企业合同审批与签署管理工具.docVIP

企业合同审批与签署管理工具模板

一、适用场景与业务价值

本工具适用于各类企业日常经营中的合同全生命周期管理，涵盖采购合同、销售合同、服务合同、劳动合同、保密协议等类型。当企业需规范合同起草、多部门协同审批、用印控制及归档管理时，可通过该工具实现流程标准化、风险可控化、效率提升化，避免因审批疏漏导致的法律纠纷或经济损失，同时满足企业合规管理及审计追溯需求。

二、标准化操作流程

1.合同发起与起草

操作人：业务经办人（如销售专员、采购专员等）

操作内容：

（1）根据业务需求，明确合同类型、签约主体、核心条款（金额、履行期限、权利义务等）；

（2）参照企业标准合同模板（或法务部提供模板）起草合同文本，保证条款完整、表述清晰；

（3）在工具中填写《合同基本信息表》（见模板1），合同草案及相关附件（如需求说明、资质证明等）。

关键要求：合同内容需符合法律法规及企业内部制度，涉及金额、期限等关键信息需准确无误。

2.部门初审

操作人：业务部门负责人

操作内容：

（1）审核合同的业务必要性：是否符合部门年度计划、是否支持业务目标；

（2）审核核心条款：合同金额、付款方式、交付标准等是否符合部门权限及预算；

（3）在工具中填写《审批意见表》（见模板3），明确“同意”“驳回”或“需修改”意见，若驳回需注明修改理由。

时限要求：收到发起申请后1个工作日内完成审核。

3.法务审核

操作人：法务专员/法务部负责人

操作内容：

（1）审核合同合法性：条款是否符合《民法典》《公司法》等法律法规，是否存在法律风险；

（2）审核合规性：是否涉及企业禁止性业务，是否满足行业监管要求；

（3）审核条款严谨性：明确权责划分、违约责任、争议解决方式等是否清晰；

（4）在《审批意见表》中反馈审核结果，对需修改条款注明具体调整建议。

时限要求：收到初审通过申请后2个工作日内完成审核。

4.财务审核（涉及资金往合必经）

操作人：财务经理/财务部负责人

操作内容：

（1）审核合同金额的合理性：是否符合预算标准，定价是否公允；

（2）审核资金条款：付款方式、节点、税费承担等是否符合财务管理制度；

（3）审核履约保障措施：如保证金、保函等是否到位；

（4）在《审批意见表》中签署财务审核意见。

时限要求：收到法务审核通过申请后1个工作日内完成。

5.领导审批

操作人：根据合同金额及重要性，由分管领导、总经理或董事会审批（分级审批标准见企业《合同管理办法》）

操作内容：

（1）审核合同的战略匹配度：是否符合企业整体发展方向；

（2）审核重大风险点：如大额资金支出、长期合作条款等；

（3）在《审批意见表》中签署最终审批意见，明确“批准签署”“否决”或“提请集体审议”。

时限要求：收到财务审核通过申请后1-3个工作日内完成（根据审批层级调整）。

6.用印管理

操作人：行政专员/印章管理员

操作内容：

（1）核对审批流程完整性：确认所有必经环节已审批通过，且《合同审批流程表》（见模板2）齐全；

（2）核对合同文本一致性：保证用印版本与最终审批版本完全一致，无擅自修改；

（3）登记用印信息：在工具中记录合同编号、用印日期、用印份数、领取人等信息，领取人需签字确认；

（4）加盖企业公章或合同专用章，严禁在空白合同或未审批文本上用印。

7.合同签署与归档

操作人：业务经办人（签署）、档案管理员（归档）

操作内容：

（1）签署：双方法定代表人或授权代表签字并盖章，保证签字字迹清晰、盖章位置规范（如骑缝章、签字章等）；

（2）分发：正本合同按双方份数需求分发，副本留存业务部门及财务部；

（3）归档：在工具中签署完成后的合同扫描件，填写《合同归档登记表》（见模板4），注明归档日期、存放位置、保管责任人，保证合同可追溯、易查询。

三、核心工具表格模板

模板1：合同基本信息表

合同编号

合同名称

合同类型（□采购□销售□服务□其他）

签约方名称

签约方地址

合同金额（大写）

合同金额（小写）

履行期限

付款方式

主要权利义务摘要

附件清单（□需求说明□资质文件□报价单□其他）

发起部门

发起人

联系方式

发起日期

模板2：合同审批流程表

审批步骤

操作人

操作日期

审批意见（□同意□驳回□修改后同意）

意见说明

发起起草

业务经办人

部门初审

部门负责人

法务审核

法务专员

财务审核

财务经理

领导审批

分管领导/总经理

用印登记

印章管理员

模板3：审批意见表

合同编号

审批环节

审批人

审批日期

审批意见：

修改建议（如适用）：

审批人签字：

模板4：合同归档登记表

合同编号

合同名称

归档日期

存放位置（档案柜/编号）

正本份数

副本份数

保管责任人

备注（如借阅记录、续签信息等）：

四、关键操作要点提醒

信息准确性：合同发起时需保证签约方名称、金额、期限等关键信息与业务实际一致，避