企业采购审批流程可视化工具.docVIP

企业采购审批流程可视化工具模板

一、工具应用背景与价值解析

在企业运营中，采购审批作为连接需求、预算与执行的关键环节，常因流程不透明、节点不清晰、跨部门协作低效等问题导致审批滞后、成本失控。本工具通过可视化手段，将采购审批全流程（从申请发起至结果归档）以图形化、结构化方式呈现，帮助企业管理者实时掌握审批动态、规范操作路径、缩短审批周期，同时为采购合规审计提供完整数据追溯依据。适用于制造业、服务业、零售业等多行业企业，尤其适用于采购品类多、审批层级复杂、对流程透明度要求较高的中小企业及集团化公司。

二、采购审批可视化全流程操作指南

（一）前期准备：基础配置与权限设置

系统初始化

登录采购管理系统（或配置Excel/在线表单工具），进入“流程配置”模块，根据企业组织架构设置审批节点（如部门主管→采购经理→财务总监→总经理），明确各节点的审批权限（如金额≤1万元由部门主管审批，1万-5万元需采购经理加审，5万元以上需总经理终审）。

预置采购类型模板（如物料采购、服务采购、固定资产采购等），不同类型自动关联对应审批流程（如固定资产采购需额外增加“资产管理部门”节点）。

人员与权限分配

录入审批人员信息（姓名用号代替，如部门主管、*采购经理），分配账号及操作权限（申请人仅可发起申请、查看进度；审批人可处理审批、查看附件；管理员可配置流程、导出数据）。

开启“通知提醒”功能，支持邮件、系统消息提醒审批人（如“您有1笔采购申请待审批，截止时间：–:”）。

（二）采购申请：发起与信息录入

发起申请

申请人登录系统，选择“采购申请”模块，根据实际需求选择采购类型（如“办公用品采购”“生产设备采购”），“新建申请”。

填写申请信息

基础信息：填写申请部门（如行政部）、申请人（*）、联系方式（内线X）、申请日期，勾选紧急程度（普通/紧急，紧急流程可自动加速审批节点）。

采购明细：逐行录入采购物品/服务的名称（如“A4打印纸”“年度审计服务”）、规格型号（70gA4）、数量（100箱）、预估单价（25元/箱）、总价（2500元），合计金额自动计算。

预算与资金信息：选择对应预算科目（如“行政办公费”），关联预算项目编号，相关附件（如比价记录、需求说明、合同草案等，附件大小不超过10MB，支持PDF/Word/Excel格式）。

提交前校验：检查必填项（红色*标注）是否完整，金额计算是否准确，附件是否成功后，“提交申请”。

（三）流程审批：可视化跟踪与节点处理

审批流程可视化呈现

提交后，系统自动审批流程图，以“节点进度条”形式展示当前状态（如“待部门主管审批→待采购经理审批→待财务终审”），鼠标悬停节点可查看审批人、预计耗时、审批意见历史。

审批人操作

待办处理：审批人收到提醒后，登录系统进入“待办审批”列表，申请单号查看详细信息（含附件），系统自动显示上一节点审批意见（如有）。

审批操作：

若同意，选择“通过”并填写审批意见（如“符合预算，同意采购”），“提交”，流程自动流转至下一节点；

若驳回，选择“驳回”并填写驳回原因（如“规格不符需求，需重新确认”），流程终止并退回申请人，申请人修改后可重新发起；

若需补充信息，选择“退回修改”并注明需补充内容（如“需提供供应商资质证明”），申请人补充后流程重新流转至当前审批人。

超时提醒：若审批人在预设时限内（如紧急申请2小时，普通申请24小时）未处理，系统自动向审批人上级及申请人发送催办通知。

跨部门协同审批

涉及多部门审批的申请（如“生产设备采购”需技术部审核参数），系统会自动将申请同步至相关部门审批人，审批节点并行或串行（如技术部与财务部可同时审批，或按“技术→财务”顺序），流程图实时同步各部门处理进度。

（四）结果输出与执行归档

审批结果确认

全部节点审批通过后，系统自动“采购审批通过通知”，包含申请单号、最终审批金额、采购要求等信息，同步发送至申请人、采购部门及财务部门。

申请人可在“已办事项”中查看审批流程图完整记录（含各节点审批人、意见、时间），支持一键导出PDF版审批单（加盖电子签章）。

采购执行与数据归档

采购部门根据审批通过的申请单执行采购，完成后在系统中录入供应商信息（如“办公用品公司”）、合同编号、实际采购金额，并采购合同、送货单、发票等执行附件。

系统自动将申请单、审批记录、执行附件关联归档至“采购档案库”，支持按申请单号、采购日期、供应商等维度检索，满足后续审计或复盘需求。

三、标准化采购审批表单模板

表1：企业采购申请单（通用模板）

申请单号

CG-2024-X

申请部门

行政部

申请人

*

联系方式

内线

申请日期

2024–

采购类型

物料采购

紧急程度

□普通□紧急

预算科目

行政办公费

采购明细

名称

规格型号

数量

A4打印纸

70gA4

100箱

黑色签字笔