团队协作会议记录模板与行动项跟进.docVIP

团队协作会议记录模板与行动项跟进工具指南

一、适用场景：高效协作的会议记录需求

在团队协作中，无论是项目启动会、周例会、问题复盘会还是跨部门协调会，均需通过规范的记录与行动项跟进，保证会议成果落地。本模板适用于：

需明确会议目标、讨论内容及决策结果的场景；

需分配任务、跟踪进度、避免责任推诿的场景；

需留存会议信息供后续查阅或审计的场景。

通过统一记录格式与行动项管理机制，可提升团队沟通效率，保证信息传递准确、任务执行到位。

二、操作流程：从会议记录到行动项落地的规范步骤

步骤1：会前准备——明确会议框架与记录分工

确定会议目标：组织者需提前明确会议核心目标（如“确定项目Q3关键里程碑”“解决模块技术瓶颈”），并通知参会人员。

准备会议材料：提前分发议程、背景资料等，保证参会人提前知晓议题，提高讨论效率。

指定记录人：指定专人担任记录人，明确记录职责（包括客观陈述讨论要点、准确记录决策、梳理行动项），避免临时记录导致信息遗漏。

步骤2：会中记录——实时捕捉关键信息

记录基本信息：按模板填写会议名称、日期、时间、地点、参会人（含缺席人员及原因）、主持人、记录人等基础信息，保证会议可追溯。

聚焦讨论核心：围绕议程逐项记录讨论内容，重点标注不同观点、共识分歧及最终决策，避免冗余描述。例如：“针对A方案，提出成本过高，建议优化B方案；认为B方案周期长，最终决议采用A方案并压缩预算10%。”

明确行动项：对需后续执行的任务，单独记录并明确“任务描述、负责人、截止日期、交付成果”，避免使用“尽快”“跟进”等模糊表述。例如：“任务：完成用户调研报告初稿；负责人：*；截止日期：2023-10-15；交付成果：含3个核心痛点的调研报告（Word版）。”

步骤3：会后整理——核对信息并分发

记录人复核：会议结束后2个工作日内，记录人需整理会议记录，核对行动项的准确性（负责人、截止日期、任务描述是否清晰），并提交主持人确认。

正式分发记录：确认无误后，通过团队协作工具（如企业钉钉、飞书）或邮件将会议记录同步至所有参会人及相关方，并抄送项目干系人。

设置跟进提醒：在项目管理工具（如Teambition、Trello）或日历中创建行动项任务，设置截止日期提醒，保证负责人及时关注。

步骤4：定期跟进——动态跟踪行动项进展

进度更新：负责人需按约定时间更新行动项状态（如“未开始”“进行中”“已完成”“延期”），并在周例会或站会中同步进展。

异常处理：若遇无法按期完成的情况，负责人需提前1天向会议主持人说明原因，并提出调整方案（如延长截止日期、调整任务优先级）。

闭环管理：行动项完成后，负责人需提交交付成果至记录人或项目群，由记录人在跟踪表中更新状态为“已完成”，并归档相关材料。

三、模板表格：结构化记录与行动项管理

表1：团队会议记录表（基础信息与讨论内容）

会议名称

项目周例会（2023年第10周）

会议日期

2023年10月10日

会议时间

14:00-15:30

会议地点

3楼会议室A/线上腾讯会议

主持人

*赵六

记录人

*孙七

参会人员

、、、周八

缺席人员及原因

*吴九（出差，已同步会议纪要）

会议议程

讨论内容及决策结果

1.项目进度同步

：A模块开发已完成80%，测试环节发觉2个兼容性问题，需3天修复；：B模块设计稿已通过评审，预计10月12日启动开发。决策：优先修复A模块问题，*负责协调测试资源，保证10月13日完成测试。

2.用户反馈处理

收到10条用户反馈，主要集中在新功能引导不清晰。建议制作操作指引视频，周八补充需同步更新帮助文档。决策：由牵头制作3分钟操作视频（10月18日前完成），周八同步更新帮助文档（10月16日前上线）。

3.下周工作计划

各模块负责人提交下周详细计划，周五17:00前同步至项目群。决策：按原计划推进，重点关注A模块测试与B模块开发启动。

表2：行动项跟踪表（任务管理与进度监控）

任务编号

任务描述

负责人

截止日期

当前状态

交付成果

备注（关联会议/风险）

ACT-001

修复A模块兼容性问题

*

2023-10-13

进行中

测试通过的A模块版本

需协调测试资源支持

ACT-002

制作用户操作指引视频

*

2023-10-18

未开始

3分钟MP4视频及字幕文件

需设计部提供素材

ACT-003

更新帮助文档并上线

*周八

2023-10-16

未开始

线上帮助文档（V2.1）

需产品经理终审

ACT-004

提交下周详细工作计划

、、*

2023-10-13

未开始

Excel格式工作计划表

包含任务、负责人、时间节点

四、使用要点：提升协作效率的关键细节

记录原则：客观中立，避免主观评价；重点突出，优先记录决策、行动项及关键分歧；语言简洁，用短句或关键词概括，减少冗长描述。

行动项规范：遵循