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业务合同审核及执行标准化模板

适用业务场景

标准化操作流程

一、合同发起与需求确认

操作目标：明确合作需求，保证合同基础信息准确完整。

责任主体：业务部门（发起人）、需求部门（如有）。

操作步骤：

业务部门根据合作意向，整理《合作需求说明书》，明确合作标的、服务范围/产品规格、数量、质量标准、交付时间、预算金额、核心诉求等关键信息。

与需求部门（如技术部、采购部）对接，确认需求细节，保证合同内容与实际业务一致。

填写《合同基本信息表》（模板见“核心工具模板”），收集合作方基本信息（名称、统一社会信用代码、法定代表人、地址、联系方式等），并附上合作方资质文件（营业执照复印件、相关行业许可证等）。

二、合同初稿拟定

操作目标：基于需求信息，起草合同条款，明确双方权责。

责任主体：业务部门（起草人）、法务部门（支持）。

操作步骤：

业务部门根据合作类型，选用对应的标准合同模板（如《采购合同模板》《服务合同模板》），或根据实际需求起草合同初稿。

合同内容需包含核心条款：合作双方信息、合同标的、数量/质量标准、价款及支付方式、履行期限/地点/方式、保密条款、违约责任、争议解决方式、不可抗力、合同生效条件等。

涉及技术服务的，需附《技术规格说明书》；涉及采购的，需附《产品清单》。

初稿完成后，业务部门负责人审核内容完整性与业务可行性，签字确认。

三、多部门联合审核

操作目标：从业务、财务、法务等角度把控风险，保证合同合规性。

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门。

操作步骤：

业务审核：业务部门确认合同内容与合作需求一致，交付标准、验收条款可执行，无业务逻辑漏洞。

财务审核：财务部门重点审核价款构成是否合理、支付方式与公司财务政策匹配、发票类型（如增值税专用发票）及开票要求明确、违约金比例符合公司规定。

法务审核：法务部门审核合同条款合法性、权利义务对等性、违约责任可操作性、争议解决方式约定明确（如仲裁/诉讼管辖地）、不存在法律禁止性条款，并出具《法务审核意见表》。

审核过程中如需修改，由业务部门牵头与对方沟通调整，形成《合同修改记录表》，记录修改内容及双方确认情况。

四、合同定稿与签署

操作目标：确认最终合同文本，完成签署并归档。

责任主体：业务部门、法务部门、公司授权签署人。

操作步骤：

各部门审核通过后，业务部门汇总修改意见，形成合同定稿，保证文本与最终协商内容一致（如双方盖章页信息无误）。

按公司权限管理规定，由授权签署人（如法定代表人、分管副总）在合同指定位置签字或盖章。

合同签署后，业务部门负责向合作方获取合同正本（一式X份，根据实际需求确定），并同步将扫描件分发至财务部、法务部备案。

填写《合同签署登记表》，记录签署日期、合同编号、份数、分发情况等信息。

五、合同执行与跟踪

操作目标：保证合同按约定履行，实时监控执行进度。

责任主体：业务部门（执行人）、需求部门（配合）。

操作步骤：

业务部门根据合同约定，制定《合同执行计划》，明确关键节点（如交付时间、验收节点、付款节点）及责任人。

履行过程中，业务部门定期与对方对接，跟踪进展情况（如生产进度、服务实施情况），填写《合同执行进度跟踪表》，记录实际完成情况与计划的差异。

如遇履行障碍（如延迟交付、质量问题），业务部门需及时向内部汇报，并书面函告对方催告履行或协商解决方案，保留沟通凭证（邮件、函件等）。

六、验收与结算

操作目标：确认合同成果符合约定，完成款项结算。

责任主体：需求部门（验收人）、业务部门、财务部门。

操作步骤：

合同标的交付后，需求部门根据合同约定的质量标准、验收流程，组织验收工作，填写《验收确认表》，注明验收结果（合格/不合格）、验收日期、参与人员。

验收合格后，业务部门收集验收报告、发票等结算材料，提交财务部门。

财务部门核对合同条款、验收单据、发票信息无误后，按约定支付方式办理付款，填写《合同付款登记表》，记录付款金额、日期、账号等信息。

验收不合格的，需求部门出具《整改通知书》，要求合作方限期整改，整改后重新验收。

七、合同变更与解除

操作目标：规范合同变更或解除流程，明确后续责任。

责任主体：业务部门、法务部门、财务部门。

操作步骤：

履行过程中如需变更（如标的、数量、价款、期限等），由业务部门与对方协商一致后，签订《合同变更协议》，明确变更内容、生效条件及原合同其他条款效力。

协议变更需履行与原合同相同的审核流程（业务、财务、法务审核）。

因不可抗力或对方违约需解除合同的，业务部门收集相关证据（如不可抗力证明、违约函件），书面通知对方，填写《合同解除申请表》，经审批后签订《合同解除协议》，明确责任划分、已履行部分结算方式及后续处理事宜。

八、合同归档与复盘

操作目标：实现合同全生命周期管理，总结经验优化流程。

责任主体：业务部门、档案管理部门。