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通用行政管理流程及文档管理模板
一、引言
行政管理是企业运营的“润滑剂”，涵盖办公物资管理、场地使用、差旅报销、会议组织等日常事务。规范的行政流程与文档管理可提升工作效率、降低沟通成本、保证合规性。本模板基于企业通用行政场景设计，提供标准化操作流程及，适用于中小型企业或初创团队的行政管理工作，助力实现行政事务“流程化、规范化、可视化”。
二、适用业务场景
1.办公物资管理
场景描述：员工申领办公文具（如笔、本、文件夹）、电子耗材（如墨盒、硒鼓）、设备配件（如鼠标、键盘）等，或部门批量采购物资（如会议物资、节日福利）。
涉及角色：申请人（员工/部门助理）、审批人（部门负责人/综合管理部）、采购执行人（综合管理部）。
2.办公场地使用管理
场景描述：部门或员工需使用会议室、培训室、接待区等公共场地，或申请临时办公工位、调整现有工位。
涉及角色：申请人（部门/员工）、场地管理员（综合管理部）、审批人（部门负责人/分管领导）。
3.差旅与费用报销管理
场景描述：员工因公出差（如客户拜访、项目会议），需提前申请差旅审批，出差后提交交通、住宿、补贴等费用报销。
涉及角色：申请人（出差员工）、审批人（部门负责人/分管领导）、财务审核人（财务部）、出纳（财务部）。
4.会议组织与管理
场景描述：部门牵头组织内部会议、跨部门协调会或外部会议（如客户交流会、行业研讨会），需完成会议申请、筹备、记录及归档。
涉及角色：会议发起人（部门负责人/会议组织者）、参会人员、记录人（指定人员）、审批人（分管领导/综合管理部）。
三、标准化操作流程
以“办公物资管理”“差旅与费用报销管理”为核心场景，分步骤说明标准化操作流程，保证每个环节责任明确、步骤清晰。
（一）办公物资管理流程
流程目标：规范物资申领、审批、采购、发放全流程，避免浪费或资源短缺。
步骤
操作说明
责任角色
输出成果
1.需求发起
1.员工/部门根据工作需要，填写《办公物资申领表》，注明物资名称、规格、数量、用途、预计使用日期等信息；2.部门批量采购需附《物资采购需求清单》（含预算明细）。
申请人（员工/部门助理）
《办公物资申领表》《物资采购需求清单》
2.需求审核
1.部门负责人审核申领合理性（如是否符合部门预算、是否存在重复申领）；2.综合管理部审核库存情况（如是否有可用库存、是否需紧急采购）。
审批人（部门负责人）、综合管理部
审批意见（通过/驳回）
3.采购执行
1.审批通过后，综合管理部根据采购金额选择采购方式：-单次≤500元：从固定供应商处采购（如办公用品超市）；-单次＞500元：通过比价/招标流程采购；2.采购后核对物资数量、质量，确认无误后入库登记。
综合管理部（采购执行人）
入库物资、采购凭证
4.物资发放
1.申请人凭审批通过的《办公物资申领表》至综合管理部领取物资；2.管理员核对信息后发放，要求申请人签字确认。
综合管理部（场地管理员）、申请人
《物资发放登记表》（签字版）
（二）差旅与费用报销管理流程
流程目标：规范差旅审批及报销操作，保证费用真实合规，提升报销效率。
步骤
操作说明
责任角色
输出成果
1.差旅申请
1.员工提前3个工作日填写《差旅申请表》，注明出差事由、目的地、时间、交通方式（需符合公司标准）、预计费用（含交通、住宿、补贴）等；2.附相关附件（如会议通知、客户邀约函等）。
申请人（出差员工）
《差旅申请表》及相关附件
2.差旅审批
1.部门负责人审核出差必要性及费用合理性；2.分管领导审批（单次出差费用≥2000元或跨省出差需加批）；3.审批通过后，员工凭《差旅申请表》预订交通/住宿（优先选择协议供应商）。
审批人（部门负责人/分管领导）
审批意见（通过/驳回）
3.差旅执行
1.员工按审批计划出差，保存所有费用凭证（如发票、行程单、住宿清单等）；2.出差期间如需变更行程（如延长出差时间），需及时向审批人报备并补充审批。
申请人（出差员工）
费用原始凭证
4.费用报销
1.出差后3个工作日内，员工填写《费用报销单》，分类粘贴原始凭证（交通费、住宿费、补贴等），注明出差事由及对应《差旅申请表》编号；2.部门负责人审核报销单与原始凭证的匹配性；3.财务部审核凭证合规性（如发票真伪、是否符合报销标准）、金额准确性；4.审核通过后，出纳安排付款（线上支付/现金）。
申请人、部门负责人、财务部（审核人/出纳）
《费用报销单》、原始凭证、付款凭证
四、核心示例
行政管理中常用的核心模板，可根据企业实际需求调整字段内容。
模板1：办公物资申领表
物资名称
规格型号
单位
申领数量
用途说明
预计使用日期
申请人
所属部门
申请日期
A4复印纸
80g
包
5
部门日常打印
2024–
*小
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