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船员培训档案管理手册（标准版）

第1章总则

1.1目的

1.2适用范围

1.3基本原则

1.4管理职责

第2章档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

2.2档案管理人员职责

2.3档案管理人员的权利

2.4档案工作制度

第3章档案分类与编号

3.1档案分类标准

3.2档案编号规则

3.3档案编号系统

3.4档案分类编号变更

第4章档案收集与整理

4.1档案收集范围

4.2档案收集流程

4.3档案整理要求

4.4档案鉴别与筛选

第5章档案立卷与归档

5.1档案立卷要求

5.2档案立卷流程

5.3档案归档范围

5.4档案归档时间

第6章档案保管与安全

6.1档案保管条件

6.2档案保管责任

6.3档案安全措施

6.4档案保管期限

第7章档案利用与借阅

7.1档案利用原则

7.2档案借阅程序

7.3档案复印与摘抄

7.4档案利用登记

第8章档案统计与鉴定

8.1档案统计方法

8.2档案统计内容

8.3档案鉴定标准

8.4档案鉴定程序

第9章档案销毁与保密

9.1档案销毁范围

9.2档案销毁程序

9.3档案销毁监督

9.4档案保密制度

第10章档案信息化管理

10.1信息化管理目标

10.2信息化管理系统

10.3信息化管理流程

10.4信息化安全管理

第11章档案监督与检查

11.1档案监督职责

11.2档案检查内容

11.3档案检查程序

11.4档案检查结果处理

第12章附则

12.1名词解释

12.2制度修订

12.3实施日期

第1章总则

1.1目的

船员培训档案管理手册旨在规范船员培训档案的收集、整理、保存和使用流程，确保档案的真实性、完整性和可追溯性。通过科学管理，提升船员培训质量，满足海事监管要求。具体目标包括：

-建立统一的档案管理标准，避免因格式或内容不一致导致的问题。

-确保培训记录符合STCW公约和国内海事法规的最低要求，如海船船员培训、发证和值班规则（STCW）、《中华人民共和国船员条例》等。

-便于查阅和审核，减少因档案缺失或混乱引发的培训事故风险。

1.2适用范围

本手册适用于所有从事船员培训的机构，包括但不限于航海学校、海事局认可的培训机构、船舶公司内部培训部门等。覆盖的档案类型包括：

-船员培训计划、课程大纲、教学记录等日常管理文件。

-船员培训合格证、适任证书、实操评估报告等证书类材料。

-培训船员名册、签到表、培训照片等过程性记录。

-档案保存期限应至少满足法规要求，如STCW公约规定，船员培训档案需保存5年。

1.3基本原则

档案管理应遵循以下核心原则：

-真实性：档案内容必须与实际培训情况一致，不得伪造或篡改，如实操评估需由双证（教员和船员）签字确认。

-完整性：每名船员的档案应包含所有培训环节的记录，如GMDSS培训需附操作考核视频截图。

-可追溯性：建立档案编号和索引系统，方便通过船员姓名、船名或培训日期快速定位档案。

-保密性：涉及船员个人信息的档案需限制访问权限，仅授权管理人员和海事官员可查阅。

1.4管理职责

不同岗位在档案管理中承担的职责如下：

-培训部门负责人：统筹档案管理制度，定期检查档案质量，如每季度抽查10%的实操培训记录。

-档案管理员：负责档案的日常维护，包括扫描、归档和数字化备份，需持证上岗（如《档案管理师》证书）。

-教员：确保培训记录的准确性，如培训日志需在培训结束后24小时内提交。

-船员：配合提供培训参与证明，如培训照片需包含船员胸牌号和培训场景。

-海事局：对档案管理进行监督，如年度检查时，要求机构提交档案自查报告和整改计划。

2.档案管理机构与人员

2.1档案管理机构设置

船员培训档案管理应由公司或培训机构的专门部门负责，确保档案管理的规范性和系统性。

-独立设置：档案管理机构应独立于培训业务部门，避免利益冲突。

-层级管理：一般设置档案管理员、主管、负责人三级管理架构。

-场地要求：档案室应配备温湿度控制设备（温度20±2℃，湿度50±10%），防火防潮。

-信息化管理：配备档案管理系统（如电子档案系统），实现数字化存储与检索。

-船舶档案：针对远洋船舶，需设立船舶档案专项小组，定期更新船员档案。

2.2档案管理人员职责

档案管理人员需严格遵守行业规范，确保档案的真实性和完整性。

-档案收集：负责收集船员培训的全过程资料，包括培训记录、考核成绩、证书等。

-分类整理：按船员姓名、船名、培训类型（如STCW、MMD）分类归档。