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采购管理流程优化手册：供应商选择与评价

一、手册说明与适用范围

本手册旨在规范企业供应商选择与评价全流程，通过标准化操作提升采购效率、降低供应风险，保证采购活动合规、高效、经济。适用于企业各类物资采购（原材料、设备、服务等）的供应商引入、日常管理及定期评价工作，涵盖制造业、服务业等多行业采购场景，尤其适用于需建立或优化供应商管理体系的企业采购部门、项目组及相关岗位人员。

二、供应商选择与评价全流程操作指南

（一）前期准备：明确需求与评价标准

操作目标：清晰界定采购需求，建立客观、量化的供应商评价体系，为后续筛选提供依据。

需求梳理

由采购部门牵头，联合使用部门（如生产部、研发部）、财务部、质量部，明确采购物资的技术参数（规格、型号、功能指标）、质量要求（验收标准、认证资质）、交付要求（周期、批次、运输方式）、服务要求（售后响应、技术支持）及预算范围。

输出：《采购需求说明书》（需相关部门负责人*审批）。

评价标准制定

结合采购物资特性，从资质能力、产品质量、价格水平、交付能力、服务水平、合作意愿等维度设计评价指标，赋予不同权重（如关键物资质量权重可设为40%，普通物资价格权重可设为30%）。

示例权重分配表：

评价维度

权重（%）

具体指标说明

企业资质

20

注册资本、行业资质认证（ISO9001等）、生产/经营许可

产品质量

30

合格率、不良品处理机制、质量体系认证、客户投诉率

价格水平

20

同类产品市场比价、报价合理性、付款条件灵活性

交付能力

15

平均交付周期、订单满足率、应急响应能力

服务与配合度

15

售后响应时效、技术支持、问题解决效率

（二）供应商寻源：多渠道挖掘潜在合作方

操作目标：广泛收集供应商信息，建立初步候选池，保证选择范围覆盖优质资源。

寻源渠道

公开渠道：通过行业招标平台（如中国采购网、第三方招投标平台）、行业展会、专业媒体发布采购信息，公开征集供应商。

定向邀请：针对高端/定制化物资，向行业内知名企业、过往合作优质供应商（如有）发出邀请函。

推荐渠道：向同行企业、行业协会、咨询机构寻求优质供应商推荐（需对推荐方资质进行核实）。

自主开发：通过市场调研、企业官网查询等方式主动联系潜在供应商。

信息收集

向意向供应商发放《供应商基本信息登记表》（模板见第三章），收集企业概况、资质文件、产品目录、生产能力、合作案例等基础信息。

对供应商提交的初步资料进行完整性核对，剔除明显不符合基本要求的供应商（如无核心资质、超出预算范围过大）。

（三）资质审核：严格准入门槛

操作目标：验证供应商合法经营及履约能力，淘汰不具备资质的候选方。

文件审核

核查供应商提供的以下文件原件（复印件需加盖公章）：

营业执照（经营范围需覆盖采购物资类别）；

行业特殊资质（如食品行业需SC认证、医疗器械需生产许可证）；

质量体系认证证书（ISO9001、IATF16949等，根据采购物资要求选择）；

财务报表（近2年资产负债表、利润表，评估经营稳定性）；

合作案例证明（近1年同类物资供货合同及客户评价）。

风险排查

通过“信用中国”“国家企业信用信息公示系统”查询供应商信用记录，排除存在严重违法失信、经营异常情况的企业。

对涉及进口物资的供应商，需核查其进出口权、海关通关资质等。

输出结果

审核通过：进入《合格供应商候选名录》；

审核不通过：书面通知供应商原因（如“资质文件不全”“信用记录异常”），资料存档备查。

（四）现场考察：实地验证履约能力

操作目标：通过实地走访，核实供应商生产/运营条件、质量控制水平及管理能力，保证信息真实性。

考察组织

由采购经理牵头，质量工程师、技术专家*、使用部门代表组成考察小组，提前3个工作日向供应商发出《现场考察通知》，明确考察时间、内容及需配合事项。

考察内容

生产/运营环境：厂房布局、设备先进性及维护状况、仓储管理（如物资分类存放、温湿度控制）；

质量控制：检验流程（来检、过程检、出厂检）、检测设备精度及校准记录、不合格品处理流程；

生产能力：生产线产能、产能利用率、订单排期计划（能否满足紧急需求）；

管理体系：是否通过ISO14001（环境）、ISO45001（职业健康安全）等认证，现场管理是否规范（如5S管理）；

团队配合：对接人员熟悉度、问题响应效率、合作意愿。

考察输出

现场填写《供应商现场考察评分表》（模板见第三章），根据评分结果（≥80分为合格）确定进入综合评价环节的供应商名单。

（五）综合评价：量化打分与排名

操作目标：基于多维度数据，对候选供应商进行客观评价，选出最优合作方。

数据汇总

整合前期资料：资质审核结果、现场考察评分、供应商报价单、合作案例反馈等。

综合打分

成立评价小组（采购、质量、技术、财务部门负责人*组成），按“前期评价标准”逐项打分，采用加权平均计算总分。