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企业采购管理流程标准化模板（采购申请至验收全流程）

一、适用范围与核心价值

二、全流程操作步骤详解

（一）需求发起与采购申请

责任主体：需求部门（如生产部、行政部、市场部等）

操作说明：

需求提报：需求部门根据业务需求（如生产缺料、办公消耗、新增设备等），明确采购物资的名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、用途、期望到货日期等信息，填写《采购申请单》（见模板表格1）。

部门初审：需求部门负责人（部门负责人姓名）对申请的合理性、必要性进行审核，重点确认需求是否符合部门年度预算、规格参数是否清晰，签字确认后提交至采购部。

预算匹配检查：采购部对接财务部，核对申请项目是否在预算范围内，超预算需求需需求部门补充预算说明并报财务总监（财务总监姓名）审批后，方可进入下一环节。

（二）采购审批分级管理

责任主体：需求部门负责人、采购部、分管副总、总经理（根据金额分级）

审批权限划分（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人→采购部经理（采购经理姓名）

5000元＜金额≤2万元：需求部门负责人→采购部经理→分管副总（分管副总姓名）

金额＞2万元：需求部门负责人→采购部经理→分管副总→总经理（总经理姓名）

操作说明：

《采购申请单》经需求部门初审后，按权限逐级流转审批，审批人需在1个工作日内完成审核，重点审批“需求真实性、预算合规性、规格参数完整性”。

审批通过后，采购部正式受理采购需求；审批不通过，需求部门根据意见修改后重新提报。

（三）供应商选择与订单下达

责任主体：采购部、需求部门（参与技术参数确认）

操作说明：

供应商寻源：

采购部根据采购物资类型，从《合格供应商名录》（企业内部维护）中筛选≥3家供应商进行询价；新供应商需提交资质文件（营业执照、相关行业资质、生产能力证明等），经采购部审核、分管副总审批后纳入名录。

对于标准化物资（如办公用品），可采用长期协议供应商直采；对于定制化物资（如生产设备），需求部门需参与技术参数沟通，保证供应商满足技术要求。

比价议价：采购部整理《供应商比价表》（见模板表格2），对比供应商报价、交期、质量保障能力、售后服务等，选择性价比最优供应商，报采购部经理审批。

订单制作：审批通过后，采购部制作《采购订单》（见模板表格3），明确物资名称、规格、数量、单价、总金额、交货地点、交货日期、质量标准、付款方式、违约责任等条款，经采购部经理盖章后发送供应商，并要求供应商签字回传确认。

（四）订单执行与进度跟踪

责任主体：采购部、供应商

操作说明：

交期确认：供应商确认订单后，采购部与供应商约定具体生产/备货周期，保证按时交货；如需变更交期，供应商需提前3个工作日书面通知，采购部评估对业务的影响后，与需求部门协商并调整到货日期。

进度跟踪：采购部定期（如每周）跟进订单执行进度，对于生产周期较长的物资（如大型设备），需要求供应商提供生产进度报告，保证按期交付。如遇可能延期风险，采购部需及时上报分管副总，协调解决方案（如调整供应商、分批交付等）。

（五）到货验收与问题处理

责任主体：需求部门、仓库、质检部（如需）、采购部

操作说明：

到货通知：供应商发货后，将物流单号发送至采购部，采购部提前1个工作日通知需求部门、仓库准备收货。

现场验收：

数量核对：仓库根据《采购订单》核对到货物资数量、包装是否完好，如数量不符，当场记录并拍照留证，通知采购部与供应商沟通。

质量检验：

对于无需质检的物资（如常规办公用品），由需求部门确认规格型号、功能是否满足申请要求，签字确认验收。

对于需质检的物资（如生产原料、设备），由质检部（质检负责人姓名）按照《质量检验标准》进行检验，出具《质量检验报告》。

验收结果处理：

验收合格：需求部门、仓库、质检部（如参与）在《到货验收单》（见模板表格4）上签字确认，仓库办理入库手续，更新库存台账。

验收不合格：验收部门在《到货验收单》中注明不合格原因（如质量不达标、型号错误等），采购部在2个工作日内联系供应商，协商处理方案（退货、换货、折价等），并跟踪处理结果，直至物资满足使用要求。

（六）付款结算与资料归档

责任主体：采购部、财务部、需求部门

操作说明：

单据收集：采购部收集《采购订单》《到货验收单》《供应商发票》（或合规结算凭证），确认“三单”信息一致（物资名称、数量、金额、供应商等）。

付款申请：采购部填写《付款申请单》（见模板表格5），附相关单据，按企业财务审批权限报财务部、分管副总、总经理审批。

款项支付：财务部审批通过后，按约定付款方式（如银行转账、电汇）向供应商支付款项，并同步更新应付账款台账。

资料归档：采购部将《采购申请单》《审批记录》《供应商比价表》《采购订单》《到货验收单》《付款申请单》等资料整理归档，保存期限≥3年，保证采购过程可追溯。

三、标准化模板表格

表格1：采购申