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采购成本控制标准化流程及采购单审批模板

一、适用范围与应用场景

本标准化流程及模板适用于各类企业（含制造业、服务业、零售业等）的日常采购活动，旨在通过规范化的流程设计实现采购成本的有效控制。具体应用场景包括：

常规物料采购：生产型企业原材料、辅料的重复性采购；

非生产性物资采购：办公用品、设备、服务（如咨询、维修）等日常运营所需采购；

新供应商引入采购：首次合作的供应商提供的物料或服务采购；

紧急采购：因突发需求需快速响应的采购（需额外说明紧急原因并简化部分流程）。

二、标准化操作流程详解

（一）第一步：采购需求提报与确认

责任部门：需求部门（如生产部、行政部、项目部）

操作内容：

需求部门根据实际业务需求（如生产计划、办公消耗、项目实施），填写《采购需求申请表》，明确物料/服务的名称、规格型号、技术参数、需求数量、期望到货日期、预算金额及用途说明。

需求部门负责人对需求的合理性、必要性进行审核，确认无误后提交至采购部。

输出文档：《采购需求申请表》（需部门负责人签字确认）。

（二）第二步：预算审核与成本匡算

责任部门：财务部、采购部

操作内容：

财务部收到《采购需求申请表》后，核对需求部门预算额度，保证采购金额在年度/季度预算范围内；若超预算，需需求部门提交《预算调整申请表》，说明调整原因并经分管领导审批。

采购部根据需求参数进行初步市场调研，匡算采购成本（含物料单价、运费、税费等），形成《采购成本匡算表》，与需求预算进行比对，保证成本可控。

输出文档：《预算审核意见表》《采购成本匡算表》。

（三）第三步：供应商寻源与资质审核

责任部门：采购部、质量管理部（如涉及物料质量）

操作内容：

采购部通过企业合格供应商库、公开招标、行业推荐等方式筛选潜在供应商，优先选择合作稳定、信誉良好的现有供应商；新供应商需提交《供应商资质文件》（含营业执照、相关行业许可证、质量体系认证、过往合作业绩等）。

质量管理部（或指定部门）对供应商资质进行审核，评估其生产能力、质量控制水平、供货稳定性，保证符合企业采购标准。

输出文档：《供应商资质审核表》《合格供应商名单》。

（四）第四步：询比价与成本分析

责任部门：采购部、财务部、需求部门

操作内容：

采购部向不少于3家合格供应商发出《询价单》，明确采购需求、报价要求（含单价、总价、交货期、付款方式、质保条款等），要求在规定时间内反馈报价。

收到报价后，采购部组织需求部门、财务部召开比价会议，从价格、质量、交期、服务、付款条件等维度综合评估供应商，形成《比价分析表》，明确推荐供应商及最终采购价格。

关键要求：若单一供应商报价显著低于市场均价（如低于10%），需供应商提供成本构成说明，核实是否存在质量风险或隐性成本。

输出文档：《询价单》《比价分析表》。

（五）第五步：采购合同拟定与审批

责任部门：采购部、法务部（如需）、分管领导

操作内容：

采购部根据比价结果与推荐供应商洽谈，拟定《采购合同》，明确双方权利义务、物料规格、数量、价格、交付验收标准、付款方式、违约责任等条款。

法务部（或指定法务人员）对合同条款进行合规性审核，重点排查法律风险（如知识产权、争议解决方式等）；审核通过后，按企业审批权限逐级报批（如采购部经理→分管副总→总经理）。

输出文档：《采购合同（草案）》《合同审批表》。

（六）第六步：订单下达与执行跟踪

责任部门：采购部

操作内容：

合同审批通过后，采购部在ERP系统（或采购管理系统）中创建《采购订单》，同步发送至供应商，并要求供应商确认订单信息（含交货期、生产进度等）。

采购部指定专人跟踪订单执行进度，定期与供应商沟通生产/备货情况，保证按期交付；若遇延期风险，及时协调供应商调整交期或启动备选方案，并通知需求部门。

输出文档：《采购订单》《订单执行跟踪表》。

（七）第七步：物料/服务验收与入库

责任部门：需求部门、仓储部、质量管理部

操作内容：

供应商按期交付物料/服务后，需求部门联合仓储部、质量管理部进行现场验收：

数量验收：核对实际到货数量与订单数量是否一致；

质量验收：按合同约定的技术标准、检验方法进行质量检测（如抽样送检、试用验证），出具《质量验收报告》；

服务验收：核对服务内容、完成度是否符合合同要求，由需求部门签署《服务验收确认单》。

验收合格后，仓储部办理入库手续，填写《入库单》；不合格物料则按《不合格品控制程序》退货或换货，并同步更新供应商评价记录。

输出文档：《质量验收报告》《服务验收确认单》《入库单》。

（八）第八步：发票核对与付款申请

责任部门：财务部、采购部

操作内容：

供应商开具合规增值税发票，提交至采购部；采购部核对发票信息（含供应商名称、纳税人识别号、物料名称、金额等）与合同、订单、入库单是否一致，确认无误后传递至财务部。

财务部审核发票合规性及付款条