劳动合同续签提醒制度.docxVIP

劳动合同续签提醒制度

作为在企业人力资源管理岗位深耕近十年的从业者，我深刻体会到劳动合同管理是劳动关系的“稳定器”。曾有一次，因系统疏漏未及时提醒某核心技术岗的劳动合同到期，员工误以为公司无意续签而提出离职，虽经挽留但仍造成项目进度滞后——这件事让我意识到，建立一套规范化、人性化的续签提醒制度，不仅是企业合规管理的刚需，更是维护员工权益、传递组织温度的重要抓手。结合《劳动合同法》等相关法规要求，以及多年实践经验，特制定本制度。

一、总则：制度设计的初衷与定位

1.1制度目的

本制度以“防风险、保权益、促和谐”为核心目标。其一，通过系统化提醒机制，避免因疏忽导致劳动合同到期未续签的“事实劳动关系”风险（如双倍工资赔偿、无固定期限合同强制订立等）；其二，为员工提供明确的职业预期，避免因信息不对称产生的焦虑情绪（曾有新员工因未收到提醒，误以为“合同到期=不再聘用”而失眠多日）；其三，推动企业与员工双向沟通，将续签决策与绩效考核、职业发展有机结合，实现人力资源的优化配置。

1.2法律依据

严格遵循《中华人民共和国劳动合同法》第十条（建立劳动关系应订立书面合同）、第十四条（无固定期限合同情形）、第四十四条（合同终止条件）等规定，同时参照《企业劳动争议协商调解规定》关于“平等协商”的要求，确保制度合法合规。

1.3适用范围

本制度适用于公司全体与企业签订固定期限劳动合同的在职员工（含试用期转正员工）。以完成一定工作任务为期限的劳动合同、非全日制用工合同，可参照本制度核心逻辑执行，具体操作由人力资源部（以下简称“HR部”）另行规定。

二、具体条款：全流程操作指南

2.1提醒触发条件：时间节点的精准把控

劳动合同续签提醒以“合同到期日”为基准倒推，设置三级提醒机制，确保信息传递的层次感：

一级预提醒：合同到期前60日触发。由HR部通过OA系统自动推送《劳动合同到期预提醒通知》至员工本人、直线主管及部门负责人，通知内容包括当前合同到期日、剩余有效期限、续签意向确认的时间窗口（后附说明），同时在企业公告栏张贴纸质提醒（考虑部分老员工不习惯电子通知）。

二级正式提醒：合同到期前30日触发。若员工未在一级提醒后5个工作日内反馈意向（特殊情况除外），HR专员将通过电话+短信双重确认，同步向直线主管发送《员工续签协同提醒单》，提示主管需与员工进行续签面谈（面谈要求详见2.3）。

三级紧急提醒：合同到期前15日触发。针对仍未明确意向的员工，由HR经理牵头，联合直线主管共同约谈，重点了解员工顾虑（如薪资、岗位调整需求），并记录《续签协商记录表》备案。

注：试用期内劳动合同到期的（如3个月试用期合同），触发时间调整为到期前15日，避免与转正流程重叠。

2.2责任主体：多方协同的角色分工

续签提醒绝非HR部的“独角戏”，需构建“员工本人-直线主管-HR部”三方责任体系：

员工本人：收到提醒后，应在10个工作日内通过OA系统填写《劳动合同续签意向表》（含“同意续签”“不同意续签（需注明原因）”“需协商条款”三类选项）。曾有年轻员工因忘记查看OA消息导致错过反馈期，后续制度优化时增加了“微信工作群@提醒”功能，尽可能降低信息遗漏风险。

直线主管：作为“第一知情人”，需在收到协同提醒后7个工作日内与员工面谈。面谈内容需涵盖：员工近一年绩效表现（重点标注优秀/待改进项）、岗位适配度评估、个人职业发展需求（如“是否希望参与晋升通道”“对培训资源的期待”）。主管需填写《续签面谈记录表》，其中“是否建议续签”一栏需写明具体理由（如“技术骨干，主导完成3个重点项目”或“业绩未达标，需观察3个月”）。

HR部：负责建立全公司《劳动合同管理台账》（包含员工姓名、岗位、合同起止日、签约次数、历史续签记录等），每日通过系统自动检索到期合同；对主管提交的面谈记录进行合规性审核（如是否存在歧视性表述）；根据员工意向与企业需求，拟定新合同条款（如调整薪资、岗位时需附《变更说明》）。

2.3特殊情形处理：人性化与原则性的平衡

实际操作中常遇各类“非标准场景”，需针对性制定应对方案：

医疗期/三期（孕期、产期、哺乳期）员工：若合同到期日处于法定医疗期或“三期”内，自动延续至相应情形消失当日（如产假结束日），HR部需提前45日向员工发送《合同自动延续通知书》，并注明延续后的新到期日。曾有位哺乳期员工合同到期时，因担心公司不再续签产生焦虑，我们不仅及时发送延续通知，还同步告知其哺乳期内的特殊权益，员工当场红了眼眶说“没想到公司这么贴心”。

考核不达标员工：若直线主管建议“谨慎续签”，HR部需调取近2年绩效考核记录、培训参与记录等，判断是否符合《劳动合同法》关于“不能胜任工作”的界定。若符合，可与员工协商变更岗位或约定试用期（需重新签订合同）；若协商不一致，需在合同到期前30日发送《终止劳