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采购物资品质管控流程清单模板
一、适用范围与场景说明
二、采购物资品质管控全流程操作步骤
步骤1：需求确认与品质标准明确
操作内容：
使用部门根据生产/运营需求，提交《采购需求申请单》，明确物资名称、规格型号、技术参数、数量、用途及到货时间。
品管部门联合使用部门、采购部门，共同审核需求，结合行业标准（如国标、行标）、企业技术规范及历史采购数据，确定《物资品质验收标准》（需明确关键检测指标、方法、合格判定规则，如尺寸公差、材质成分、功能参数、环保要求等）。
采购部门将确认后的品质标准纳入采购需求文档，作为后续供应商筛选和验收依据。
责任人：使用部门负责人、品管员、采购员
输出文档：《采购需求申请单》《物资品质验收标准》
步骤2：供应商筛选与资质审核
操作内容：
采购部门通过市场调研、供应商库筛选、行业推荐等方式，初步候选3家及以上供应商。
品管部门联合采购部门对候选供应商进行资质审核，包括：营业执照、相关行业资质认证（如ISO9001、IATF16949等）、生产许可证、过往供货业绩、质量管理体系文件（如检验报告、工艺流程说明）、售后服务承诺等。
对通过资质审核的供应商，由品管部门组织现场审核（必要时），评估其生产设备、工艺控制、检验能力、质量追溯体系是否满足要求。
责任人：采购员、品管主管、财务部门（复核供应商资质真实性）
输出文档：《供应商资质审核表》《现场审核记录》
步骤3：样品测试与小批量验证
操作内容：
采购部门向通过审核的供应商索取样品（数量需满足测试需求），并同步提供《物资品质验收标准》及样品测试要求。
品管部门按照标准对样品进行全项检测（或关键指标检测），填写《样品测试报告》，重点验证样品是否符合技术参数、功能是否稳定、是否存在设计缺陷等。
对检测合格的样品，由使用部门进行小批量试用（如生产投料、模拟使用等），确认物资在实际场景中的适配性，并提交《试用反馈报告》。
综合样品测试和小批量试用结果，品管部门出具《供应商准入评估报告》，确定最终合作供应商。
责任人：品管员、使用部门专员、采购员*
输出文档：《样品测试报告》《试用反馈报告》《供应商准入评估报告》
步骤4：采购合同签订（明确品质条款）
操作内容：
采购部门与选定供应商签订《采购合同》，需明确以下品质相关条款：
品质验收标准（引用《物资品质验收标准》编号及版本）；
质量责任（如供应商对物资质量终身负责，出现质量问题时的赔偿范围及方式）；
检验方式（如第三方检测、到货全检/抽检比例、抽样标准依据GB/T2828.1等）；
不合格品处理流程（退货、换货、让步接收的条件及时限）；
质量保证金条款（可根据物资重要性约定比例，用于质量问题追溯赔付）；
技术资料交付要求（如材质证明、检验报告、使用说明书等）。
法务部门（或指定审核人）对合同条款进行合规性审核，重点规避质量责任模糊、争议解决机制不明确等风险。
责任人：采购经理、法务专员、品管主管*
输出文档：《采购合同》（含品质条款附件）
步骤5：到货检验与记录
操作内容：
供应商按合同约定交付物资时，仓库管理部门核对送货单与采购订单信息（物资名称、规格、数量、批次号等），确认无误后通知品管部门检验。
品管部门依据《物资品质验收标准》及合同约定的检验方式，对到货物资进行检验：
外观检验：检查包装是否完好、标识是否清晰（含物资名称、规格、批次、生产日期、供应商信息等）、有无明显破损或变形；
尺寸/功能检验：使用专业工具或设备检测关键参数（如尺寸、重量、硬度、强度、电气功能等）；
文档审核：核查供应商随货提供的《质量证明文件》（如出厂检验报告、材质证书、第三方检测报告等）是否齐全、有效。
检验完成后，品管员填写《到货检验记录表》，明确判定结果（合格/不合格）、检验日期、检验人员、不合格项具体描述等。
责任人：仓库管理员、品管员
输出文档：《到货检验记录表》《质量证明文件（供应商提供）》
步骤6：不合格品处理
操作内容：
对判定为不合格的物资，品管部门立即出具《不合格品处理通知单》，明确不合格原因、数量、处理建议（退货/换货/让步接收），并同步通知采购部门、供应商及使用部门。
采购部门与供应商沟通处理方案，若需退货/换货，明确供应商负责调货/退货的时限及运输费用承担方；若需让步接收（仅限于不影响安全、且可追溯的非关键不合格项），需使用部门提交《让步接收申请》，经品管主管、生产副总（或授权人）审批后方可放行，且需在物资上标注“让步接收”标识并记录使用情况。
仓库管理部门对不合格品进行隔离存放（设置“不合格品”区域），防止误用，直至处理完成。
对因供应商责任导致的不合格品，采购部门需跟踪其整改措施（如工艺改进、供应商培训等），并更新《供应商质量档案》。
责任人：品管员、采购员、仓库主管*、使用部门负责人
输出文档：《不合格品处
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