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行业通用会议记录及决议模板

一、适用场景与价值

本模板适用于各类企事业单位、项目团队、跨部门协作组等组织的常规工作会议，包括但不限于：周例会、月度总结会、项目推进会、专题研讨会、跨部门协调会等。通过标准化记录会议核心信息与行动决议，可有效提升会议效率、明确责任分工、保证行动落地，同时为后续工作复盘、决策追溯提供依据，避免“议而不决、决而不行”的问题。

二、会议记录与决议全流程操作指南

（一）会前准备：奠定高效会议基础

明确会议核心目标

会议组织者需提前梳理会议目的，确定本次会议需解决的核心问题（如项目进度同步、资源协调、方案决策等），并避免议题过于分散导致效率低下。

提前分发会议议程

至少提前24小时将会议议程（含议题、预计时长、参会人员）发送至所有参会者，方便相关人员提前准备材料、梳理观点。议程中需标注每个议题的负责人，保证讨论有针对性。

准备会议记录工具

指定专人担任记录人（建议由熟悉业务流程的人员担任），提前准备会议记录模板（可参考本文第三部分）、笔、录音设备（需提前征得参会者同意）或电子记录工具（如Word、石墨文档等），保证记录全面、准确。

（二）会中记录：聚焦关键信息与行动项

记录基础信息

会议开始后，第一时间记录会议名称、时间（精确到分钟）、地点（线上会议需注明平台及会议号）、主持人、记录人、参会人员（含缺席人员及原因）、列席人员等基础信息，保证会议可追溯。

按议程顺序记录核心内容

议题讨论过程：简要记录各议题的讨论要点，避免逐字逐句记录，重点关注不同观点的分歧点、共识结论（如“经讨论，同意采用A方案，理由为……”）。

关键决策结果：对会议形成的决议需明确记录“决策内容”“决策依据”（如“基于客户反馈及项目可行性分析”），避免模糊表述（如“尽快推进”需替换为“X月X日前启动”）。

行动项（ActionItems）：这是会议记录的核心，需逐条记录“具体任务”“负责人”“完成时间”“所需资源/支持”，避免“有人负责但无明确时间”或“有时间但无明确负责人”的情况。例如：“完成Q3营销方案初稿——负责人：*三组张经理——完成时间：2023年X月X日——支持需求：市场部提供历史数据”。

记录异议与待办事项

若参会人员对决议存在保留意见，需记录“异议人”及“异议内容”（如“*技术部李工提出：测试周期可能不足，需评估风险”）；对本次会议无法解决的问题，需记录“待办事项”及“后续跟进计划”。

（三）会后整理：形成规范会议纪要

24小时内完成初稿整理

记录人需根据会议记录，在24小时内整理完成会议纪要初稿，重点核对决议事项、行动项的负责人及时间节点是否准确，保证无遗漏、无歧义。

审核与分发

将初稿提交至主持人审核，确认内容准确性后，于48小时内分发至所有参会人员、相关领导及需配合的部门。纪要末尾需注明“抄送：总经理办公室、人力资源部”等，保证信息触达。

决议事项归档

将会议纪要（含电子版、纸质版签字版）按“会议名称-日期”分类归档，方便后续查阅；同时将行动项同步至项目管理工具（如钉钉待办、飞书多维表格等），设置提醒机制，保证跟进落实。

三、标准化会议记录及决议模板

（一）会议基本信息表

项目

内容

会议名称

例：2023年Q3产品规划推进会

会议时间

2023年X月X日14:00-16:30

会议地点

公司3楼第一会议室/线上会议（腾讯会议号X）

主持人

*产品总监王经理

记录人

*运营专员赵四

参会人员

销售部刘经理、技术部李工、*市场部孙主管等

缺席人员及原因

*财务部周经理（出差，已提交书面意见）

列席人员

*设计组实习生小陈

（二）会议议程及讨论记录

序号

议题

发言要点（摘要）

决议/结论

1

Q3产品核心功能优先级确认

销售部刘经理：客户反馈“数据看板”需求最迫切；技术部李工：实时预警功能开发周期需2周。

优先开发“数据看板”功能，实时预警功能排期至Q4初。

2

营销预算分配方案讨论

市场部孙主管：建议线上推广占比60%，线下活动40%；财务部（书面意见）：需控制单次活动成本上限。

同意预算分配方案，单线下活动成本不超过5万元，由*市场部孙主管负责细化预算表。

3

跨部门协作流程优化

*运营专员赵四：当前需求提交流耗时长，建议建立线上审批通道。

采纳建议，由*技术部李工牵头，1周内搭建需求提报系统（飞书表单），同步培训各部门。

（三）行动项跟踪表

任务描述

负责人

完成时间

所需资源/支持

当前状态

备注

完成“数据看板”需求文档初稿

*产品经理王助理

2023年X月X日

需*销售部提供客户原始数据模板

进行中

初稿需包含功能清单及原型

细化Q3线下活动预算表

*市场部孙主管

2023年X月X日

无

待启动

需标注各项成本明细

搭建需求提报系统（飞书表单）

*技术部李工

2023年X月X日

*设计组小陈协助UI