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会议记录与跟踪执行标准化手册

前言

为规范会议管理流程，提升会议决策效率与执行落地效果，避免“议而不决、决而不行、行而不果”的问题，特制定本标准化手册。本手册适用于各类企业内部会议场景，通过统一记录格式、明确执行责任、强化跟踪机制，保证会议成果有效转化为工作行动，助力组织目标达成。

一、会议记录与执行跟踪的适用范围

本手册适用于以下常见会议场景，可根据会议类型灵活调整操作细节：

常规例会：如部门周会、月度总结会，用于同步工作进展、协调资源、部署短期任务；

专项会议：如项目启动会、问题复盘会，聚焦特定目标或议题，明确解决方案与责任人；

跨部门协调会：涉及多部门协作的事项，需通过会议明确各方职责与协作边界；

决策会议：如战略评审会、预算审批会，需完整记录决策依据、结论及后续执行要求。

二、标准化操作流程

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议目标与议题

会议发起人需提前1-2个工作日确定会议核心目标（如“确定Q3产品上线计划”“解决客户投诉处理流程卡点”），并梳理清晰、可讨论的议题（建议每场会议议题不超过5个，避免发散）。

示例：议题1：Q3产品功能优先级排序；议题2：客户投诉处理流程优化方案；议题3：跨部门协作资源分配。

确定参会人员与角色分工

根据议题内容确定必要参会人（决策人、执行人、相关方），避免无关人员参会。

明确会议角色：主持人（）负责把控节奏，记录人（）负责记录要点，执行人（*）负责汇报进展。

准备会议材料

提前将背景资料、数据报表、方案草案等材料分发至参会人，保证大家提前知晓议题背景，缩短会议讨论时间。

材料命名规范：“会议名称-议题-日期”，如“Q3产品规划会-功能优先级排序。

（二）会中记录：保证信息完整准确

记录核心要素

记录人需围绕“5W1H”原则记录：

What：讨论的核心问题、决策结论（明确“同意”“暂缓”“需补充材料”等结论）；

Why：决策依据（如数据支撑、客户需求、战略要求）；

Who：行动项负责人（避免“相关部门负责”，明确到具体人，如“市场部*”）；

When：行动项截止时间（精确到“日”，如“2024年6月15日前”）；

Where：执行场景（如“线上平台”“客户现场”）；

How：执行方法或交付标准（如“输出《客户投诉处理流程V2.0》”“完成10家试点客户部署”）。

区分“讨论内容”与“行动项”

对讨论过程中的不同观点可简要记录（如“技术部提出需评估开发成本，市场部认为需优先满足客户A需求”），但重点标注“决策结论”和“行动项”，避免记录冗长导致执行重点模糊。

实时确认与补充

关键结论或行动项记录后，主持人需当场与参会人确认：“关于‘Q3产品功能优先级’，结论是A类功能6月上线，B类功能Q3启动，大家是否有异议？”

若信息不完整（如负责人未明确、时间未确定），需当场追问补充，避免会后遗漏。

（三）会后整理：形成规范会议纪要

24小时内完成纪要初稿

记录人需根据会中记录，整理成《会议纪要》，结构建议包括：

会议基本信息（名称、时间、地点、参会人、缺席人及原因）；

会议目标与议题；

各议题讨论要点（简述）；

决策结论（分点列出）；

行动项清单（核心部分，需包含负责人、截止时间、交付标准）；

下次会议安排（如有）。

审核与分发

纪要初稿完成后，提交主持人（*）审核，保证决策结论与行动项准确无误；

审核通过后，在1个工作日内分发至所有参会人及相关协作部门，抄送上级领导（如需）；

分发渠道：企业内部通讯工具（如钉钉、企业）邮件，并注明“请查收会议纪要，行动项请按时完成”。

（四）执行跟踪：保证行动落地

建立行动项跟踪表

以《会议纪要》为基础，在项目管理工具（如飞书多维表格、Teambition）或Excel中创建《行动项跟踪表》，字段包括：行动项描述、负责人、所属部门、计划完成时间、实际完成时间、状态（“进行中”“已完成”“延期”“受阻”）、交付成果、备注。

定期跟踪与提醒

责任人需在行动项到期前2天通过工具或口头提醒执行人；

部门负责人每周检查本部门行动项进展，对延期风险项（如资源不足、依赖其他部门）及时协调解决；

项目例会中需同步行动项完成情况，对“受阻”项明确解决时间与责任人。

闭环管理

行动项完成后，执行人需在《行动项跟踪表》中更新“实际完成时间”并交付成果（如文档、截图、数据报告）；

跟踪人（如会议发起人或指定人员）核对交付成果是否符合要求，确认完成后标记状态为“已完成”；

若未按时完成，需在纪要中注明原因及预计完成时间，纳入下一阶段跟踪。

（五）会议复盘：持续优化会议效能

每季度或重大项目结束后，组织会议发起人、主持人、记录人进行复盘，重点评估：

会议目标达成率（如“80%的行动项按时完成”）；

会议效率（如“平均会议时长是否超时”“讨论是否聚焦议题”）；

记录