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企业档案转递告知书模板(3篇)

企业档案转递告知书（一）

尊敬的[接收方企业名称]：

您好！

为规范企业档案转递工作，确保档案的安全、完整和有效利用，现将我司向贵司转递档案的相关事宜告知如下：

一、档案转递背景

我司与贵司因[具体业务合作事项，如合并、收购、项目交接等]，根据双方协商及相关规定，需将涉及[具体业务范围，如某项目资料、某部门人员档案等]的档案转递给贵司。这些档案是我司在长期经营过程中形成的重要历史记录，对后续业务的开展和决策具有重要参考价值。

二、转递档案的范围和内容

1.文书档案

-包括公司在经营管理活动中形成的各类文件，如董事会决议、行政文件、会议纪要等。这些文件记录了公司的重大决策和管理活动，对了解公司的发展历程和运营模式具有重要意义。

-具体涵盖了从[起始时间]至[结束时间]的相关文件，共计[X]卷，每卷均有详细的目录清单，方便贵司查阅。

2.财务档案

-包含会计凭证、会计账簿、财务报表等。会计凭证是公司经济业务的原始记录，会计账簿反映了公司的财务状况和经营成果，财务报表则是对公司财务信息的综合呈现。

-涉及[具体会计年度]的财务档案，共[X]箱，每箱都有明确的标识，注明了档案的年份、类型等信息。

3.人事档案

-主要是与公司员工相关的档案，包括员工的入职资料、劳动合同、绩效考核记录、培训记录等。这些档案有助于贵司了解员工的工作经历、专业技能和职业发展情况。

-涉及员工人数为[X]人，档案以个人为单位进行整理，每人一份档案袋，档案袋上标注了员工姓名、部门和入职时间。

4.项目档案

-针对[具体项目名称]形成的档案，包括项目策划书、可行性研究报告、项目实施过程中的各类报告、验收报告等。这些档案记录了项目的全过程，对贵司后续开展类似项目具有重要的借鉴作用。

-该项目档案共计[X]册，按照项目的不同阶段进行分类整理，并配有详细的索引。

三、档案转递的方式和时间

1.转递方式

-本次档案转递采用专人送达和邮寄相结合的方式。对于重要且数量较少的档案，如董事会决议等文书档案，将安排专人直接送达贵司指定地点，确保档案的安全和及时交接。

-对于数量较多的财务档案、人事档案和项目档案，将采用邮政特快专递（EMS）的方式进行邮寄。在邮寄前，我司会对档案进行妥善包装，确保档案在运输过程中不受损坏。同时，会为每份邮件购买足额的保险，以应对可能出现的意外情况。

2.转递时间

-专人送达的档案将于[具体日期]送达贵司，送达人员会携带相关的授权文件和档案清单，与贵司指定的接收人员进行当面交接，并办理交接手续。

-邮寄的档案将于[邮寄日期]寄出，预计在[预计到达日期]到达贵司。我司会及时将邮件单号告知贵司，以便贵司跟踪查询档案的运输情况。

四、档案的交接手续

1.档案清单的提供

-在档案转递前，我司会编制详细的档案清单，清单内容包括档案的名称、数量、保管期限、存放位置等信息。档案清单一式两份，一份随档案一同转递，另一份由我司留存。

2.交接确认

-当贵司收到档案后，需对档案的数量、完整性和准确性进行核对。如发现档案有缺失、损坏或与档案清单不符的情况，应及时与我司联系。在核对无误后，贵司需在档案清单上签字盖章，并将其中一份返还给我司，作为档案交接的确认凭证。

五、档案的保管和利用要求

1.保管要求

-贵司应按照国家有关档案管理的规定，为接收的档案提供安全、适宜的保管环境。档案库房应具备防火、防潮、防虫、防盗等基本条件，确保档案的安全和完整。

-对不同类型的档案应进行分类存放，并建立相应的档案管理台账，便于档案的查找和管理。

2.利用要求

-贵司在利用这些档案时，应遵守相关法律法规和双方的约定。未经我司书面同意，不得将档案提供给第三方使用，不得对档案进行篡改、损毁等行为。

-如因业务需要对档案进行复制，应在复制件上注明复制来源和用途，并妥善保管复制件。

企业档案转递告知书（二）

尊敬的[接收方企业名称]：

根据[具体原因，如业务调整、战略规划等]，我司需将部分企业档案转递给贵司。为使档案转递工作顺利进行，现将相关事宜告知如下：

一、档案转递的原因和目的

1.原因

-随着我司业务的不断发展和调整，原有的部分业务已转移至贵司。为了保证业务的连续性和数据的完整性，需要将与该业务相关的档案转递给贵司。

-同时，为了优化我司的档案管理资源，提高档案管理效率，也决定将这部分档案进行合理转移。

2.目的

-希望通过档案的转递，贵司能够更好地了解相关业务的