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采购需求申请与审批流程表（集中采购管理版）

一、适用场景与价值定位

本流程表适用于企业集团、大型组织或具有集中采购管理需求的单位，旨在规范跨部门、多场景的采购需求提报与审批，实现资源统一调配、成本集约管控与流程合规透明。具体场景包括：

年度集中采购：如办公设备、生产原材料、通用耗材等大宗物资的周期性集中采购；

跨部门协同采购：多个部门因同类需求（如IT软件、咨询服务）发起的合并采购申请；

专项项目采购：如新建项目、大型活动所需的非标准化物资或服务集中采购；

战略供应商管理：涉及框架协议内供应商的订单式采购或续签审批。

通过标准化流程，可避免分散采购导致的资源浪费、价格差异及管理漏洞，同时明确各环节职责，提升采购效率与合规性。

二、全流程操作步骤详解

步骤1：需求部门发起申请

责任主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

操作内容：

填写《集中采购需求申请表》（见模板表格），明确采购物品/服务名称、规格型号、数量、预估单价、预算总额、用途说明、期望交付时间及技术参数（如有）；

附件准备：需提供技术规格书（非标品）、历史采购记录（同类产品）、市场调研报告（单价超X万元时）等支撑材料；

提交至采购管理部，同时通过OA系统或采购管理平台发起线上审批流程。

关键说明：需求描述需具体、可量化，避免“一批办公用品”等模糊表述；预算金额需符合公司年度采购预算，超预算需同步说明原因并附预算调整申请。

步骤2：采购管理部初审

责任主体：采购管理部专员*主管

操作内容：

审核需求完整性：检查申请表必填项是否完整、附件是否齐全（如技术参数、预算明细）；

合规性核查：对照《采购品类目录》判断是否属于集中采购范围，若为分散采购（如单次采购金额低于X元），则退回需求部门按分散流程办理；

预算匹配性：核对申请预算与年度采购预算是否一致，超预算需求需反馈需求部门补充预算调整材料；

初审结果：通过OA系统反馈“通过初审”“补充材料”或“不通过（说明原因）”，初审时限不超过2个工作日。

步骤3：需求评估与确认

责任主体：采购管理部、需求部门、技术/质量部门（如需）

操作内容：

技术参数审核：若涉及专业设备或服务，由技术部门（如技术部、品质部）对规格型号、功能指标进行技术可行性评估，出具《技术审核意见》；

需求合并与拆分：对多个部门同类需求进行合并，避免重复采购；对单一需求拆分为不同标段（如按交付时间或供应商类型）；

需求确认：采购管理部汇总审核意见，与需求部门确认最终采购需求，形成《集中采购需求确认单》。

关键说明：技术部门需在3个工作日内完成审核，紧急需求（如生产应急物资）可简化流程，事后补签确认。

步骤4：采购方案制定

责任主体：采购管理部专员*经理

操作内容：

确定采购方式：根据采购金额、品类特点选择公开招标、邀请招标、竞争性谈判、单一来源采购等方式（参照《采购管理办法》）；

编制采购文件：包括采购需求、商务要求（如付款方式、交货期）、供应商资格条件、评标标准等；

方案审批：将采购方案及采购文件提交采购管理部经理*总监审批，涉及重大采购（如金额超X万元）需同步报分管领导预审。

关键说明：采购文件需经法务部门审核（金额超X万元时），保证条款合规、风险可控。

步骤5：多级审批与决策

责任主体：部门负责人、采购管理部、分管领导、总经理/决策委员会

审批层级（根据采购金额动态调整）：

常规采购（金额≤X万元）：需求部门负责人→采购管理部经理→分管领导；

重要采购（X万元＜金额≤Y万元）：需求部门负责人→采购管理部经理→分管领导→总经理；

重大采购（金额＞Y万元）：需求部门负责人→采购管理部经理→分管领导→总经理→决策委员会。

操作内容：

各审批人通过OA系统查看申请材料，重点审核需求必要性、预算合理性、采购方式合规性，审批意见为“同意”“否决（说明原因）”或“补充说明”；

关键说明：审批时限一般不超过3个工作日，紧急需求可启动“绿色通道”，审批人需在24小时内反馈意见。

步骤6：采购执行与合同签订

责任主体：采购管理部、法务部门

操作内容：

组织采购活动：按审批确定的采购方式实施（如发布招标公告、邀请供应商、谈判等）；

供应商确定：根据评标结果或谈判结果确定中标/成交供应商，公示结果（如需）；

合同签订：由采购管理部拟定采购合同，法务部门审核后，与供应商签订正式合同，明确双方权利义务。

关键说明：合同文本需使用公司标准模板，非标合同需经法务部门专项审核。

步骤7：交付验收与结果反馈

责任主体：需求部门、采购管理部、财务部门

操作内容：

交付验收：需求部门按合同约定对物品/服务进行验收，出具《验收确认单》（需注明数量、质量、交付时间等）；

结果反馈：采购管理部将验收结果录入采购管理系统，更新供应商履约记录；

付款申请：需求部门凭合同、验收单、发票（如需）提交付款申请