业务洽谈会议记录表合同条款梳理版.docVIP

业务洽谈会议记录表合同条款梳理版工具说明

一、适用业务场景

本工具适用于企业间开展业务合作前的洽谈会议记录，重点梳理与后续合同条款直接关联的核心内容，包括但不限于：项目合作范围、双方权责划分、交付标准与时间节点、费用及支付方式、违约责任、保密条款等。通过结构化记录会议内容，保证洽谈关键信息不遗漏，为合同起草提供准确依据，减少后期因理解偏差导致的条款争议。典型使用场景包括：

新产品/服务合作洽谈会议

跨企业战略合作框架会议

项目需求对接与商务条款确认会议

现有合同续期或修订前的协商会议

二、标准化操作流程

1.会前准备：明确会议目标与资料收集

目标确认：提前与会议组织方（如甲方业务负责人经理、乙方销售总监总）确认本次洽谈的核心议题（如合作模式、预算范围、交付周期等），避免讨论偏离方向。

资料清单：准备并收集以下基础资料，供会议中参考：

双方企业营业执照复印件（加盖公章）

初步合作方案或需求说明书

历史合作记录（如有）

相关行业法规或标准文件（如适用）

参会人员确认：列出双方参会人员名单（含姓名、职务、联系方式，用号代替姓名，如“甲方：市场部经理；乙方：技术部*工程师”），提前发送会议通知，明确时间、地点及议程。

2.会议中记录：聚焦核心要素与条款关联

基础信息记录：实时填写会议基本信息，包括会议主题、时间、地点、主持人、记录人，以及双方参会人员（区分甲方/乙方）。

议题讨论跟踪：按会议议程逐项记录讨论内容，重点关注与合同条款直接相关的“五要素”：

需求方诉求：如甲方要求“产品交付需通过ISO9001认证”；

供给方承诺：如乙方回应“认证费用由我方承担，交付周期为30天”；

争议点及协商结果：如“对违约金比例，最终确定为合同总额的5%”；

待确认事项：如“技术接口标准需在3个工作日内由乙方提供书面文档”；

责任主体与时间节点：如“甲方需在收到发票后15日内付款，负责人*会计”。

关键信息标注：对已达成一致的内容用“√”标注，对需进一步协商的内容用“△”标注，避免混淆。

3.会后整理：分类梳理与条款映射

内容分类归集：将会议记录按“合作框架、权责划分、商务条款、风险约定、其他事项”五大类整理，保证同类内容集中呈现。例如：

合作框架：合作项目名称、目标、期限；

权责划分：双方具体任务（如甲方提供场地，乙方负责设备安装）；

商务条款：费用金额、支付方式（如“分三期付款，首期30%签约后支付”）、发票类型（如“增值税专用发票”）；

风险约定：不可抗力范围、违约责任（如“延迟交付每日按合同额0.1%支付违约金”）；

其他事项：知识产权归属、保密期限等。

合同条款映射：为每条达成一致的内容标注对应的“合同条款建议编号”（如“第3.2条交付标准”“第5.1条付款方式”），便于后续合同起草时直接引用。

待办事项跟进：对会议中标注的“待确认事项”，明确责任人和完成时限，整理成《会议待办清单》（示例见模板附件），同步给相关方。

4.合同草案对接与复核

资料移交：将梳理后的《业务洽谈会议记录表（合同条款梳理版）》同步法务部门及合同起草人，标注“已确认条款”和“需重点审核条款”（如涉及违约金、保密范围等法律敏感内容）。

复核确认：法务部门基于会议记录审核合同条款的合规性，业务部门确认条款是否准确反映洽谈结果，若有偏差，及时组织二次沟通修订，保证会议记录与合同条款一致。

归档管理：最终确认的会议记录表（含双方签字版）与合同草案一并归档，保存期限不少于合同终止后3年。

三、模板表格

业务洽谈会议记录表（合同条款梳理版）

会议基础信息

会议主题

（例：系统开发项目合作洽谈）

会议时间

年月日时分至时分

会议地点

（例：甲方公司3楼会议室/线上会议）

主持人

（甲方/乙方：姓名*职务）

记录人

（姓名*职务）

参会人员

甲方

（例：市场部经理、法务部专员、技术部*工程师）

乙方

（例：销售总监总、项目经理经理、技术总监*工）

洽谈议题与内容记录

对应合同条款建议

责任主体/完成时限

状态（√已确认/△待确认）

一、合作框架

1.1合作项目名称

（例：企业客户管理系统开发项目）

第1条合作标的

-

√

1.2合作期限

（例：自合同签订之日起12个月）

第2条合作期限

-

√

1.3合作目标

（例：完成客户管理系统开发并上线，支持甲方500用户并发使用）

第1.3条项目目标

-

√

二、双方权责划分

2.1甲方责任

（例：提供现有业务数据接口文档；协调内部用户测试资源）

第3.1条甲方义务

甲方：*经理（X月X日前）

√

2.2乙方责任

（例：负责系统需求分析、开发、测试；提供3个月免费维护）

第3.2条乙方义务

乙方：*经理（全程）

√

2.3验收标准

（例：系统功能符合需求文档要求，Bug率低于0.5%）

第4条验收标准

双方：