档案收集制度和档案移交制度.docxVIP

档案收集制度和档案移交制度

档案收集工作以确保档案资源完整、准确、系统为目标，覆盖文书、科技、会计、人事、业务等多类型档案。文书档案收集范围包括本单位收发文、会议记录、纪要、合同协议、统计报表、年度总结等，涵盖纸质与电子版本；科技档案包含研发项目立项文件、实验记录、成果鉴定材料，基建工程的设计图纸、施工记录、竣工验收报告，设备管理的采购合同、维修日志、技术参数文档；会计档案需收集记账凭证、原始凭证、总账明细账、财务报表、银行对账单及其他会计核算材料；人事档案包括职工履历表、任免文件、职称评定、考核结果、奖惩记录等，区分在职、离职、退休人员材料；业务档案根据单位职能确定，如医疗机构的病历档案、教育机构的教学评估档案、企业的客户服务档案等。

各部门设兼职档案员负责本部门文件材料收集，需在文件形成时同步记录，避免散失；项目负责人对科技档案收集负直接责任，项目验收前完成材料汇总；财务部门需按会计年度整理会计档案，确保凭证与报表对应；人事部门应在职工入职、调动、离职时及时收集相关材料。收集时间要求：文书档案按自然年度归档，次年6月30日前完成；科技档案在项目验收后3个月内归档，跨年度项目分阶段收集，结束后统一移交；会计档案在会计年度终了后可暂存财务部门1年，次年6月30日前移交；人事档案材料应在形成后1个月内交人事部门归档，职工调转时同步移交档案；业务档案根据业务周期确定，如医疗病历在患者出院后1个月内归档，销售合同在履约完成后2个月内归档。

收集质量需满足完整性、准确性、规范性要求。完整性指文件正件与附件、定稿与草稿、请示与批复、图文与声像材料齐全；准确性要求内容真实，签署完备（需有承办人、审批人签字或单位盖章），日期、文号清晰；规范性要求纸质文件使用耐久性墨水（蓝黑或碳素墨水），禁止铅笔、纯蓝墨水书写；电子文件采用通用格式（PDF、JPEG、XML），附元数据（题名、责任者、时间、分类号），扫描件分辨率不低于300dpi。特殊情况处理：补遗材料需在发现后10个工作日内提交，说明缺失原因并经部门负责人审批；电子文件与纸质文件内容不一致时，以纸质文件为准，需在电子文件备注栏标注差异；跨年度文件归入办结年度，长期项目档案按阶段归档，结束后汇总补充。

档案移交遵循“谁形成、谁整理、谁移交”原则，移交前需完成分类、编号、编目，编制《档案移交清册》（含序号、文件题名、日期、页数、载体类型、密级）。纸质档案需去除金属装订物，采用线装或无酸纸装订，破损文件需修复，散页文件按序排列；电子档案需校验可读性（通过档案管理系统测试打开）、完整性（核对哈希值），备份至移动存储设备或上传至共享平台。涉密档案单独编制清册，标注密级、保密期限，移交时采取加密传输或专人护送。

移交流程分部门内部移交与跨部门移交。部门内部移交由兼职档案员向本部门档案管理岗移交，双方核对清册，现场清点纸质文件数量、检查电子文件完整性，确认无误后在清册签字，电子文件通过档案管理系统完成线上移交并标注“已归档”；跨部门移交（如业务部门向综合档案室移交）需经移交部门负责人审核，档案管理部门验收，重点检查文件齐全性、整理规范性、密级标注准确性，不符合要求的退回整改，合格后双方在移交清册签字，清册一式三份（移交方、接收方、监交方各存一份），电子文件同步迁移至档案室服务器并备份至离线存储设备。

移交责任明确：移交方对档案的完整性、准确性负责，需确保移交材料与清册一致，无缺失、篡改；接收方对档案保管质量负责，需在接收后15个工作日内完成著录，录入档案管理系统，建立检索目录；监交方（由办公室或审计部门指定）监督移交过程合规性，核查清册与实物匹配度。移交后发现档案缺失或内容错误，由移交方负责追溯责任并补充材料；因接收方保管不当导致档案损毁，由接收方承担修复或赔偿责任。

特殊类型档案移交：涉密档案移交需通过机要通道，禁止使用公共网络传输，接收方登记密级和保密期限，单独存放于保密柜；人事档案调转需通过机要交通或派专人送取，禁止个人携带，接收方核对档案密封章、转递单，拆封后发现材料缺失要求原单位30日内补充；电子档案移交需附带格式说明或读取软件，确保10年内可读取，重要电子档案同时移交纸质副本。

移交后续管理：接收方每月汇总移交情况，形成《档案接收台账》，与移交清册一并归档保存，保存期不少于30年；每季度检查移交档案保管状态，纸质档案查看有无虫蛀、霉变，电子档案检测存储设备稳定性，每23年迁移至新载体；对延迟移交（超过规定时间1个月以上）、材料缺失（缺失重要文件达10%以上）的部门，由档案管理部门通报批评并纳入部门绩效考核；对移交及时、材料完整的部门或个人，年度给予“档案管理先进”表彰。