行业采购申请及订单管理表.docVIP

行业通用采购申请及订单管理表工具指南

一、适用场景与核心价值

本工具适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购业务管理，覆盖从需求提报到订单交付的全流程管控。具体场景包括：

常规采购：生产原材料、办公用品、设备耗材等标准化物料的采购申请与订单跟踪；

专项采购：项目制采购（如新店装修、系统升级）、临时性需求（如应急维修物料）的流程化管理；

跨部门协同：需求部门、采购部门、财务部门、仓储部门的信息同步与责任明确；

预算与成本控制：通过申请审批与订单金额校验，保证采购行为符合预算规划，避免超支风险。

核心价值在于：规范采购流程、提高审批效率、全程留痕可追溯、降低采购成本，同时通过标准化表格统一数据口径，便于后续统计分析与供应商管理。

二、全流程操作指南

（一）采购申请阶段：需求发起与审批

需求提报

由需求部门（如生产部、行政部、项目部）根据实际需求填写《采购申请单》（模板见第三章），明确物料名称、规格型号、数量、预估单价、用途、期望交付时间等信息。

若涉及预算，需同步填写对应预算科目及编码，保证与财务预算系统关联。

申请人（**）填写完毕后，提交至部门负责人审批。

部门审核

部门负责人（**）审核需求的合理性（如是否为必要采购、数量是否匹配实际用量）及预算充足性，确认后在申请单上签字。

若需求为跨部门共享（如公共设备），需增加协同部门会签环节，保证各方对需求无异议。

采购复核

采购部门（专员**）接收审批通过的申请单，重点复核：

规格型号是否明确（避免模糊描述如“类似产品”）；

预估单价是否与历史采购价或市场价匹配（异常价需说明原因）；

交付时间是否可满足（需结合供应商产能与物流周期）。

复核通过后，进入采购执行阶段；若不通过，反馈至需求部门补充或调整。

（二）订单管理阶段：采购执行与交付跟踪

供应商选择

采购专员根据物料类型选择供应商：

标准化物料：优先从合格供应商名录中选择，比价后确定最优供应商；

定制化物料：需组织技术部门（赵六）参与供应商评估（资质、产能、样品质量等），确定合作方。

紧急采购（如生产故障急需备件）可临时选择供应商，但需事后补办供应商准入审批。

订单创建与确认

采购专员根据审批通过的《采购申请单》，向供应商下达《采购订单》（模板见第三章），内容需与申请单一致（物料信息、数量、价格、交付时间、付款方式、质量标准等）。

供应商确认订单后，需在订单回执上盖章（或电子签章）反馈，采购部门留存回执作为结算依据。

交付与验收

供应商按约定时间交付物料，需求部门与仓储部门共同验收：

数量核对：清点实物数量是否与订单一致，短缺需当场记录并由供应商签字确认；

质量检验：技术部门（赵六）按质量标准进行检测（如抽检、全检），合格则签署《入库单》；不合格则启动退货/换货流程，同步更新订单状态为“异常处理”。

仓储部门将《入库单》同步至财务部门与采购部门，作为入库与付款凭证。

对账与付款

财务部门每月汇总供应商《入库单》与《采购订单》，《对账单》与供应商核对。

双方确认对账金额无误后，财务部门按合同约定付款周期安排付款，采购部门跟踪供应商收款回执。

三、标准化模板设计

（一）采购申请单模板

字段名称

填写说明

示例

申请编号

系统自动（格式：CG-年月-部门代码-序号，如CG-202405-SC-001）

CG-202405-SC-001

申请部门

需求部门全称

生产部

申请人

需求提报人姓名（*号代替）

*

联系方式

申请人电话（仅内部使用，不对外公开）

138

申请日期

提交申请的年月日

2024-05-20

物料信息

按行填写物料名称、规格型号、单位、需求数量、预估单价、用途（可附清单作为附件）

物料名称：A零件；规格：Φ10mm；单位：个；数量：100；预估单价：50元；用途：产线生产

预算科目

对应财务预算编码（如“原材料-钢材-2024年”）

原材料-钢材-2024

期望交付时间

需求部门要求的到货日期（精确到日）

2024-06-01

紧急程度

普通/紧急/特急（紧急需注明原因，如“生产故障停机急需”）

普通

部门负责人审批

部门负责人签字，注明日期

*；2024-05-20

采购部门复核意见

采购专员签字，注明日期（可填写“复核通过”或“需补充说明”）

*；复核通过；2024-05-21

备注

其他需说明事项（如特殊包装要求、交付地点等）

需防潮包装，送达1号仓库

（二）采购订单管理表模板

字段名称

填写说明

示例

订单编号

系统自动（格式：PO-年月-供应商代码-序号，如PO-202405-SUP-001）

PO-202405-SUP-001

供应商名称

供应商全称（需与合格供应商名录一致）

科技有限公司

供应商联系人

供应商对接人姓名

*陈七

联系方式

供应商电话（仅用于业务沟通）

1395678

关联申