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员工入职与离职手续指南

一、适用范围

本指南适用于公司全体新入职员工的入职手续办理及离职员工的离职流程管理，旨在规范员工入离职全流程操作，保证信息传递准确、交接工作完整、手续合规高效。适用于人力资源部门、用人部门及员工本人协同操作。

二、员工入职手续办理流程

（一）入职准备阶段

入职通知

人力资源部门确认员工入职日期后，提前3个工作日通过内部系统向员工发送《入职通知书》，明确入职时间、报到地点、需携带材料清单及注意事项（如着装要求、入职培训安排等）。

材料准备

员工需根据《入职通知书》要求，准备以下材料（原件及复印件）：

证件号码、学历/学位证书、职业资格证书（如岗位涉及）；

近期体检报告（公司指定医院，3个月内有效）；

离职证明（应届毕业生提供就业推荐表）；

一寸免冠彩色照片2张（底色以公司要求为准）；

银行卡复印件（用于工资发放，需注明开户行及本人姓名）。

（二）入职办理阶段

报到登记

员工入职当日，至人力资源部办理报到手续，提交入职材料，填写《员工入职登记表》（见模板一），核对个人信息无误后签字确认。

资料归档

人力资源部审核员工提交的材料，原件核对后当场归还，复印件按公司档案管理规定归档，建立员工个人档案。

入职引导

人力资源部向员工介绍公司组织架构、企业文化、规章制度及办公区域分布（如会议室、茶水间、卫生间等）；

用人部门负责人或指定对接人带领员工熟悉工位、团队成员及岗位职责，明确初期工作目标。

物资发放

行政部根据岗位需求发放办公物资，包括电脑、工牌、门禁卡、办公用品等，员工签字确认《物资领用清单》（见模板二）。

合同签订

人力资源部与员工签订《劳动合同》，明确合同期限、薪资待遇、岗位职责、工作时间等内容，一式两份，双方各执一份。

系统开通

信息技术部根据人力资源部提供的岗位信息，为员工开通企业邮箱、OA系统、内部通讯工具及业务系统权限，保证员工正常开展工作。

（三）入职培训阶段

公司级培训

人力资源部组织新员工参加公司级培训，内容包括：公司发展历程、核心价值观、人事管理制度（考勤、请假、绩效等）、安全规范（消防、办公设备使用）等，培训后进行考核，考核通过方可上岗。

部门级培训

用人部门负责开展岗位技能培训，包括业务流程、工作标准、工具使用、团队协作等，指定导师进行“一对一”辅导，帮助员工快速适应岗位要求。

三、员工离职手续办理流程

（一）离职申请阶段

提交申请

员工需提前30日（试用期员工提前3日）以书面形式向人力资源部提交《离职申请表》（见模板三），说明离职原因、预计离职日期；

离职申请需经直接上级签字确认，明确工作交接意向。

审批流程

《离职申请表》按审批权限逐级审核：普通员工由部门负责人、人力资源部负责人审批；部门级及以上员工需增加分管副总审批。审批通过后，人力资源部启动离职流程。

（二）工作交接阶段

制定交接计划

员工与直接上级共同制定《工作交接清单》（见模板四），明确交接内容（工作文件、客户资料、项目进度、系统账号、待办事项等）、交接时限及交接人。

执行交接

员工按清单逐项向交接人说明工作情况，提供相关文件、数据及操作指引；

交接过程中，用人部门需安排专人监督，保证交接内容完整、无遗漏；

交接双方及监督人在《工作交接清单》签字确认，部门负责人审核后交人力资源部归档。

（三）物品归还阶段

员工离职前，需至相关部门办理物品归还手续：

行政部：归还工牌、门禁卡、办公电脑、钥匙、公司统一配发的手机等，确认无损坏后签字；

财务部：归还预借款项、未报销发票（按财务制度处理），确认无未结清账目；

人力资源部：归还《劳动合同》文本、员工手册等公司资料。

（四）手续结算阶段

薪资结算

人力资源部根据员工实际离职日期，核对考勤、绩效、奖金等数据，财务部在离职当日结清员工应发薪资，通过银行转账发放。

社保公积金停缴

人力资源部在员工离职当月办理社保、公积金停缴手续，保证后续关系转移不受影响。

离职证明开具

人力资源部在完成所有离职手续后，向员工开具《离职证明》（见模板五），注明员工基本信息、入职及离职日期、担任职务等内容，加盖公司公章。

四、常用模板表格

模板一：员工入职登记表

项目

内容

姓名

*某三

性别

男/女

出生日期

年月日

证件号码号

学历

□本科□硕士□博士□其他

联系方式

紧急联系人

紧急联系人电话

岗位名称

所属部门

入职日期

年月日

合同期限

年月日至年月日

备注

（员工签字：_________日期：_________人力资源部签字：_________日期：_________）

模板二：物资领用清单

物资名称

规格型号

数量

领用日期

领用人签字

归还日期

归还状态

办公电脑

联想ThinkPad

1台

工牌

-

1个

门禁卡

-

1张

（其他物资）

-

（行政部签字：__