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采购成本控制与申请审批工具使用指南

一、工具适用场景与价值体现

本工具适用于各类企业（制造业、零售业、服务业等）的日常采购管理场景，核心目标是规范采购申请流程、控制采购成本、提升审批效率。具体场景包括：

常规物料采购：如办公用品、生产辅料、门店陈列用品等低值易耗品的批量采购；

项目专项采购：如新店装修、设备更新、市场活动等一次性大额采购；

供应商比价采购：需通过多供应商报价对比，保证采购价格合理性的场景；

预算管控采购：需严格核对部门预算，避免超支的采购需求。

通过使用本工具，企业可实现“需求有依据、审批有流程、成本有分析、结果可追溯”，减少采购浪费，降低运营成本，同时避免采购过程中的合规风险。

二、采购申请审批全流程操作指引

（一）需求发起与申请

操作主体：需求部门（如行政部、生产部、项目部）

操作内容：

需求部门根据实际工作需要（如库存不足、新项目启动），填写《采购申请单》，明确以下信息：

物品/服务名称、规格型号、数量、质量标准；

预估单价、总价（参考历史采购数据或市场询价）；

交付时间、使用地点；

采购需求说明（如“为Q4促销活动准备宣传物料”）。

需求部门负责人对申请的真实性、必要性进行审核，签字确认后提交至采购部。

输出成果：《采购申请单》（需部门负责人签字版）。

（二）预算审核与匹配

操作主体：财务部、需求部门

操作内容：

财务部收到《采购申请单》后，通过财务系统核对部门年度/季度预算余额，重点检查：

采购项目是否在预算范围内；

预估总价是否超出部门剩余预算（若超预算，需求部门需提交《预算调整申请》）。

预算审核通过后，财务部在《采购申请单》上标注“预算已匹配”；若不通过，注明原因并退回需求部门调整。

输出成果：预算审核通过的《采购申请单》。

（三）供应商筛选与比价

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据《采购申请单》中的物品/服务类型，从《合格供应商名录》中筛选至少3家潜在供应商（若名录内供应商不足，需启动新供应商准入流程）。

向供应商发出《询价单》，明确：

物品/服务规格、数量、交付时间；

报价要求（需含单价、总价、运费、税费等明细）；

付款条件、质保期限。

收集供应商报价后，填写《供应商比价表》，对比分析价格差异、供应商资质（如营业执照、行业认证）、履约能力（如过往合作案例、交货准时率）。

输出成果：《供应商比价表》（需注明推荐供应商及理由）。

（四）成本分析与效益评估

操作主体：采购部、财务部

操作内容：

采购部联合财务部对推荐供应商的报价进行成本拆解（如原材料成本、加工成本、物流成本），计算“单件采购成本”与“历史采购成本”的偏差率（偏差率超5%需说明原因）。

对高价值或复杂采购项目（如设备采购），需评估长期使用成本（如能耗、维护费用），填写《采购成本分析表》，保证“总拥有成本（TCO）”最低。

输出成果：《采购成本分析表》（需采购部、财务部共同签字确认）。

（五）分级审批与决策

操作主体：审批人（部门经理→采购总监→分管总经理→总经理）

操作内容：

根据采购金额设置分级审批权限（示例）：

采购金额（元）

审批流程

＜5,000

需求部门经理→采购专员

5,000-50,000

需求部门经理→采购总监→分管总经理

＞50,000

需求部门经理→采购总监→分管总经理→总经理

审批人需重点审核：

需求的合理性与预算匹配度；

供应商选择的合规性与比价结果的公允性；

成本分析的准确性。

审批通过后，在《采购申请单》最终版签字确认；若不通过，注明修改意见并退回采购部重新处理。

输出成果：审批完成的《采购申请单》（最终版）。

（六）订单执行与跟进

操作主体：采购部

操作内容：

采购部根据审批通过的《采购申请单》和《供应商比价表》，向选定供应商下达《采购订单》，明确：

订单编号、签订日期；

物品/服务详情、数量、单价、总价；

交付时间、地点、验收标准；

付款方式、违约责任。

采购专员定期跟进订单进度，与供应商确认生产/备货情况，保证按时交付。若遇延迟风险，及时通知需求部门调整计划。

输出成果：《采购订单》（供应商盖章确认版）、订单跟进记录。

（七）入库验收与成本确认

操作主体：仓储部、需求部门、采购部、财务部

操作内容：

供应商交付物品后，由仓储部核对《采购订单》与实物信息（名称、规格、数量），检查外包装是否完好，填写《入库验收单》；

需求部门参与质量验收（如设备功能、物料合格证），确认无误后在《入库验收单》上签字；

采购部将《采购订单》《入库验收单》《供应商比价表》等资料提交财务部，财务部核对实际采购成本与预估成本，差异超3%的需书面说明原因。

输出成果：《入库验收单》（三方签字版）、实际采购成本确认表。

（八）采购成本归档与分析

操作主体：财务部、采购部

操作内容：

财务部将采购全流程资料（申请单、订单、验收单