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企业固定资产盘点与台账管理模板

适用业务场景

年度/半年度全面盘点：定期核查资产实物与台账数据的一致性，保证账实相符；

新增资产入库登记：购置、自建、接受捐赠等新增资产时，建立台账信息；

资产内部调拨/转移：资产在不同部门、区域间转移时，更新使用人与存放信息；

资产报废/处置：达到使用年限、损坏无法修复等需报废的资产，完成核销流程；

审计/合规检查：配合内外部审计，提供准确的资产数据支持；

部门交接/人员变动：责任人离职或岗位调整时，明确资产交接责任。

标准化操作流程

一、盘点前：准备阶段

明确盘点范围与目标

根据管理需求确定盘点范围（如全部资产或特定类别，如电子设备、办公家具、生产设备等）；

设定盘点目标（如核查账实差异率、更新闲置资产状态、识别待报废资产等）。

组建盘点小组与分工

组建由行政部、财务部、资产使用部门负责人组成的盘点小组，明确职责：

行政部：统筹协调、准备盘点工具（标签、盘点表、扫码枪等）；

财务部：提供台账数据、指导差异处理；

使用部门：指定专人配合盘点，确认资产使用状态。

示例：（行政部）负责总协调，（财务部）提供资产台账，**（销售部）负责本部门资产盘点。

准备盘点工具与资料

打印最新版《固定资产台账》（含资产编号、名称、存放地点等信息）；

准备盘点标签（一式两联，一联贴资产实物，一联留存）；

配备扫码枪（若资产已贴二维码条码）、相机（拍摄资产实物状态）、盘点记录表。

资产预处理

对新增未入账资产，提前完成台账登记，保证盘点前数据完整；

对待报废、闲置资产，提前标注状态，避免盘点时混淆；

清理资产存放区域，保证物品摆放有序，便于清点。

二、盘点中：实施阶段

资产标签核对与粘贴

逐一核对资产实物与台账信息，保证编号、名称、规格一致；

对无标签或标签脱落资产，按新规则粘贴新标签（编号规则：公司简称-资产类别-年份-流水号，如“ABC-DN-2023-001”）。

实地盘点与数据记录

采用“逐一清点+扫码确认”方式，按区域或部门逐项盘点；

记录关键信息：资产编号、名称、规格型号、存放地点、使用人、当前状态（在用/闲置/维修/报废）；

对无法确认的资产（如型号模糊、无责任人），拍照留存并标注“待核实”，后续由使用部门确认。

异常情况处理

盘点中发觉盘盈（台账无实物）、盘亏（实物无台账）资产，立即记录并拍照，注明异常原因（如漏录、遗失等）；

对状态异常资产（如损坏、待维修），现场检查并记录损坏程度，由使用部门负责人签字确认。

三、盘点后：数据核对与更新

数据汇总与差异分析

将盘点数据与台账数据汇总至《固定资产盘点差异表》，计算差异率；

分析差异原因：

盘盈：新增未入账、接收捐赠未登记、账外资产等；

盘亏：资产遗失、提前报废未核销、部门间转移未更新等；

状态不符：资产闲置但台账显示“在用”、维修中但标注“正常”等。

差异处理与审批

根据差异原因制定处理方案：

盘盈：填写《资产盘盈审批表》，附照片及说明，经行政部、财务部负责人审批后，补录至台账；

盘亏：填写《资产盘亏审批表》，附遗失说明（如涉及盗窃需提供报警回执）、报废鉴定报告，经总经理审批后核销；

状态不符：由使用部门提交《资产状态变更申请》，更新台账信息。

台账更新与归档

审批通过后，在固定资产管理系统中更新台账数据（保证编号、状态、责任人等信息准确）；

整理盘点资料：《固定资产台账》《盘点记录表》《盘点差异表》《审批表》等，分类归档保存（电子档+纸质档），保存期限不少于5年。

四、日常管理：动态维护

新增资产登记：资产购置后，由行政部在3个工作日内完成台账录入，信息包括：购置日期、原值、供应商、使用人、存放地点等；

变动及时更新：资产调拨、维修、报废时，使用部门提交《资产变动申请表》，行政部在1个工作日内更新台账；

定期复盘：每季度对闲置、待报废资产进行梳理，提出处置建议；每年末对台账数据进行复核，保证信息时效性。

核心工具表格

表1：固定资产台账（示例）

资产编号

资产名称

规格型号

资产类别

使用部门

存放地点

购置日期

原值（元）

累计折旧（元）

净值（元）

责任人

状态

备注

ABC-DN-2023-001

办公桌

1.5m*0.8m

办公家具

行政部

301办公室

2023-01-15

800

160

640

*赵六

在用

ABC-IT-2022-056

笔记本电脑

ThinkPadX1

电子设备

研发部

201办公室

2022-08-20

7500

1500

6000

*钱七

闲置

待调拨

ABC-SC-2021-102

数控机床

CK6150

生产设备

生产部

车间A区

2021-05-10

120000

36000

84000

*孙八

在用

表2：固定资产盘点差异表（示例）

资产编号

资产名称

账面数量

实盘数量

差异数量

差异原因

责任部门