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人事档案管理流程及模板下载

人事档案管理是组织人力资源管理工作的基石，它系统记录了员工从入职到离职的全周期信息，是企业识人用人、权益保障、历史追溯的重要依据。规范、高效的人事档案管理流程，不仅能提升HR工作效率，更能为企业决策提供支持，防范潜在风险。本文将详细阐述人事档案管理的标准流程，并提供关键模板的获取指引。

一、人事档案的建立与接收

人事档案的建立始于员工入职。在员工办理入职手续阶段，HR部门应指导员工完整填写《员工入职登记表》，并收集必要的个人材料。这些基础材料通常包括但不限于身份证明、学历学位证明、职业资格证书、与前单位解除或终止劳动关系的证明、以及近期免冠照片等。对于应届毕业生，还需包含报到证或派遣证。

材料收集完毕后，HR专员需对材料的真实性、完整性和规范性进行初步审核。例如，核对证书原件与复印件是否一致，登记表填写是否清晰无遗漏。审核无误后，为每位员工建立独立的档案卷宗，可采用纸质档案袋或电子档案系统，并赋予唯一的档案编号，便于后续追踪管理。对于通过内部调动、复职等方式进入的员工，其原有档案材料应一并接收并入新档案。

二、档案材料的日常收集与归档

员工在职期间，档案材料处于动态更新状态。HR部门需建立常态化的材料收集机制。这包括：员工的劳动合同及续订、变更协议；历次岗位变动、薪资调整、职称评定、奖惩记录等文件；年度绩效考核表、培训结业证明、以及其他需要归档的个人重要信息变更材料（如婚姻状况、家庭成员变动等）。

归档工作应遵循“及时、准确、规范”的原则。收到新材料后，需检查材料是否符合归档要求，如是否有相关部门负责人签字、盖章，内容是否完整。确认无误后，应按照档案材料分类目录进行整理，有序放入档案卷宗，并在档案管理台账或系统中进行登记，注明材料名称、份数、页数、归档日期及经办人。对于电子档案，需确保扫描件清晰、命名规范，并进行备份。

三、档案的保管与维护

档案保管是确保档案安全、完整的核心环节。对于纸质档案，应设立专门的档案库房或配备带锁的档案柜，保持干燥、通风、避光、防虫、防火、防盗。档案存放应按照档案编号或员工姓氏拼音顺序进行排列，便于查找。定期对档案进行清点核对，一般每年至少一次，确保账物相符，发现问题及时处理。

电子档案的保管则需依赖稳定的档案管理系统或服务器，设置严格的访问权限和操作日志，防止非授权访问和数据篡改。同时，要建立完善的数据备份策略，定期进行备份，并对备份数据进行有效性验证，以防数据丢失。无论是纸质还是电子档案，均应建立保密制度，严禁无关人员翻阅、复制、摘抄。

四、档案的查阅与借阅管理

档案的查阅和借阅必须严格遵守保密制度和审批流程。因工作需要查阅档案时，查阅人需填写《档案查阅申请表》，注明查阅事由、查阅范围和查阅人信息，经相关负责人（如HR部门负责人、分管领导）批准后方可进行。查阅纸质档案一般应在指定的阅档室进行，原则上不得带出。确需借出的，需办理借阅手续，明确借阅期限、借阅人责任，并由借阅人签字确认。档案借阅期限通常不宜过长，到期未归还的应及时催还。

查阅或借阅档案时，严禁涂改、勾画、抽取、撤换、增删档案材料。查阅者应爱护档案，确保档案原貌不受损坏。查阅结束后，档案管理员需对归还的档案进行检查，确认无误后方可入库存放，并在台账中注销借阅记录。电子档案的查阅权限应根据岗位需求进行精细化设置，查阅操作全程留痕。

五、档案的转递

当员工发生调动、辞职、解除劳动合同、开除、退休等情况，需要转出人事档案时，HR部门应及时办理档案转递手续。转递前，需对档案材料进行认真核对、整理，确保材料齐全、准确，并填写《档案转递通知单》，详细列明档案内材料清单。

档案转递应通过机要交通或派专人送取，严禁个人自带或通过普通邮寄方式转递，以确保档案的安全性和严肃性。接收单位在收到档案后，应在《档案转递通知单》回执上签字盖章，并及时反馈给原单位，原单位据此作为档案转出的凭证。对于员工因个人原因需转出档案至人才服务中心等机构的，需提供相应的证明材料。

六、档案的鉴定与销毁

对于已故人员或离职多年且超过规定保存期限（通常为离职后若干年，具体参照国家及地方规定）的档案，可进行鉴定和销毁处理。档案销毁前，需由HR部门会同相关部门组成鉴定小组，对拟销毁档案进行逐一审查，确认无保存价值后，填写《档案销毁清册》，详细记录档案编号、员工姓名、销毁原因、销毁日期等信息，报单位负责人批准。

档案销毁应在指定地点、由两人以上负责监销，并在《档案销毁清册》上签字确认。销毁过程需有详细记录，确保可追溯。严禁随意丢弃或作为废纸处理。对于仍有一定参考价值但无需永久保存的档案，可考虑进行缩微或数字化扫描后再行销毁纸质原件。

七、人事档案管理常用模板及获取

规范的模板是保证档案材料统一性和规范性的基础。以下为一些人事档案管理中常用的核心模板：

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