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供应链管理产品采购与供应审批表单工具指南
一、适用场景与业务背景
在供应链管理中，产品采购与供应环节是企业控制成本、保障供应效率、防范合规风险的核心环节。本审批表单适用于以下场景：
常规采购需求：企业生产运营所需的常规原材料、零部件、办公用品等标准化产品的采购申请；
新增供应商引入：首次合作的供应商需通过表单完成资质审核与采购审批流程；
紧急采购处理：因突发生产任务、设备故障等急需的临时性采购，需快速审批以保障供应连续性；
批量采购决策：涉及金额较大或数量较多的集中采购，需通过多部门协同审批优化采购方案。
通过标准化表单，可明确采购需求、规范供应商选择、强化流程管控，保证采购活动符合企业战略与成本控制要求。
二、审批流程操作指南
步骤1：采购需求发起
责任人：需求部门申请人（如生产部、仓储部等）
操作说明：
填写《采购审批表》基础信息，包括申请部门、申请人、联系方式、申请日期；
详细列明采购产品信息（名称、规格型号、技术参数、数量、预估单价、总价），并注明“常规采购”或“紧急采购”；
说明采购需求背景（如生产计划、库存预警、设备维护等），并相关附件（如物料清单、BOM表、库存数据报表等）；
如涉及新增供应商，需同时提交供应商资质文件（营业执照、相关行业资质证书、产品检测报告等）。
步骤2：部门负责人初审
责任人：需求部门负责人（如生产经理、仓储主管）
操作说明：
核查采购需求的合理性（如数量是否匹配生产计划、规格是否符合工艺要求）；
确认紧急采购的必要性，并在“紧急采购”场景下标注“同意紧急处理”；
审批通过后签字，如不通过需注明原因并退回申请人调整。
步骤3：采购部专业审核
责任人：采购部专员/经理
操作说明：
常规采购：对比历史采购价格、市场价格，评估预估单价的合理性；筛选合格供应商（优先选择长期合作供应商或已入围供应商），并确认供应商交货期、供货能力；
新增供应商：审核供应商资质文件有效性（如营业执照是否在有效期内、行业资质是否符合要求），必要时安排现场考察；
紧急采购：协调供应商快速响应，保证在约定时间内到货，同时记录紧急采购原因以便后续复盘；
审核通过后签署意见，如需调整价格或供应商，需与需求部门沟通后反馈。
步骤4：财务部复核
责任人：财务部专员/经理
操作说明：
核对采购总金额是否符合部门预算，超预算采购需提交额外说明及审批；
评估付款方式（如预付款、货到付款、分期付款）的合理性，保证现金流健康；
复核供应商报价与市场价格的一致性，避免虚高报价；
审批通过后签字，如涉及预算外支出需启动特殊审批流程。
步骤5：管理层最终审批
责任人：分管副总/总经理（根据采购金额分级授权）
操作说明：
审批采购事项的战略匹配性（如是否支持年度生产目标、成本控制指标）；
对大额采购（如单笔金额超过万元）进行重点评估，确认采购方案的必要性；
审批通过后签署最终意见，表单流转至采购部执行；如不通过，需注明原因并退回采购部或需求部门。
步骤6：采购执行与归档
责任人：采购部专员
操作说明：
根据审批通过的表单，向供应商下达采购订单，明确交货时间、质量标准、验收要求；
跟踪采购进度，保证按时到货，并将订单号、物流信息同步至需求部门；
采购完成后，将审批表、采购订单、到货验收单、供应商发票等资料整理归档，保存期限不少于3年。
三、采购审批表模板
供应链管理产品采购与供应审批表
表单编号
CG–
申请部门
申请人
联系方式
申请日期
YYYY年MM月DD日
采购类型
□常规采购□紧急采购□新增供应商
一、采购产品信息
产品名称
规格型号
技术参数（可附页）
需求数量
预估单价（元）
预估总价（元）
需求交付日期
YYYY年MM月DD日
用途说明
二、供应商信息
供应商名称
联系人
联系方式
供货周期
合作历史（首次合作请填“无”）
资质说明（如ISO认证等）
供应商报价单（可附页）
三、需求理由与附件|
需求背景说明（如生产计划、库存预警、设备故障等）||
附件清单（如BOM表、库存数据、图纸、资质文件等）|1.|
?????????????????????????????????????????????|2.|
四、审批流程
需求部门负责人
意见：
签字：
日期：
采购部审核
意见：
签字：
日期：
财务部复核
意见：
签字：
日期：
管理层审批
意见：
签字：
日期：
五、备注|
执行情况记录（采购部填写）||
采购订单号||实际到货日期||
验收结果|□合格□不合格（不合格原因：）||
四、填写与执行要点
信息真实性：申请人需保证采购产品信息、供应商信息、需求理由等内容真实准确，虚假信息将导致审批流程终止并追究责任；
附件完整性：常规采购需附物料清单或库存数据，新增供应商需附营业执照及行业资质
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