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供应商信息录入与审核模板

一、适用范围与典型应用场景

本模板适用于企业采购部门主导的供应商全生命周期管理场景，涵盖供应商准入、合作期间信息更新、年度复审等关键环节。具体包括：

新供应商准入：首次合作前需完成基础信息与资质审核，保证供应商具备合法经营资质与履约能力；

供应商信息变更：合作期间供应商名称、地址、银行账户等关键信息发生调整时，需重新提交审核；

年度复审：每年定期对合作中的供应商资质有效性、履约表现进行综合评估，保证持续合规；

多部门协同审核：采购、财务、质量、法务等部门需基于本模板完成信息交叉核验，降低合作风险。

二、供应商信息录入与审核全流程指引

（一）信息收集：保证资料完整性与真实性

责任人：采购专员（对接供应商）

操作内容：

向供应商发送《供应商信息资料清单》（含营业执照、税务登记证、组织机构代码证/三证合一复印件、法定代表人身份证明、开户许可证、产品/服务资质证书、合作案例等），明确需提供的文件清单及盖章要求；

核对供应商提交资料的完整性，缺失项需及时补充，避免因资料不全导致审核延误；

对供应商提供的资质文件进行初步真实性核验（如扫描件是否清晰、关键信息是否涂改等），必要时可通过“国家企业信用信息公示系统”等公开渠道验证企业基本信息。

（二）信息录入：规范填写模板内容

责任人：采购数据专员（系统/表格录入）

操作内容：

依据《供应商信息登记表》（详见第三部分模板），将收集到的信息准确录入指定字段（如供应商名称、统一社会信用代码、注册地址等），保证与提交资料一致；

对“资质信息”模块中的证书编号、有效期、发证机关等关键信息进行二次核对，避免录入错误；

供应商提交的资质文件扫描件（按模块分类命名，如“营业执照-公司”“资质证书-产品”），保证附件与表格信息对应；

录入完成后，“供应商信息预览表”，交由采购专员核对录入内容与原始资料的一致性，确认无误后提交初审。

（三）初审：采购部门基础合规性审核

责任人：采购经理

审核重点：

基础信息完整性：检查供应商名称、统一社会信用代码、法定代表人、注册地址等是否填写完整，与营业执照是否一致；

资质文件有效性：核查营业执照、行业许可证等证书是否在有效期内，是否存在超期、吊销等异常情况；

业务匹配性：评估供应商的主营产品/服务是否与企业采购需求匹配，合作历史记录（如有）是否良好；

信息一致性：对比表格录入信息与附件资料，保证无矛盾（如地址与营业执照不一致、联系人信息缺失等）。

输出结果：初审通过则提交复审；不通过则标注具体问题，退回采购专员补充资料或修改后重新提交。

（四）复审：多部门交叉风险审核

责任人：财务专员、质量专员、法务专员（按职责分工审核）

审核重点：

财务部门：核查供应商银行账户信息是否准确（开户名称、账号、开户行），评估其财务状况（如资产负债表、纳税证明等，如有），保证无重大财务风险；

质量部门：针对涉及产品质量的供应商，审核其质量体系认证（如ISO9001）、产品检测报告、质量承诺书等，保证符合行业标准；

法务部门：检查合同条款（如模板中涉及的合作框架协议）、知识产权证明、合规声明等，规避法律风险（如侵权、纠纷等）。

输出结果：各部门均审核通过则提交终审；任一部门不通过，需明确整改意见，由采购专员协调供应商整改后重新提交审核。

（五）终审：管理层决策与信息归档

责任人：采购总监/分管副总

审核重点：

综合初审、复审意见，评估供应商的综合实力（资质、财务、质量、服务能力等）是否满足合作要求；

对高风险供应商（如新成立企业、无合作记录、资质临近过期等）进行重点评估，必要时实地考察；

确认审核结果：通过则批准供应商进入合格名录，录入供应商管理系统；不通过则书面告知供应商原因，并同步至采购专员存档。

归档要求：审核通过的《供应商信息登记表》、资质文件、审核记录等资料需整理归档，电子版备份至指定服务器，纸质版由采购部门存档（保存期限不少于合作结束后3年）。

（六）信息更新：动态维护机制

责任人：采购专员、数据专员

操作要求：

供应商信息变更（如名称、地址、银行账户、法定代表人等）时，需在变更发生后10个工作日内提交更新申请及证明材料；

采购部门每月核查一次供应商资质有效期，对临近3个月到期的证书提前通知供应商续期，到期未续期的暂停合作并启动复审流程；

年度复审时，结合供应商履约表现（如交货准时率、质量合格率、服务响应速度等）更新信息，动态调整供应商等级（如A/B/C类）。

三、供应商信息登记表（模板）

（一）基础信息

项目名称

填写内容

备注（填写说明）

供应商名称

需与营业执照一致，简称需标注

统一社会信用代码

18位代码，填写完整

注册地址

详细至省、市、区（县）、街道、门牌号

经营地址

如与注册地址不同，需填写实际经营地址

法定代表人

填写姓名，如为授权代理人需提