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文档管理归档模板文件分类与存储方案

一、方案适用范围与典型应用场景

本方案适用于各类企业、事业单位及社会组织的文档管理归档工作，尤其适合需要系统化处理多类型文档、保证合规性与检索效率的场景。典型应用包括：

日常运营管理：如行政通知、会议纪要、制度文件等日常办公文档的归档；

项目全周期管理：从立项、执行到结项的项目计划、报告、验收材料等文档的集中存储；

人事档案管理：员工入职、转岗、离职材料，合同、考核记录等人事文档的规范化整理；

财务凭证管理：报销单据、财务报表、审计报告等财务文档的分类留存；

合同协议管理：业务合同、合作协议、法律文书等具有法律效力文档的专项归档。

二、文档归档全流程操作指引

（一）前期准备：明确基础框架

确定归档范围

依据组织性质与管理需求，明确需归档的文档类型（如电子文档、纸质文档、音视频资料等）及具体内容（例如：制度类文件需包含最新版本及历史修订版，项目类文件需包含关键节点成果）。

排除临时性、参考性文档（如草稿、非正式通知），避免归档内容冗余。

组建管理团队

设立文档管理小组，由各部门指定文档管理员（如行政部、项目部、财务部各1名），负责本部门文档的初步分类与提交；

明确档案管理员（可由行政部或综合管理部专人担任），统筹文档的审核、存储、维护及权限管理。

制定标准规范

参照《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《归档文件整理规则》（DA/T22）等国家标准，结合组织实际，制定《文档分类细则》《文档存储管理办法》等内部制度。

（二）文档分类：建立科学体系

制定分类维度

采用“一级分类+二级分类+三级分类”的多级分类法，保证文档逻辑清晰：

一级分类：按部门或职能划分（如“行政部”“项目部”“财务部”“人力资源部”）；

二级分类：按文档类型或业务流程划分（如行政部下设“制度文件”“会议纪要”“通知公告”；项目部下设“立项文件”“执行过程文件”“结项文件”）；

三级分类：按具体业务或时间划分（如“2024年”“Q1季度”“项目合同”）。

实施分类操作

文档管理员*接收本部门文档后，对照《分类细则》确定一级至三级分类；

对跨部门协作产生的文档（如联合项目报告），由牵头部门分类，协作部门确认，避免重复或遗漏。

（三）存储管理：规范存储方式

选择存储介质

电子文档：优先使用组织内部服务器或云存储平台（如企业网盘、档案管理系统），存储路径需统一规划；

纸质文档：使用防潮防火档案盒，按分类编号顺序存放至专用档案柜，档案柜需标注分类标签（如“行政部-制度文件-2024年”）；

特殊介质：音视频资料、光盘等需单独存放，控制温湿度（温度18-22℃，湿度45-60%），避免阳光直射。

制定命名规则

电子文档与档案盒均需遵循统一命名格式，保证唯一性与可识别性：

电子文档：一级分类_二级分类_三级分类_文档名称_版本号_日期（示例：行政部_制度文件_2024年_考勤管理制度_V2.0docx）；

纸质档案盒：一级分类-二级分类-三级分类-起止年份-盒号（示例：项目部-执行过程文件-项目-2024-001）。

确定存储位置

电子文档：存储路径示例（服务器路径：\\文件服务器\档案管理\行政部\制度文件\2024年\）；

纸质文档：档案柜编号示例（A区-3排-2柜-5层），并在档案管理系统中记录物理位置与电子路径的对应关系。

（四）日常维护：保障文档有效性

定期检查与更新

档案管理员*每季度对存储文档进行全面检查，重点核查电子文档的完整性（是否损坏、丢失）、纸质文档的保存状态（是否受潮、虫蛀）；

对版本更新的文档（如制度修订），及时替换旧版本，并保留最新版本及历史修订版（历史版本可标注“作废”字样单独存放）。

权限管理

依据文档密级（公开、内部、秘密）设置访问权限：公开文档可全员查阅，内部文档需经部门负责人审批，秘密文档需经分管领导审批；

系统权限由档案管理员*统一管理，离职人员权限需及时注销，避免信息泄露。

备份与恢复

电子文档实行“本地备份+异地备份”双重机制：每日增量备份至服务器，每周全量备份至异地存储设备；

每半年进行一次备份恢复测试，保证备份数据可用。

（五）销毁与移交：规范生命周期管理

到期鉴定

依据《文书档案保管期限表》（如永久、30年、10年），对保管期限届满的文档进行鉴定，区分“继续留存”与“予以销毁”两类。

销毁审批

需销毁的文档由文档管理员提出申请，填写《文档销毁审批表》，经部门负责人、档案管理负责人、分管领导审批后，方可执行销毁。

销毁执行与记录

纸质文档采用碎纸机销毁，电子文档进行彻底删除（低级格式化或物理销毁），并全程视频记录；

销毁后，在《文档销毁登记表》中记录销毁文档名称、数量、日期、执行人、监销人等信息，存档备查。

档案移交

撤销部门或项目终止时，文档管理