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供应商信息登记及筛选模板

一、适用场景与业务价值

本模板适用于企业采购、供应链管理、项目招标等场景中，对潜在供应商或现有供应商进行信息登记、资质审核与筛选评估的全流程管理。通过标准化信息收集与结构化筛选，可帮助企业快速建立供应商资源库，保证合作方具备合法合规资质及稳定履约能力，降低采购风险，提升供应链效率。具体应用场景包括：

新供应商准入：首次接触的合作方需完成信息登记与资质审核；

供应商库动态更新：定期对现有供应商信息进行复核与补充；

项目招标前预审：快速筛选符合项目要求的候选供应商；

战略供应商评估：基于多维数据对核心供应商进行分级管理。

二、全流程操作指南

（一）前期准备：明确登记范围与资料清单

确定登记范围：根据采购品类（如原材料、服务、设备等）明确需登记的供应商类型，例如“生产型供应商”“贸易型供应商”“服务型供应商”，并针对性调整信息字段要求。

准备资料清单：提前告知供应商需提交的资料，保证信息完整性与合规性。必备资料包括：

营业执照（副本复印件，加盖公章）；

法定代表人身份证明（复印件，加盖公章）；

经营资质证书（如行业许可证、ISO体系认证、3C认证等，根据行业特性补充）；

产品/服务目录（含规格、参数、执行标准等）；

过往合作案例（合同关键页复印件，加盖公章，需体现合作内容与期限）；

财务状况说明（如近一年度财务报表、纳税信用等级证明）。

（二）信息登记：规范填写与资料

获取模板：通过企业采购管理系统、邮件或线下渠道向供应商提供《供应商信息登记表》（模板见第三部分）。

填写说明：指导供应商逐项填写表格内容，保证信息真实、准确、完整，重点提示以下字段：

统一社会信用代码：与营业执照完全一致，避免字符错误；

注册地址与实际经营地址：若不一致，需补充说明原因并提供实际经营地证明（如租赁合同）；

主营产品/服务：详细列出核心品类，避免模糊表述（如“生产机械设备”需补充具体设备类型）；

联系人信息：需为专职采购对接人，包括姓名（号代替，如“张”）、职务、手机号（*号代替，如“1385678”）、邮箱（企业域名邮箱，如“zhangxxx”）。

资料提交：要求供应商将填写完成的表格及资料清单中的所有文件扫描为PDF格式（单个文件不超过10MB），通过指定系统或邮箱提交，并注明“供应商信息登记-公司-产品”。

（三）资质审核：合规性与匹配度双维度核查

形式审核：由采购专员在收到资料后2个工作日内完成，重点检查：

资料是否齐全（无遗漏项）；

表单填写是否规范（无涂改、关键字段无空缺）；

扫件件是否清晰（关键信息如公章、日期、编号可辨识）。

若资料不齐或填写不规范，需在1个工作日内通知供应商补充修改，逾期未处理视为放弃。

实质审核：由采购部联合法务部、质量部共同完成，3个工作日内出具审核意见：

合规性审核（法务部主导）：核查营业执照、资质证书是否在有效期内，经营范围是否涵盖采购品类，是否存在经营异常或严重违法记录（通过“国家企业信用信息公示系统”查询）；

匹配度审核（采购部+质量部主导）：评估供应商的产品/服务是否符合企业采购标准（如质量认证、产能、交付周期），过往合作案例是否与项目需求匹配。

审核结果反馈：审核通过后，供应商信息录入企业供应商库；审核未通过的，需书面说明原因（如“资质过期”“产能不足”），并反馈给供应商。

（四）供应商筛选：量化评估与分级管理

制定筛选标准：根据采购需求（如价格敏感度、质量要求、交付时效）设定评分维度与权重，参考标准

筛选维度

权重

评分标准（1-10分）

资质合规性

20%

资齐全且在有效期内（10分）；部分资质过期但可补充（5分）；关键资质缺失（0分）

产品/服务质量

30%

有国家/行业标准认证（如ISO9001，10分）；客户评价良好（如交付及时率≥95%，10分）

价格竞争力

20%

低于市场均价10%以上（10分）；与市场均价持平（5分）；高于市场均价10%以上（0分）

履约能力

20%

近1年无违约记录（10分）；1-2次违约但已整改（5分）；2次以上违约（0分）

财务状况

10%

资产负债率≤50%（10分）；50%＜资产负债率≤70%（5分）；＞70%（0分）

实施筛选：

初筛：剔除资质不合规或评分低于4分的供应商；

复筛：对初筛通过的供应商按总分排序，选取前3-5家进入候选名单；

实地考察（可选）：对战略级或高价值采购项目，需考察供应商生产/服务现场，核实产能、质量管控流程等。

结果应用：筛选结果经采购负责人审批后，向候选供应商发出合作邀约；未入选的供应商信息保留在库，定期（每半年）复核更新。

（五）信息归档与动态更新

归档管理：审核通过的供应商资料（含登记表、资质证书、审核意见等）分类归档，电子版存储于企业服务器（备份期限不少于3年），纸质版由采购部统一存档。

动态更新：每