会议组织与策划的流程与执行记录模板.docVIP

会议组织与策划全流程管理工具模板

一、适用场景说明

二、会议全流程操作步骤

（一）会议筹备阶段：精准规划，夯实基础

明确会议核心目标与范围

根据业务需求确定会议要解决的问题（如决策事项、信息同步、方案研讨等），避免“为开会而开会”。

示例：“明确Q3产品迭代优先级，确定研发资源分配方案”或“同步项目进度，协调跨部门协作障碍”。

制定会议基本信息清单

确定会议主题、时间（精确到分钟，考虑参会者时区/日程冲突）、地点（线下会议室/线上会议平台）、时长（建议单次会议不超过2小时，超长会议需分阶段）。

明确会议形式：线下（需提前预定场地、设备）、线上（需测试平台稳定性、分享）、混合（兼顾两者需求）。

筛选参会人员并发出通知

按角色分类：决策层（需对议题拍板）、执行层（需落实具体工作）、支持层（提供信息/资源）、列席人员（可旁听无需参与讨论）。

提前3-5个工作日发出会议通知，包含：主题、时间、地点/、议程（含每环节时长）、参会人员、需提前准备的资料（如PPT、数据报表）。

对未确认参会者需单独跟进，保证关键人员到会率不低于90%。

设计会议议程与材料准备

议程需逻辑清晰，按“开场（5-10分钟）→核心议题讨论（总时长70%-80%）→总结与行动项确认（10-15分钟）”顺序排列，每个议题明确负责人。

提前准备会议材料：演示文稿（简洁图文，每页不超过3个要点）、背景资料、签到表、空白会议纪要模板、投影仪/麦克风等设备（提前1小时调试）。

会前最终检查

确认场地/设备：线下会议检查座位安排、空调、网络、茶水；线上会议测试麦克风、屏幕共享、录制功能。

提醒参会者：会议前1天通过群消息或邮件再次发送议程及材料，保证参会者提前熟悉内容。

（二）会议执行阶段：控场有序，高效推进

会议开场与目标重申（5分钟）

由会议负责人*准时开场，介绍本次会议目标、议程及时长规则（如“每个议题发言不超过3分钟，避免跑题”）。

确认参会人员到会情况，记录迟到/请假人员（后续同步会议纪要时备注）。

按议程推进核心讨论

逐项开展议题讨论，主持人需把控节奏：对偏离主题的发言及时引导，对争议较大的议题组织集中讨论或暂缓至会后小范围沟通。

关键决策需当场确认（如“是否通过方案？同意请举手”），避免模糊表述。

实时记录关键信息

安排专人*担任记录人，重点记录：讨论要点（不同观点的核心论据）、决议事项（明确结论）、行动项（任务描述、负责人、完成时限）。

示例记录：“针对A方案成本超支问题，决议采用分阶段上线，由市场部*负责制定阶段目标，9月30日前提交计划”。

会议总结与行动项确认（10分钟）

主持人总结本次会议成果：明确已达成共识的决议、未解决的问题（需说明后续处理方式）。

逐项宣读行动项，保证负责人无异议，避免“责任模糊”（如“跟进问题”需明确具体负责人）。

（三）会议收尾阶段：闭环管理，落地跟进

24小时内整理并分发会议纪要

记录人根据会议记录整理纪要，结构建议：会议基本信息→参会人员→议程回顾→关键讨论→决议事项→行动项（含负责人、时限）→后续安排（如下次会议时间）。

纪要需简洁客观，避免主观评价，完成后交会议负责人*审核，确认无误后通过邮件/企业发送给所有参会者及相关方。

行动项跟进与进度同步

行动项负责人需按时反馈进展，未完成需提前说明原因（如“因客户需求变更，需延迟至10月15日提交”）。

会议组织者每周汇总行动项进度，在团队例会或专项群中同步，保证任务不遗漏。

会议资料归档

将会议通知、议程、纪要、演示文稿、签到表等资料整理存档，按“年份-月份-会议主题”命名（如“2023-09-产品迭代推进会”），保存期限不少于1年，便于后续查阅。

三、核心工具表格清单

表1：会议策划准备表

项目

内容说明

负责人

完成时限

状态（□未开始□进行中□已完成）

会议主题

*

会前5天

□

时间/地点/形式

*

会前5天

□

参会人员名单

含角色（决策/执行/支持）

*

会前4天

□

议程设计

含议题、时长、负责人

*

会前3天

□

会议材料准备

PPT、背景资料、签到表等

*

会前1天

□

设备/场地检查

线下：场地、设备；线上：平台测试

*

会前1天

□

表2：会议签到表

序号

部门/岗位

姓名

联系方式（选填）

签到时间

备注（迟到/请假）

1

产品部

*

09:05

迟到5分钟

2

研发部

*

09:00

3

市场部

*

/

请假（出差）

表3：会议议程表（示例）

时间

议题

负责人

时长

输出物

备注

09:00-09:05

开场：会议目标与议程说明

*

5分钟

无

09:05-09:40

议题1：Q3产品迭代优先级讨论

*

35分钟

方案对比表

需提前提交需求清单

09:40-10:10

议题2：研发资源分配协调

*

30分钟

资源分配计划初稿

含人力/预算需求