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人力资源管理员工关系管理手册

一、新员工入职引导与档案建立

（一）适用场景

适用于企业新员工入职时，通过标准化流程完成入职引导、信息登记、档案建立等工作，帮助新员工快速融入企业，保证员工基础信息的准确性与完整性。

（二）操作步骤

入职准备

人力资源部提前1个工作日确认新员工入职信息（姓名、入职岗位、报到时间），通知用人部门准备工位、办公设备及入职资料（岗位职责说明书、员工手册等）。

准备入职所需材料：《新员工入职信息登记表》《劳动合同书》《岗位职责确认书》《保密协议》等（一式两份，员工签字确认后企业与员工各留存一份）。

资料提交与审核

新员工报到当日提交以下材料原件及复印件：证件号码、学历/学位证书、职业资格证书、离职证明（如有）、近期体检报告（半年内有效）、银行卡复印件（用于薪资发放）。

人力资源部核对原件与复印件一致性，确认材料齐全后，引导新员工填写《新员工入职信息登记表》，保证信息真实、完整（含紧急联系人信息）。

入职引导

由人力资源部专员或用人部门负责人带领新员工办理入职手续：介绍公司组织架构、企业文化、规章制度；参观办公区域、生产车间（如适用）；介绍团队成员及直属上级。

用人部门负责人向新员工讲解岗位职责、工作目标、绩效考核标准及近期工作安排，签订《岗位职责确认书》。

档案建立与合同签订

人力资源部将新员工入职资料分类归档，建立电子档案（包含基本信息、合同信息、异动记录等）及纸质档案（按员工编号排序存放）。

双方协商一致后，签订《劳动合同书》及《保密协议》（如涉及），明确合同期限、工作内容、薪资标准、工作时间、休息休假等条款，合同文本加盖企业公章后生效。

后续跟进

入职首周内，人力资源部与新员工及直属上级沟通，知晓新员工适应情况，协助解决入职初期遇到的问题。

新员工试用期满前1周，用人部门提交《试用期考核表》，人力资源部组织考核，确认是否转正。

（三）模板表格

表1：新员工入职信息登记表

序号

项目

内容

备注（填写说明）

1

姓名

需与证件号码一致

2

性别

3

出生日期

年/月/日

4

证件号码号

原件核对，复印件留存

5

学历

□本科□硕士□其他

需提供学历证书原件

6

联系方式

保证畅通

7

紧急联系人

8

紧急联系人电话

9

入职岗位

以录用通知为准

10

入职日期

年/月/日

11

银行卡号

用于薪资发放

员工签字：_________日期：_______年_月_日

（四）注意事项

入职资料需保证真实有效，对虚假信息企业有权不予录用或解除劳动合同。

试用期内，人力资源部应定期跟进新员工表现，及时协调解决适应性问题。

档案材料需妥善保管，电子档案定期备份，纸质档案存放于专用档案柜，避免信息泄露。

劳动合同签订需在入职后1个月内完成，超期可能面临法律风险。

二、劳动合同全周期管理

（一）适用场景

适用于企业劳动合同的签订、续订、变更、解除/终止等全生命周期管理，保障企业与员工的合法权益，规范用工流程。

（二）操作步骤

合同签订

人力资源部根据员工岗位、任职要求，拟定《劳动合同书》，明确合同类型（固定期限/无固定期限/以完成一定工作任务为期限）、合同期限、工作内容、工作地点、工作时间、休息休假、劳动报酬、社会保险、劳动保护等条款。

双方协商一致后，在劳动合同文本上签字盖章（企业盖章需法定代表人或授权代表人签字，员工本人签字）。

合同续订

合同到期前30日，人力资源部向员工发出《劳动合同续订意向书》，确认员工是否续订意向。

员工同意续订的，双方协商续订合同期限（续订次数需符合劳动合同法规定），签订《劳动合同续订书》；员工不同意续订或未回复的，合同到期终止，办理离职手续。

合同变更

因岗位调整、薪资调整、工作地点变更等需变更合同内容的，由人力资源部提出变更意向，与员工协商一致后，签订《劳动合同变更协议》，明确变更事项及生效时间。

变更协议一式两份，企业与员工各留存一份，作为合同附件。

合同解除/终止

协商解除：由员工或企业提出解除意向，双方协商一致后，签订《劳动合同解除协议》，明确解除时间、薪资结算、经济补偿等事项。

单方解除：企业依据《劳动合同法》相关规定（如员工严重违反规章制度、试用期不符合录用条件等）解除合同的，需提前通知工会，出具《解除劳动合同通知书》，说明解除原因及依据。

合同终止：合同到期、员工退休、企业破产等情形导致合同终止的，人力资源部出具《劳动合同终止通知书》，明确终止时间及后续安排。

（三）模板表格

表2：劳动合同变更协议

变更事项

原内容

变更后内容

生效时间

岗位调整

市场专员

高级市场专员

2023年10月1日

薪资标准

月薪8000元

月薪10000元

2023年10月1日

工作地点

公司总部（北京市朝阳区）

上海分公司（上海市浦东新区）

2023年10月1日

企业（盖章）：____