采购管理标准化工作指南.docVIP

采购管理标准化工作指南

一、适用范围与典型应用场景

本指南适用于各类企业及组织的日常采购管理活动，涵盖生产物资、办公设备、服务外包等不同品类采购。典型应用场景包括：

常规采购：月度/季度固定物资补充（如原材料、办公用品）；

项目采购：专项项目所需物料或服务采购（如工程设备、研发外包）；

紧急采购：突发需求或应急物资采购（如设备故障替换件、临时活动物资）；

战略采购：长期合作供应商的筛选与框架协议签订。

二、标准化操作流程详解

（一）采购需求提报与审批

需求发起

业务部门根据实际需求填写《采购需求申请表》，明确物资/服务名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间及预算来源，部门负责人*审核签字。

技术部门（如涉及专业设备或服务）需对技术参数进行确认，保证需求描述准确。

需求审批

需求按金额分级审批：

5千元以下：部门负责人*审批；

5千-5万元：采购经理审核，财务部复核，分管副总*审批；

5万元以上：采购经理、财务部、法务部（如需）联合审核，总经理审批。

审批通过后，需求流转至采购部；驳回则反馈业务部门修改后重新提报。

（二）供应商寻源与评估

供应商寻源

采购部通过公开招标、邀请招标、询价比价（至少3家供应商）、供应商库筛选等方式获取潜在供应商信息。

紧急采购可简化流程，但需保留至少2家供应商比价记录，并经采购经理*特批。

供应商评估与选定

成立评估小组（含采购部、使用部门、技术部门、财务部），从资质文件（营业执照、相关行业许可证）、产品质量（样品检测报告/历史业绩）、价格竞争力、交付能力、售后服务、企业信誉（信用记录、无重大违法声明）等维度进行评分（总分100分，资质占20%、质量30%、价格25%、交付15%、服务10%）。

选定综合得分≥80分且报价合理的供应商作为候选对象，得分相同优先选择历史合作良好供应商。

评估结果经采购经理、分管副总审批后，纳入合格供应商名录。

（三）采购订单与下达

订单编制

采购部根据审批后的需求及选定供应商信息，编制《采购订单》，明确订单编号、物资名称/服务内容、规格型号、数量、单价、总价、交付时间、交付地点、付款方式、质量标准、违约责任等条款，保证与需求及供应商承诺一致。

订单审批与下达

采购订单按金额分级审批（同需求审批标准），审批通过后加盖采购专用章，正式下达给供应商，同时抄送财务部、使用部门备案。

供应商需在2个工作日内书面确认订单，如有异议需在24小时内反馈，协商一致后修订订单。

（四）合同签订与履行（单笔采购金额≥2万元或涉及长期服务时适用）

合同拟定

采购部根据订单条款及《合同管理办法》拟定采购合同，重点明确标的物详情、质量验收标准、交付与验收、付款节点、违约责任、争议解决方式等，法务部*对合同合规性进行审核。

合同审批与签订

合同审批流程：采购部发起→法务部审核→财务部审核（付款条款）→分管副总→总经理（金额≥10万元）。

审批通过后，双方法定代表人或授权代表签字并加盖公章，合同原件分采购部、财务部、使用部门存档。

合同履行跟踪

采购部定期跟踪供应商生产/备货进度，保证按期交付；如遇可能延期风险，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部协调解决方案并同步使用部门。

（五）交付验收与入库

到货核对

供应商按订单约定时间交付物资，采购部核对送货单信息（名称、规格、数量）与订单是否一致，确认无误后通知使用部门验收。

质量与数量验收

使用部门联合技术部门（如需）按合同约定的质量标准进行验收，填写《采购验收单》，注明验收结果（合格/不合格）、验收数量、验收日期，参与验收人员签字确认。

数量短缺或外观质量问题当场提出，供应商需在24小时内补发或换货；隐蔽性质量问题需在3个工作日内提出，留存检测证据并要求供应商处理。

入库管理

验收合格后，仓库管理员根据《采购验收单》办理入库手续，填写《入库单》，更新库存台账；不合格物资由采购部联系供应商退换货，同步更新订单状态。

（六）付款结算与对账

付款申请

供应商根据合同约定开具合规票据（如增值税发票），采购部核对发票信息（抬头、税号、金额、项目）与订单、验收单一致后，填写《付款申请单》，附发票、订单、验收单等凭证。

付款审批与执行

付款审批流程：采购部发起→财务部审核（票据合规性、余额充足）→分管副总→总经理*（金额≥5万元）。

审批通过后，财务部按合同约定方式（电汇/承兑等）付款，付款后3个工作日内将付款凭证复印件反馈采购部。

对账管理

采购部每月与供应商核对往来账目，保证双方应付/应收余额一致，对账记录经双方签字确认后存档。

三、关键环节配套模板

模板1：采购需求申请表

申请部门

申请日期

订单编号（暂定）

物资/服务名称

规格型号

单位

预估单价（元）

预估总价（元）

预算来源

用途说明（可附页）

期望交付时间

期望交付地点

技术参数要求（