教材订购及发放流程管理手册.docxVIP

教材订购及发放流程管理手册

一、引言

本手册旨在规范我校（或机构，下同）教材订购与发放工作，确保教学活动的顺利开展，保障教学资源的及时供应与有效利用，提高教材管理工作的效率与质量，明确各相关部门及人员在教材管理流程中的职责与协作方式。本手册适用于学校所有学历层次、各类课程的教材（含讲义、指导书等教学用书）的订购、采购、入库、发放、结算及余缺调剂等管理工作。

二、教材订购管理流程

（一）需求统计与汇总

1.课程信息收集：每学期结束前规定时间内，各院系（部）教学秘书或指定负责人根据下学期教学计划，整理本单位开设课程的详细信息，包括课程名称、课程代码、授课班级、学生人数、授课教师等。

2.教材信息填报：授课教师依据教学大纲要求，确定所需教材的信息，包括教材名称、作者、出版社、出版年份、版次、ISBN号、建议零售价（如有）、是否为新版/修订版、是否为自编教材或讲义等，并填写《教材需求征订单》。

3.院系初审与汇总：各院系（部）对教师填报的《教材需求征订单》进行初审，核对课程与教材的匹配性、教材信息的准确性及完整性，确保无重复征订或不必要征订。初审通过后，汇总形成本院系（部）《学期教材需求汇总表》，经院系（部）负责人签字确认后，按时提交至教材管理部门（通常为教务处或图书馆教材科，下同）。

（二）需求审核与确认

1.教材管理部门审核：教材管理部门收到各院系（部）的《学期教材需求汇总表》后，进行汇总、整理与审核。审核内容包括：教材选用的适用性与先进性、是否符合教学大纲要求、是否存在版本过旧或重复征订情况、自编教材的审批手续是否完备等。

2.与院系沟通调整：对于审核中发现的问题，教材管理部门应及时与相关院系（部）沟通，共同协商解决，必要时要求其调整教材需求。

3.最终需求确认与报批：审核通过并调整完毕后，形成学校《学期教材总需求征订表》，报请学校主管领导审批。审批通过后，作为教材采购的正式依据。

（三）教材采购

1.供应商选择与询价：教材管理部门根据审批后的教材需求，向符合资质的多家教材供应商（含出版社、一级批发商等）进行询价，比较价格、折扣、供货周期、售后服务等因素。对于金额较大或长期合作的供应商，应按照学校采购管理规定执行招标或竞争性谈判等采购程序。

2.确定供应商与签订合同：综合评估后确定合适的供应商，签订教材购销合同，明确教材名称、品种、数量、单价、总金额、供货时间、交货地点、质量要求、验收标准、付款方式、违约责任等条款。

3.订单下达与跟踪：教材管理部门向选定的供应商下达正式采购订单，并对教材的印制、发运过程进行跟踪，确保教材能在规定时间内到货。

（四）教材入库与验收

1.到货通知与准备：供应商发货后应及时通知教材管理部门预计到货时间。教材管理部门做好入库前的准备工作，如安排存放场地、准备验收工具等。

2.数量与外观验收：教材到货后，教材管理部门会同仓库管理人员（如有）共同对到货教材进行验收。核对实物与送货单、采购订单的一致性，重点检查教材的品种、数量、书名、作者、出版社、版次、ISBN号等是否与订单相符，并检查教材有无缺页、倒装、污损、破损等情况。

3.问题处理：如发现数量短缺、品种不符或教材存在质量问题，应立即向供应商提出，并做好记录，协商解决办法（如补发、调换、退货等）。

4.办理入库手续：验收合格后，办理入库手续，登记《教材入库台账》，详细记录教材信息、入库数量、入库日期、供应商信息等，并将教材按规定分类、有序存放。

三、教材发放管理流程

（一）发放计划制定与准备

1.发放方案拟定：教材管理部门根据《学期教材总需求征订表》、学生注册信息及教材入库情况，拟定学期教材发放方案。明确发放时间、地点、各院系（部）及班级的发放顺序、领用人（通常为班级学习委员或指定代表）等。

2.发放信息核对与整理：将入库教材信息与学生选课、分班信息进行核对，生成各班、各学生的应领教材清单。

3.教材出库准备：根据发放方案和应领教材清单，提前从仓库中提取相应教材，按班级或课程进行分拣、打包、标记，确保发放时准确高效。

（二）教材发放执行

1.学生教材发放：

*通知到位：提前将教材发放的时间、地点、领取须知等信息通知到各院系（部）及全体学生。

*凭证领取：学生（或班级代表）凭有效身份证件（学生证/校园卡）及班级教材领取通知单领取教材。

*核对与签收：发放人员与领取人共同核对教材品种、数量，确认无误后，由领取人在《教材发放登记表》上签字确认。对于收费教材，需确认费用已结清或按规定办理相关手续。

*特殊情况处理：对于休学、复学、转学、转专业等特殊情况学生的教材发放，应根据学校相关规定及实际情况妥善处理。

2.教师用书发放：教师用书（含样书、教学参考书）的发放，由授