殊紧急情况（如临时办公急需）需提前电话向行政部负责人报备，事后24小