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采购需求申请与审批流程（物资采购成本控制版）

一、采购流程适用场景

本流程适用于企业各部门因生产经营需要采购各类物资（含原材料、办公用品、设备配件、低值易耗品等）时的需求提报、审批及成本控制管理，特别适用于需通过标准化流程规范采购行为、降低采购成本、避免资源浪费的场景，包括但不限于：日常办公物资批量采购、生产原料定期采购、项目专项物资采购等。当采购金额达到企业规定的成本控制标准（如单笔超5000元或年度累计超10万元）时，必须严格执行本流程，保证采购活动合规、经济、高效。

二、标准化操作流程指引

（一）需求发起与成本预估

需求提报：采购需求部门根据实际业务需要（如部门新增人员、设备维修、项目启动等），填写《采购需求申请及成本控制表》（详见第三部分模板），明确物资名称、规格型号、技术参数、需求数量、用途说明、期望到货时间等信息。

成本初步预估：需求部门结合历史采购数据、市场行情（如电商平台近期价格、供应商报价记录等），对物资进行单价及总价预估，并填写“成本控制建议”（如“建议通过批量采购降低单价”“优先选择性价比高的国产品牌”等）。若涉及大额采购（单笔超2万元），需附简要的成本分析说明（如对比至少2家潜在供应商的报价差异）。

部门负责人审核：需求部门负责人对需求的合理性、必要性及预估成本的准确性进行审核，签字确认后提交至采购部。

（二）采购部初审与成本核实

需求合规性检查：采购部收到申请后，1个工作日内完成初审，重点检查：需求是否填写完整、规格参数是否明确、是否属于企业统一采购目录内的物资、是否符合成本控制的基本要求（如是否存在重复采购、可替代物资未优先选择等情况）。

成本核实与市场调研：采购部通过以下方式对预估成本进行核实：

查询企业采购历史数据库，获取同类物资近6个月的采购价格；

联系3家及以上合格供应商（含企业合格供应商名录内的供应商及新开发供应商）获取最新报价；

对于专业设备或复杂物资，可邀请技术部门参与技术参数确认及价格评估。

反馈调整意见：若核实后的预估成本与市场行情偏差较大（如超过市场均价10%），采购部需与需求部门沟通，要求调整需求或重新提交成本分析；若成本合理，则标注“初审通过”并流转至成本控制专员。

（三）成本控制专项审核

成本控制专员审核：成本控制专员（可由财务部或独立于采购部的岗位人员担任）对采购申请的成本控制措施进行专项审核，重点审核：

批量采购的可行性（如需求数量是否达到供应商的批量折扣门槛）；

替代方案的性价比（如是否有功能相近但价格更低的物资可替代）；

付款方式对成本的影响（如是否可通过预付款、延长账期等方式降低资金成本）。

出具成本控制建议：审核通过后，成本控制专员在表格中填写“成本控制审核意见”，明确是否同意采购及具体的成本控制要求（如“建议选择A供应商，单价较B供应商低8%，且账期延长30天”）；若审核不通过，需说明理由并退回需求部门调整。

（四）分级审批执行

根据采购金额及物资类别，实行分级审批制度，具体权限如下（企业可根据自身规模调整标准）：

小额采购（单笔金额5000元以下）：由采购部负责人审批，审批通过后由采购部直接执行采购。

中额采购（单笔金额5000-2万元）：由采购部负责人、成本控制专员联合审核后，报分管采购的副总经理审批。

大额采购（单笔金额2万元以上）：需经采购部负责人、成本控制专员、分管副总审核，最终报总经理审批。

审批通过后，《采购需求申请及成本控制表》由采购部留存，作为后续采购执行的依据。

（五）采购执行与反馈

供应商选择：采购部根据审批意见，从合格供应商中选择最优供应商（综合考量价格、质量、交期、服务等因素），保证采购成本控制在预算内。

订单下达：采购部与供应商签订采购合同或下达订单，明确物资规格、数量、单价、总价、交货时间、付款方式、质量标准及违约责任等条款，合同需经法务部门（或指定审核人）审核（若涉及大额采购）。

执行反馈：采购订单下达后，采购部及时跟踪订单执行进度，提前3天告知需求部门预计到货时间；物资到货后，需求部门需组织验收（数量、质量、规格等），验收合格后在《到货验收单》上签字确认，并反馈至采购部。

（六）成本复盘与分析

采购成本统计：每批次物资采购完成后，采购部在3个工作日内将实际采购成本（含运费、税费等）录入采购数据库，与预估成本、历史成本进行对比分析。

成本复盘报告：每月末，采购部联合财务部、成本控制专员对当月采购成本进行复盘，重点分析：

成本节约/超支的原因（如市场价格波动、批量采购未落实、供应商选择失误等）；

成本控制措施的有效性；

后续可优化的成本控制方向。

持续改进：根据复盘结果，修订合格供应商名录、优化采购流程、调整成本控制标准，形成“计划-执行-检查-改进”的闭环管理。

三、采购申请审批表及成本控制表模板

（一）采购需求申请及成本控制表