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办公室文档管理分类与存档模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于各类企事业单位、机关、社会团体等组织的办公室日常文档管理工作，旨在解决文档分类混乱、查找困难、存档不规范等问题。典型应用场景包括：

日常行政文档管理：如通知、会议纪要、工作总结、请示报告等通用行政文件的分类存档；

项目全周期文档管控：从项目立项、执行到验收各阶段产生的合同、方案、进度表、验收报告等文档的系统化管理；

专项业务文档归集：如财务报销凭证、人事档案、采购合同、客户资料等专业领域文档的标准化存档；

合规性文档留存：满足审计、监管要求的政策文件、合规记录、法律文书等长期保存需求。

二、文档管理全流程操作指南

（一）文档收集与初步整理

明确收集范围：根据部门职能及业务需求，确定需纳入管理的文档类型（如行政类、财务类、项目类等），避免无关文档混入。

定期收集：

日常文档：各部门每周五下班前将本周形成的重要文档提交至办公室文档管理员*；

项目文档：项目关键节点（如立项、中期验收、结项）后3个工作日内，由项目负责人*汇总并提交全套项目文档；

专项文档：如年度审计资料、政策文件等，由需求部门在收到文件后1个工作日内提交。

初步筛选：文档管理员*对收集的文档进行审核，剔除重复、无效（如草稿、临时通知已过期）文档，保证存档文档的准确性和必要性。

（二）文档分类与编号

建立分类体系：采用“一级分类+二级分类”的层级结构，保证分类逻辑清晰、无交叉重叠。参考分类标准

一级分类：按部门或职能划分（如行政部、财务部、项目部、人力资源部等）；

二级分类：按文档类型或用途划分（如行政部下设“制度文件”“会议纪要”“工作总结”“请示报告”；财务部下设“凭证”“报表”“合同”“审计资料”等）。

注：分类标准可根据组织实际情况调整，一旦确定需长期稳定使用。

编制唯一编号：为每份文档赋予唯一编号，便于检索和追溯。编号规则为：一级分类代码-二级分类代码-年份-流水号，示例：

行政部2024年会议纪第3份文档：XZ-HY-2024-003

财务部2024年凭证第15份文档：CW-PZ-2024-015

说明：一级分类代码（如XZ=行政、CW=财务、XM=项目）需提前统一制定；流水号按年度从001开始连续编制，不得跳号或重复。

（三）文档信息登记与存档

填写文档登记台账：使用本文档“核心模板表格”中的《文档登记台账表》，录入文档编号、标题、分类、形成日期、责任人、存放位置、密级、备注等信息，保证每份文档“可查、可溯”。

物理文档存档：

使用统一规格的档案盒（如长310mm×宽230mm×厚30mm），档案盒正面标注“一级分类-二级分类-年份”（如“行政部-会议纪要-2024”），侧面标注文档编号范围；

按编号顺序将文档整齐放入档案盒，每盒不超过50份（避免过厚导致取用困难），盒内附《档案盒内文件清单》（模板见文末附表1）。

电子文档存档：

建立电子文档存储目录结构（如“D:\2024年”），与物理分类保持一致；

电子文档命名格式为“编号-标题-版本号-日期”（如“XZ-HY-2024-003-部门周例会纪要-V1.0），支持快速检索；

定期（每月）将电子文档刻录至光盘或备份至服务器，避免数据丢失。

（四）文档借阅与归还

借阅申请：借阅人需填写《文档借阅登记表》（模板见文末附表2），注明文档编号、标题、借阅事由、借阅期限、归还日期，经部门负责人审批后提交文档管理员。

借阅审批：

普通文档（非涉密）：由部门负责人*审批；

涉密或重要文档（如合同、审计资料）：需经分管领导*审批；

借阅期限一般不超过5个工作日，如需延长需提前1天申请。

借阅与归还：

文档管理员*核对借阅申请无误后，提供文档复印件（电子档）或原件（物理档），借阅人签字确认；

归还时，文档管理员*检查文档完整性（无涂改、无缺页），确认无误后注销借阅记录；

逾期未还的，由文档管理员*催促，逾期超过3天的，暂停其借阅权限1个月。

（五）文档清理与销毁

定期清理：每年12月，由文档管理员牵头，会同各部门负责人对当年存档文档进行清理，区分“继续保存”“降密保存”“待销毁”三类。

销毁审批：对于失去保存价值的文档（如临时通知、草稿、重复文件），填写《文档销毁审批表》，经部门负责人及分管领导审批后，方可销毁。

销毁执行：

物理文档：采用碎纸机销毁，并由至少2人（文档管理员、监销人）共同在场监督，销毁后在审批表上签字确认；

电子文档：彻底删除并清空回收站，必要时进行低级格式化，保证无法恢复。

三、核心模板表格设计

附表1：文档登记台账表

文档编号

文档标题

一级分类

二级分类

形成日期

责任人

存放位置（档案盒/电子路径）

密级（普通/秘密/机密）

备注（如关联项目号）

XZ-HY-2024-003

部门周例会纪要（3月第1周）