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学校综合办公室文件传输要求

一、文件传输概述

文件传输是学校综合办公室日常工作中不可或缺的环节，涉及行政文件、教学资料、科研数据等多种类型。为确保文件传输的准确性、安全性和高效性，特制定本规范。

（一）文件传输目的

1.提高办公协同效率

2.保证信息传递的完整性

3.降低数据丢失或泄露风险

（二）适用范围

1.综合办公室内部文件流转

2.与校内其他部门（如教务处、科研部）的文件交换

3.有限制地与校外合作单位传输非涉密文件

二、文件传输基本要求

为确保文件传输符合规范，需遵循以下要求：

（一）文件格式规范

1.文本类文件：优先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式

2.表格类文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式

3.图像类文件：扫描件需为JPG或PNG格式，分辨率不低于300dpi

4.视频或音频文件：传输前需确认接收方设备兼容性

（二）文件命名规则

1.采用“日期-部门-事由”结构，如教务处-期末考试安排.docx”

2.长度不超过50个字符，避免使用特殊符号（如*?”等）

3.多个文件传输时统一命名前缀，如“会议资料-附件1”“会议资料-附件2”

（三）传输方式选择

1.内部传输优先使用学校统一办公平台（如钉钉、企业微信）的文件传输功能

2.大型文件（50MB）需提前通过邮件附件或网盘分批次发送

3.涉密文件（如学生成绩单）必须通过加密传输渠道（如加密邮件或内部安全系统）

三、操作流程规范

文件传输需按以下步骤执行，确保每环节合规：

（一）传输前准备

1.校对文件内容：确认无错别字、数据错误或敏感信息遗漏

2.检查附件完整性：逐项核对是否包含所有相关文档

3.评估文件大小：超出平台限制时需压缩或分段处理

（二）传输实施要点

(1)内部传输流程

①登录办公平台，选择目标接收人

②填写传输说明（如“请教务处查收，明日会议使用”）

③确认发送前再次核对收件人及文件名

(2)校外传输流程

①书面记录传输事由及接收单位

②使用学校认证邮箱发送，注明“非涉密”或“已加密”

③延迟发送敏感文件（如需），通过短信或电话确认对方已接收

（三）传输后确认

1.收件方需在系统内标记“已接收”或回复确认邮件

2.重大文件（如财务报销）需保留传输记录截图

3.7个工作日内未收到回复时，需主动跟进传输状态

四、安全与保密措施

（一）权限管理

1.仅授权人员可访问传输系统

2.超过30天的未使用文件自动归档至长期存储区

（二）数据保护

1.传输前对涉密文件进行加密（推荐AES-256算法）

2.定期检查传输设备（如U盘）是否携带病毒

（三）异常处理

1.发现传输错误（如文件损坏）需立即联系发送方重传

2.接收方发现内容不符时，需记录问题并反馈至发送部门

五、附则

1.本规范自发布之日起执行，由综合办公室负责解释

2.每年12月对文件传输流程进行复盘，更新技术要求

3.各部门需指定1名联络员负责文件传输监督

一、文件传输概述

文件传输是学校综合办公室日常工作中不可或缺的环节，涉及行政文件、教学资料、科研数据等多种类型。为确保文件传输的准确性、安全性和高效性，特制定本规范。文件传输的规范与否直接影响部门间的协作效率和信息安全，因此必须严格遵守操作流程。

（一）文件传输目的

1.提高办公协同效率：通过标准化的传输流程，减少文件传递过程中的等待时间和沟通成本，使信息能够快速、准确地到达目的地。

2.保证信息传递的完整性：确保在传输过程中文件不被篡改、丢失或损坏，保证文件内容的真实性和一致性。

3.降低数据丢失或泄露风险：通过规范传输方式和加强安全措施，防止因操作不当导致的数据丢失或敏感信息泄露。

（二）适用范围

1.综合办公室内部文件流转：包括办公室内部各岗位之间、以及办公室与其他校内部门之间的文件交换。

2.校内其他部门文件交换：如教务处、科研部、学生处等部门之间，以及部门与综合办公室之间的文件传递。

3.有限制地与校外合作单位传输非涉密文件：在确保信息安全的前提下，可与学校合作单位（如共建实验室、实习基地等）传输非涉密文件。

二、文件传输基本要求

为确保文件传输符合规范，需遵循以下要求：

（一）文件格式规范

1.文本类文件：优先使用Word（.doc/.docx）或PDF格式。Word格式适用于需要编辑和修订的文件，PDF格式适用于最终版文件，以保证格式在不同设备上的一致性。同时，文本文件应避免使用过多复杂的排版和特殊字体，以减少兼容性问题。

2.表格类文件：使用Excel（.xls/.xlsx）或CSV格式。Excel格式适用于需要进行数据分析和统计的文件，CSV格式适用于需要导入其他系统（如数据库）的文件。表格