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供应商信息管理与采购标准化工具指南
一、适用范围与典型应用场景
本工具适用于各类企业（尤其是制造业、零售业、服务业等）的采购管理部门，用于规范供应商全生命周期管理及采购流程标准化。典型场景包括：
新供应商引入：当企业需要开发新的原材料、服务或产品供应商时，通过工具完成资质审核、信息建档及初步评估；
现有供应商维护：定期更新供应商资质、合作表现及合作范围，保证供应商信息实时有效；
采购标准化执行：统一采购需求提报、比价流程、合同模板及验收标准，减少操作差异；
供应商绩效管理：基于合作数据对供应商进行量化评价，为后续合作决策提供依据；
多部门协同：打通采购、财务、质检等部门信息壁垒，实现供应商信息共享与流程联动。
二、标准化操作流程
步骤1：供应商信息收集与初步筛选
操作要点：
由采购专员通过供应商自荐、行业推荐、公开招标等方式收集潜在供应商信息；
要求供应商提供《供应商基本信息表》（见模板1），内容包括公司名称、统一社会信用代码、主营业务、注册资本、法定代表人、联系方式、主要产品/服务清单等；
采购部门结合企业需求（如采购品类、产能要求、地理位置等），对供应商进行初步筛选，剔除明显不符合基本条件的供应商（如无相关经营资质、产能不足等）。
步骤2：供应商资质审核与实地考察
操作要点：
向通过初步筛选的供应商索要资质证明文件，包括但不限于：营业执照（副本）、行业许可证（如食品经营许可证、医疗器械生产许可证等）、ISO质量体系认证、环境认证、产品检测报告等；
采购经理联合法务、质检部门组成审核小组，对资质文件的真实性、有效性及合规性进行核查（重点检查营业执照是否在有效期内、认证范围是否与合作品类匹配等）；
对关键供应商（如年采购额占比高、涉及核心原材料），组织实地考察，核实生产规模、技术能力、品控流程及仓储条件，形成《供应商资质审核记录表》（见模板2）。
步骤3：供应商分类与信息建档
操作要点：
根据供应商提供的核心产品/服务、合作优先级及战略重要性，将供应商分为“战略供应商”“核心供应商”“普通供应商”“备用供应商”四类（分类标准可企业自定义，如战略供应商需满足“年采购额超万元、独家供应或占比超50%”等条件）；
在供应商管理系统中为审核通过的供应商建立独立档案，关联《供应商基本信息表》《资质审核记录表》《考察报告》等文件，分配唯一供应商编码（编码规则示例：YY-SSS-X，其中YY为年份，SSS为品类缩写，X为序号）；
系统内标注供应商合作状态（“待合作”“合作中”“暂停合作”“终止合作”），并设置资质文件到期提醒（如营业执照、认证证书等）。
步骤4：采购需求标准化与供应商匹配
操作要点：
采购需求部门通过《采购需求标准化模板》（见模板3）提报需求，明确采购品类、规格参数、质量标准、数量、交付时间、预算上限等关键信息，避免模糊描述（如“一批办公用品”需细化为“A4纸500包，70g，白色”）；
采购专员根据需求中的“品类”“质量标准”等字段，在供应商管理系统中筛选匹配的合格供应商名单，优先从“战略供应商”“核心供应商”中选择；
对于单一来源采购（如独家供应），需在《采购申请单》中注明原因，并经采购总监审批。
步骤5：采购执行与合同标准化
操作要点：
采购专员向匹配的供应商发出询价单（至少3家普通供应商或2家核心供应商，战略供应商可定向询价），要求供应商在规定时间内提供报价单（含单价、总价、交付周期、付款方式等）；
组织比价分析（需考虑价格、质量、交付能力、售后等因素），形成《比价分析报告》，选择综合最优供应商；
使用《标准化采购合同模板》（见模板4），明确双方权利义务、质量验收标准、违约责任、知识产权保护等条款，由法务部门审核无误后，经双方授权代表（如采购经理、供应商法定代表人或其授权人*）签字盖章。
步骤6：供应商绩效评价与动态更新
操作要点：
合作周期结束后，由采购部门牵头，联合质检、使用部门根据《供应商绩效评价表》（见模板5）对供应商进行评分，评价维度包括：产品质量（占比30%）、交付及时性（25%）、价格竞争力（20%）、服务响应（15%）、合作配合度（10%）；
根据评分结果将供应商划分为A（优秀，90分以上）、B（良好，80-89分）、C（合格，70-79分）、D（不合格，70分以下）四级，并采取差异化措施：A级供应商可增加订单份额、优先参与新项目合作；B级供应商维持合作，针对弱项提出改进要求；C级供应商限期整改，整改不到位降为D级；D级供应商终止合作，纳入“黑名单”；
每季度更新供应商档案，补充合作记录、绩效评价结果及变更信息（如联系方式、地址、资质文件更新等），保证系统信息与实际情况一致。
三、核心工具模板清单
模板1：供应商基本信息表
序号
字段名称
填写要求
示例
1
供应商全称
与营业执照一致
科技有限公司
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