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采购流程标准化模板及功能详解

一、适用范围与应用场景

本标准化模板适用于各类企业（含生产型、服务型、贸易型企业）的日常采购及项目采购活动，涵盖原材料、办公用品、固定资产、服务外包等物资与服务的采购场景。无论是常规性、周期性采购（如每月办公耗材补货），还是临时性、紧急性采购（如生产设备突发故障维修），均可通过本模板规范流程，保证采购活动的合规性、效率与透明度。同时模板适用于企业内部多部门协同场景，如需求部门（生产部、行政部、项目部等）、采购部门、财务部门、仓储部门等均可基于模板实现信息同步与流程衔接。

二、标准化操作流程详解

采购流程需严格遵循“需求驱动、分级审批、合规透明、全程留痕”原则，分为以下7个核心步骤：

步骤1：需求发起与确认——明确采购必要性与细节

操作内容：

需求部门根据业务需求（如生产计划、办公需要、项目实施），填写《采购需求申请表》，详细说明采购物品/服务的名称、规格型号、技术参数、数量、预计单价、预算金额、用途、紧急程度（常规/紧急）、期望交货日期等信息。

采购部门对接需求部门，对需求的合理性、技术参数的准确性、预算的合规性进行初步审核，必要时组织技术部门（如设备采购需工程师参与）共同确认需求细节，避免因需求模糊导致采购偏差。

负责人：需求部门专员、采购部门专员

输出成果：《采购需求申请表》（经需求部门负责人签字确认）

步骤2：需求审批——分级授权控制采购风险

操作内容：

根据采购金额、物品类型等设置分级审批权限（示例）：

金额≤5000元：需求部门负责人审批→采购部门负责人审批；

5000元＜金额≤50000元：需求部门负责人审批→采购部门负责人审批→财务部门负责人审批；

金额＞50000元：需求部门负责人审批→采购部门负责人审批→财务部门负责人审批→分管副总/总经理审批。

紧急采购需在《采购需求申请表》中标注“紧急”，经需求部门负责人及采购部门负责人双签后可先执行采购，事后2个工作日内补办完整审批手续。

负责人：各级审批人、采购部门

输出成果：《采购需求申请表》（审批流程完整签字）

步骤3：供应商寻源与评估——保证供应商资质与性价比

操作内容：

寻源方式：根据采购金额与物品类型选择合适寻源方式：

5000元以下小额采购：优先从《合格供应商名录》中选择1-2家询价；

5000元以上采购：至少邀请3家合格供应商提供书面报价（含产品参数、报价、交期、质保条款等），必要时组织现场考察（如大型设备采购）；

单一来源采购（如专利产品）：需填写《单一来源采购申请表》，说明唯一性理由，经分管副总审批后执行。

供应商评估：采购部门组织对供应商的资质（营业执照、相关行业许可证、质量体系认证等）、供货能力（产能、库存、物流配送能力）、价格竞争力、历史合作记录（履约率、质量合格率、售后服务响应速度）进行综合评估，形成《供应商评估表》，选择最优供应商。

负责人：采购专员、采购部门负责人、技术部门（必要时）

输出成果：《供应商评估表》《询价记录表》《单一来源采购申请表》（如适用）

步骤4：采购订单——固化采购约定条款

操作内容：

采购部门根据审批通过的《采购需求申请表》及《供应商评估表》，与供应商签订《采购订单》（或电子订单），明确以下核心条款：

供应商信息（名称、地址、联系人、电话）；

采购物品/服务明细（名称、规格型号、数量、单价、总价）；

质量标准（国标/行标/技术参数要求）；

交货时间、地点、方式（送货至公司指定仓库/现场安装）；

付款方式（预付款比例、到货付款/验收后付款、账期）；

售后服务（质保期、维修响应时间、退换货政策）；

违约责任（延迟交货、质量不达标等处理方式）。

《采购订单》需经采购部门负责人、财务部门负责人双签后生效，加盖公司公章（或电子签章）后发送供应商，并同步抄送需求部门、仓储部门。

负责人：采购专员、采购部门负责人、财务部门负责人

输出成果：《采购订单》（签字盖章版）

步骤5：订单执行与跟踪——保证采购进度可控

操作内容：

供应商按订单约定组织生产/备货，采购专员通过电话、邮件或供应商系统跟踪订单进度，重点关注生产周期、发货时间、物流信息，保证按时交货。

如遇可能延迟交货等异常情况，供应商需提前3个工作日书面通知采购部门，采购部门及时与需求部门沟通，协商调整交货日期或寻找替代方案，避免影响业务开展。

需求部门如需变更订单（如增加数量、调整规格），需提交《订单变更申请表》，经原审批流程审批后，采购部门与供应商签订《订单补充协议》。

负责人：采购专员、需求部门、供应商

输出成果：《订单跟踪记录表》《订单变更申请表》（如适用）、《订单补充协议》（如适用）

步骤6：到货验收——把控采购质量与数量

操作内容：

供应商按约定时间送货至指定地点，需求部门、采购部门、仓储部门（如需入库）共同到场