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合同审核与签订标准化操作流程

一、适用范围

本流程适用于公司各类经济合同的审核、签订及后续管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、保密协议、劳动合同等。涉及部门包括业务发起部门、法务部、财务部、行政部及公司管理层，旨在规范合同管理，防范法律风险，保障公司合法权益。

二、标准化操作流程及步骤

（一）合同发起与准备

需求提出

业务部门根据合作需求（如采购物资、提供服务、业务合作等），明确合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人等）、合同标的、数量、质量标准、履行期限、付款方式、违约责任等核心要素。

业务部门填写《合同审批单》（附件1），注明合同名称、编号、预计签订日期、涉及金额等基本信息，并附合作方资质文件（如营业执照复印件、相关行业资质证明等）、合同草案及技术附件（如有）。

内部沟通确认

业务部门与财务部就合同金额、付款方式、税务处理等进行初步沟通；与技术部门（如涉及）就技术参数、验收标准等进行确认，保证合同内容与实际业务需求一致。

（二）合同初审

审核主体：业务部门负责人

审核内容：

合同内容是否与业务需求一致，标的、数量、价格、履行期限等关键信息是否准确无误；

合作方资质是否齐全、有效（如营业执照是否在有效期内、经营范围是否涵盖合同业务等）；

合同条款是否完整，包括双方基本信息、权利义务、违约责任、争议解决方式等核心要素是否明确。

输出成果：

初审通过：在《合同审批单》“业务部门初审意见”栏签字确认，连同合同草案及附件提交法务部审核；

初审不通过：退回业务部门修改完善，修改后重新发起。

（三）法务审核

审核主体：法务部（或公司法务专员）

审核内容：

合法性审核：合同内容是否符合《民法典》《公司法》等法律法规及行业监管规定，是否存在法律风险；

条款完整性审核：检查合同是否具备法定必备条款（如当事人信息、标的、数量、质量、价款或报酬、履行期限、地点和方式、违约责任、争议解决方法等），是否存在遗漏或歧义；

风险审核：重点关注违约责任是否明确、公平，知识产权归属是否清晰，不可抗力条款是否合理，保密义务是否约定等；

表述规范性审核：合同用语是否专业、严谨，避免模糊表述（如“大约”“左右”等歧义词汇）。

输出成果：

审核通过：在《合同审批单》“法务审核意见”栏签字确认，提交财务部审核；

审核不通过：出具《合同审核意见表》（附件2），列明修改建议及法律风险点，退回业务部门调整，调整后重新提交法务部复核。

（四）财务审核

审核主体：财务部

审核内容：

金额与付款方式：合同金额是否符合预算，付款方式、进度是否与公司财务制度一致，是否存在预付款过大或付款条件不明确等风险；

税务条款：发票类型（增值税专用发票/普通发票）、开票时间、税率等约定是否合规，是否涉及税务风险；

财务影响：合同履行对公司现金流、成本费用的影响是否可控，是否需要补充资金计划。

输出成果：

审核通过：在《合同审批单》“财务审核意见”栏签字确认；

审核不通过：退回业务部门修改，重点调整金额、付款方式或税务条款，修改后重新提交财务部审核。

（五）审批签署

分级审批

根据合同金额及重要性，实行分级审批制度：

一般合同（金额≤10万元）：业务部门负责人、法务部、财务部审核通过后，由分管副总审批；

重大合同（10万元＜金额≤50万元）：在上述审核基础上，提交总经理审批；

特殊重大合同（金额＞50万元或涉及核心业务/重大资产）：需提交总经理办公会或董事会审议批准。

注：具体审批权限可根据公司实际情况调整，需在《合同管理办法》中明确。

授权签署

审批通过后，由法定代表人或其授权的代理人（需提供《授权委托书》，附件3）签署合同；

签署时需核对合同文本完整性（含所有附件、签字页、盖章页），保证合同编号、签订日期、双方信息与审批内容一致，避免涂改（如有涂改需双方加盖骑缝章）。

（六）用印与登记

用印申请

合同签署完毕后，行政部（或综合管理部）凭《合同审批单》、已签署的合同原件及《用印申请表》办理用印手续；

用印前需审核合同文本是否与审批内容一致，用印页是否为签字页或盖章页，保证“审批-签署-用印”流程闭环。

用印管理

合同需加盖公司公章或合同专用章（严禁使用内部部门章或财务章），骑缝章需覆盖合同连接处；

用印后，行政部在《合同用印登记表》（附件4）中记录合同名称、编号、用印日期、份数、经办人等信息。

（七）合同归档与履行跟踪

归档管理

合同用印后3个工作日内，行政部收回合同原件（正本1份，副本根据需要份数），整理后移交档案室统一归档；

归档资料包括：合同审批单、合同文本（含所有附件）、合作方资质文件、授权委托书、用印登记表等，保证资料完整、可追溯。

履行跟踪

业务部门作为合同履行主体，负责跟踪合同履行进度（如交付、验收、付款等），及时向法务部、财务部反馈履行情况；

履