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文档编写与提交标准化规范
一、适用范围与价值
本规范适用于企业内部各类正式文档（如项目方案、技术手册、管理制度、研究报告等）的编写、审核与全流程管理，旨在通过统一标准保证文档内容的完整性、逻辑性和可追溯性，减少因格式混乱、表述模糊导致的沟通成本，提升团队协作效率与文档交付质量。无论是跨部门项目协作、知识沉淀归档，还是对外交付材料，均需参照本规范执行。
二、文档编写全流程操作指南
（一）编写前：需求明确与资源准备
明确文档目标与受众
确定文档核心目的（如指导操作、汇报进度、规范流程等），明确受众群体（如技术人员、管理层、客户等），针对性调整内容深度与表述方式。
示例：技术手册需侧重操作步骤与细节说明，管理类文档需突出权责划分与执行标准。
收集基础资料与框架规划
根据文档目标，收集相关数据、政策文件、参考资料，保证信息准确性和权威性。
搭建文档框架，至少包含封面、目录、附录四部分，需按逻辑层级划分章节（建议采用“1.一级标题→1.1二级标题→1.1.1三级标题”结构）。
（二）编写中：内容规范与格式统一
封面信息完整
封面需包含以下核心要素（示例）：
文档编号：[部门代码]-[年份]-[序号]，如“HR-2023-015”；
文档简洁明确，不超过20字；
版本号：V1.0/V2.1等，首次提交为V1.0；
编写人/部门：*/产品研发部；
审核人：*/技术管理部；
发布日期：YYYY-MM-DD格式。
内容要求
逻辑清晰：章节间需有递进关系，每章节聚焦单一主题，避免内容交叉；
表述准确：使用专业术语需定义（首次出现时标注“术语：X指X”），数据需注明来源（如“数据来源：公司2022年度财务报告”）；
图文结合：复杂流程、数据关系建议用图表辅助说明，图表需编号（如图1、表1）并标注标题，图表下方注明“数据来源：X”或“说明：X”。
格式规范
字体：用宋体小四，标题黑体加粗，一级标题三号，二级标题四号，三级标题小四；
行距：1.5倍行距，段前段后间距0.5行；
页码：页脚居中，从开始编号；
页边距：上2.5cm、下2.5cm、左3cm、右2cm。
（三）审核与修订：质量把控与迭代优化
审核流程
初审：编写人自查内容完整性、格式规范性，确认无错别字、数据矛盾后提交至部门负责人；
复审：部门负责人审核文档逻辑与业务合规性，重点核对关键数据、权责划分，签署审核意见；
终审：涉及跨部门或重大风险的文档，需由相关领域专家（如*/法务部）终审，确认无误后定稿。
修订反馈
审核人需在《审核记录表》（见模板三）中明确标注修改意见（如“3.2章节需补充数据”“图表编号需重新排序”）；
编写人需在3个工作日内完成修订，反馈修订说明（如“已补充3.2章节数据，来源为报告”），终审通过后方可进入提交环节。
（四）提交与归档：全生命周期管理
提交要求
提交材料：文档定稿版（PDF+Word格式）、审核记录表、版本变更说明（如有）；
提交渠道：通过公司文档管理系统（如“蓝凌OA”）提交，填写文档编号、标题、关键词等信息，并同步抄送相关部门负责人；
截止时间：项目文档需在关键节点（如需求评审前）提交3个工作日，保证审核时间充足。
归档管理
归档范围：所有已发布正式文档（含修订版）；
归档规范：按“部门-年份-文档类型”分类存储，文档管理系统自动记录版本历史与操作日志；
权限管理：仅文档编写人、审核人及部门负责人可编辑，其他人员需申请查阅权限。
三、标准化模板参考
模板一：文档封面模板
文档编号
[部门代码]-[年份]-[序号]
版本号
V1.0
文档标题
X项目技术方案
密级
内部公开
编写人
*/产品研发部
审核人
*/技术管理部
发布日期
2023-10-25
生效日期
2023-11-01
模板二：文档目录结构模板
文档概述
1.1编写目的
1.2适用范围
1.3术语定义
章节
2.1一级标题1
2.1.1二级标题1
2.1.2二级标题2
2.2一级标题2
2.2.1二级标题1
附录
3.1参考文件
3.2数据来源
模板三：审核记录表
文档信息
文档编号：[编号]文档[标题]版本号：[版本]
审核环节
□初审□复审□终审
审核人
*/技术管理部
审核日期
2023-10-26
审核意见
1.3.1章节需补充功能的技术参数；2.图2流程图中“审批”节点缺失负责人标注；3.参考文件需更新至2023年版。
修订说明
1.已补充3.1章节功能技术参数（来源：技术白皮书）；2.图2“审批”节点已标注负责人为*；3.参考文件已更新为2023年版。
审核结论
□通过□需重新修订□暂缓通过
签字确认
审核人：_____________编写人：_____________
四、关键注意事项
（一）内容规范性
严禁信息
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