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会议策划与执行工作模板

一、适用工作情境

二、全流程操作指南

（一）前期筹备阶段：精准规划，夯实基础

明确会议核心目标与类型

操作要点：与发起人（如部门负责人*）确认会议目的（如决策、汇报、brainstorming），明确会议类型（线下/线上/混合），定义“成功会议”的标准（如达成3项共识、输出2份方案）。

输出物：《会议目标确认书》（模板见“实用工具表单”）。

组建筹备团队并分工

操作要点：根据会议规模确定团队角色，至少包含：总协调人（统筹全局）、策划专员（议程设计）、执行专员（场地物料）、宣传专员（通知推广）、记录专员（纪要输出）。明确各角色职责与时间节点，避免责任模糊。

输出物：《筹备团队分工表》（模板见“实用工具表单”）。

制定会议预算

操作要点：列出所有可能支出（场地费、物料费、餐饮费、交通费、嘉宾邀请费等），按“必要支出-可优化支出”分级，预留10%-15%备用金应对突发需求。

输出物：《会议预算明细表》（可在《筹备任务分工表》中扩展列）。

确定时间、地点与参会人员

操作要点：

时间：避开公司业务高峰期、法定节假日，提前1个月同步至参会人日历；

地点：线下需考察交通便利性、场地容量（实际参会人数+20%冗余）、设备支持（投影、麦克风、网络）；线上需测试会议平台稳定性（如腾讯会议、Zoom）；

参会人员：区分“必须参会”（决策层、核心执行人）、“可选参会”（支持部门），提前发送《会议邀请函》（含目标、议程、会前准备要求）。

设计会议议程与流程

操作要点：按“开场-核心议题-讨论-总结”逻辑排序，每个环节明确时长、负责人、输出物。例如：9:00-9:10开场（总协调人，目标说明），9:10-10:00议题一汇报（策划专员，PPT演示+10分钟QA）。

输出物：《会议议程表》（模板见“实用工具表单”）。

准备会议物料与资料

操作要点：

物料：签到表、名牌、会议手册、文具（笔、笔记本）、饮用水、横幅/背景板（含会议主题）；

资料：提前1天将议程、相关材料（如项目方案）发给参会人，要求预习；线上会议需准备共享文档、投票工具二维码。

（二）中期执行阶段：精细把控，保证流畅

会前最后确认（会议前1天）

操作要点：总协调人*逐一确认：场地设备调试（投影仪测试、麦克风充电）、物料到位（签到表打印10份备用）、嘉宾行程（交通接送安排）、参会人员反馈（是否请假、需否调整议程）。

现场布置与设备调试（会议前2小时）

操作要点：执行专员*负责：

场地布置：签到台设置（放置签到表、名牌、会议手册）、桌椅排列（根据会议形式调整，如圆桌讨论式、课桌式）；

设备调试：网络测试（线上会议需测/速度）、音响设备（避免杂音）、投影画面（清晰度、字体大小）。

参会人员签到与引导（会议前30分钟）

操作要点：

线下：签到专员*引导参会人签到（扫码/纸质），发放名牌、会议手册，指引座位、洗手间位置；

线上：提前10分钟开启会议室，播放暖场音乐（可选），在群内发送会议、密码，提醒设备测试。

会议流程执行（会议期间）

操作要点：

开场：总协调人*准时开场，重申会议目标、议程及时长规则（如“每人发言不超过3分钟”）；

核心环节：策划专员按议程推进，记录专员实时记录关键决策、待办事项（标注负责人、截止时间）；

互动管理：控制冷场（主动点名发言）、避免跑题（及时“拉回”议题），线上会议可通过投票、弹幕互动提升参与感。

突发情况处理（会议期间）

操作要点：

设备故障：立即启用备用设备（如备用麦克风、4G热点），由执行专员处理，总协调人适当延长环节时长；

人员迟到/缺席：记录专员*在纪要中标注，会后单独沟通迟到人员知晓原因；

争议议题：若讨论陷入僵局，总协调人*可暂时搁置，约定后续专项讨论时间。

（三）后期收尾阶段：闭环管理，沉淀价值

会议资料整理与归档（会议后24小时内）

操作要点：记录专员*整理：

纪要：按“目标回顾-关键结论-待办事项”结构撰写，明确“做什么+谁负责+何时完成”，经总协调人*审核后2小时内发给参会人；

附件：补充会议中的PPT、照片、录音（需征得同意），统一存至公司共享文件夹（命名规则：“会议日期-主题-版本”）。

费用结算与报销（会议后3个工作日内）

操作要点：执行专员*收集所有发票（含明细），按财务要求填写报销单，附《会议预算明细表》与实际支出对比说明，提交财务部门审核。

参会反馈收集与分析（会议后5个工作日内）

操作要点：宣传专员通过问卷星/金数据发送《会议反馈表》（模板见“实用工具表单”），收集对议程设计、场地服务、效果评价的建议，汇总形成《会议反馈分析报告》，提交发起人作为改进依据。

总结复盘与经验沉淀（会议后1周内）

操作要点：筹备团队召开复盘会，讨论“本次会议做得好的3点”“需改进的3点”，更新《会议策划执行SOP》，将优秀经验（