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采购合同审核流程标准化手册

前言

为规范公司采购合同审核管理，防范合同法律风险与财务风险，保证采购流程合规、高效，特制定本手册。本手册旨在明确合同审核各环节职责、操作规范及要求，为采购部门、财务部门、法务部门及相关管理人员提供标准化指导，保障采购活动有序开展，维护公司合法权益。

一、手册适用范围与核心目标

（一）适用范围

本手册适用于公司所有采购类合同的审核管理，包括但不限于：物资采购合同（原材料、设备、办公用品等）、服务采购合同（技术服务、咨询服务、工程服务等）、外包合同等。无论合同金额大小，均需按本流程执行。

（二）核心目标

合规性：保证合同内容符合《中华人民共和国民法典》《中华人民共和国招标投标法》等法律法规及公司内部制度要求。

风险防控：识别并规避合同条款中的法律风险、财务风险、运营风险（如付款条件不明确、违约责任缺失等）。

效率提升：明确审核节点与时限，避免流程冗余，保证合同在规定周期内完成审核与签署。

权责清晰：界定各部门在审核流程中的职责，保证责任到人，有据可查。

二、采购合同审核全流程操作细则

采购合同审核流程分为合同发起→部门初审→财务复审→法务审核→管理层终审→合同签署与归档六个阶段，各阶段责任部门、操作内容、输出及时限

（一）合同发起：采购部门主导，材料准备是关键

责任部门：采购部

操作内容：

需求确认：采购专员根据业务部门提交的《采购申请单》（需经部门负责人*经理审批），与需求部门确认采购内容、规格、数量、交货期、质量标准等核心要素，保证与采购需求一致。

供应商对接：从合格供应商库中选择合作方，获取供应商报价、营业执照复印件、相关资质证明（如行业许可证、ISO认证等），保证供应商具备履约能力。

合同草案拟定：根据采购需求及供应商信息，使用公司《标准采购合同模板》拟定合同草案，明确以下核心条款：

合同双方基本信息（供应商名称、统一社会信用代码、地址、联系人等）；

采购标的（名称、规格型号、数量、单价、总价，含税价需注明税率）；

质量标准（需明确验收标准、方法及异议处理方式）；

交付与验收（交货时间、地点、运输方式、验收流程及期限）；

付款方式（含预付款、进度款、尾款比例及支付节点，需明确银行账户信息）；

违约责任（明确双方违约情形及赔偿标准，如逾期交货、质量不合格等）；

争议解决方式（建议约定由公司所在地人民法院诉讼解决）；

合同生效条件（如“双方签字盖章后生效”）。

提交审批：将合同草案、《采购申请单》、供应商报价单、资质证明等材料整理成册，填写《合同审批单》（见附件1），提交至采购部负责人*经理进行初审。

输出物：《合同审批单》、合同草案、采购申请单、供应商报价单、资质证明材料。

时限要求：材料需在采购需求确认后2个工作日内准备完毕并提交初审。

（二）部门初审：采购负责人把关，需求与预算双核验

责任部门：采购部

操作内容：

完整性审核：检查《合同审批单》及附件材料是否齐全，包括合同草案、采购申请单、供应商报价、资质证明等，缺失材料需采购专员补充完整。

需求一致性审核：核对合同中的采购内容、规格、数量、交货期等是否与《采购申请单》及业务部门需求一致，避免“采非所需”。

预算符合性审核：确认合同总金额是否在采购申请审批的预算额度内，超预算合同需附《预算调整申请表》（经财务部主管及分管副总总审批）。

供应商资质复核：核查供应商营业执照、行业资质等是否在有效期内，是否属于公司合格供应商库中的单位，避免与无资质供应商合作。

审核意见输出：初审通过后，在《合同审批单》“初审意见”栏签字确认，并提交至财务部；若审核不通过，需注明原因（如“与采购需求不符”“预算超支”），退回采购部修改。

输出物：初审通过的《合同审批单》及附件材料（修改版）。

时限要求：收到材料后1个工作日内完成审核。

（三）财务复审：财务专业视角，资金与条款双重把控

责任部门：财务部

操作内容：

价格合理性审核：对比供应商报价与历史采购价格、市场价格，评估价格是否公允；对大额采购（如单笔金额超50万元），需提供成本分析报告或第三方询价记录作为支撑。

付款条件审核：核查付款方式、节点、比例是否符合公司财务制度（如预付款比例一般不超过30%，尾款需在验收合格后支付），避免资金占用或支付风险。

税务条款审核：确认合同中是否明确“含税价”“税率”，发票类型（如增值税专用发票）及开具要求（如发票需在交付验收后7个工作日内提供），保证进项抵扣合规。

财务风险提示：对合同中可能存在的财务风险（如“验收后无条件支付全款”“无违约责任条款”）提出修改建议，要求采购部与供应商协商补充。

审核意见输出：复审通过后，在《合同审批单》“财务复审意见”栏签字确认，提交至法务部；若审核不通过，注明具体问题（如“付款条件不符合财务规定”“价格未提供成本分析”），退回采购部整改。