合同评审与签订标准化流程工具.docVIP

合同评审与签订标准化流程工具

一、本工具适用范围

本工具适用于企业各类对外合同的评审与签订管理，包括但不限于采购合同、销售合同、服务合同、租赁合同、合作协议等。适用于业务部门发起、法务部门审核、财务部门评估、管理层审批的全流程规范，旨在保证合同内容合法合规、条款清晰明确、风险可控，保障企业合法权益。

二、标准化操作流程步骤

（一）合同准备阶段

需求提出与资料收集

业务部门根据合作需求，明确合同主体（对方公司名称、统一社会信用代码等）、合同标的（货物/服务/项目名称、规格型号、数量等）、合作期限、金额预算、核心条款（如付款方式、交付标准、违约责任等）。

收集对方主体资格证明材料（如营业执照复印件、法定代表人证件号码明、授权委托书等），保证对方为合法存续的法人或其他组织，具备相应的履约能力。

合同起草

由业务部门或法务部门根据收集的信息，使用企业标准合同模板起草合同文本。标准模板未涵盖的特殊类型合同，需参考《民法典》及相关法律法规，保证条款完整、逻辑严谨。

合同内容应包括：合同主体信息、标的描述、数量与质量标准、价款与支付方式、履行期限与地点、违约责任、争议解决方式、保密条款、不可抗力、生效条件等核心要素。

（二）合同评审阶段

部门初审

业务部门负责人对合同的业务可行性、条款匹配性进行初审，重点审核标的与需求一致性、金额与预算符合性、交付周期合理性，形成《业务评审意见》。

法务合规评审

法务部门（或法务专员*）对合同合法性、合规性、完整性进行评审，重点审核：

主体资格是否合法（如对方经营范围、资质许可是否满足合同需求）；

条款是否违反法律法规（如格式条款是否公平、违约责任是否明确、知识产权归属是否清晰）；

权利义务是否对等（如付款条件与交付义务是否匹配、争议解决方式是否约定明确）；

风险点提示（如潜在违约情形、诉讼管辖约定等）。

法务部门出具《法务评审意见》，对存在问题的条款提出修改建议，并明确“通过”“修改后通过”“不通过”的结论。

财务评审

财务部门对合同涉及的财务条款进行评审，重点审核：

价款构成是否合理（如价格是否符合市场公允水平、成本明细是否清晰）；

付款方式与进度是否可控（如预付款比例、进度款节点、质保金约定是否合理）；

税费承担方式是否明确（如是否含税、发票类型及开具时间）；

资金风险提示（如大额付款是否约定担保、对方履约能力对资金安全的影响）。

财务部门出具《财务评审意见》，确认财务条款的合规性与风险可控性。

跨部门会签（如需）

对于重大合同（如金额超过万元、涉及核心业务或战略合作），需增加技术部门、审计部门等评审环节，分别审核技术可行性、内控流程合规性等，形成《跨部门会签意见汇总》。

（三）合同修改与确认阶段

意见反馈与修改

业务部门根据法务、财务及各部门的评审意见，与对方沟通协商，对合同条款进行修改。修改内容需经原评审部门确认，保证问题闭环。

若对评审意见存在争议，由业务部门发起“合同评审争议协调会”，组织法务、财务及相关部门负责人共同协商解决，形成最终修改方案。

最终文本确认

修改后的合同文本经所有评审部门确认无误后，由业务部门与对方最终确认，形成《合同最终文本》（需注明“最终版本”及生效日期，避免版本混淆）。

（四）合同审批阶段

权限内审批

根据合同金额、类型及企业《合同管理办法》规定的审批权限，逐级提交审批：

一般合同：业务部门负责人→法务部门负责人→财务部门负责人→分管副总经理；

重大合同：在上述审批基础上，提交总经理办公会或董事会审议。

审批人需在《合同审批表》中明确签署“同意”“不同意”或“补充说明”意见，不同意需注明具体理由。

审批通过

所有审批流程完成后，《合同审批表》及合同最终文本生效，进入签订环节。

（五）合同签订阶段

签约主体确认

签订合同时需核实对方签约人的身份及授权权限：

法定代表人签字：需提供法定代表人证件号码明原件；

授权代表签字：需提供授权委托书原件（载明授权范围、权限及期限）及签约人证件号码复印件。

企业方签约人需为法定代表人或其书面授权的人员，禁止越权签约。

合同签署与盖章

合同文本一式X份（根据实际需求确定，如正本2份、副本X份），双方在每一页加盖骑缝章（关键合同），在落款处加盖合同专用章或公章（不得使用财务章、部门章）。

签署过程中保证合同文本无涂改（如有涂改，需由双方在涂改处加盖公章或签字确认）。

签订登记

合同签订后，业务部门在1个工作日内将《合同签订登记表》提交至行政部或档案管理部门，进行合同编号、归档备案，并及时将合同文本扫描件同步至企业OA系统或合同管理系统。

（六）合同归档与执行阶段

资料归档

归档材料包括：合同最终文本正本、审批表、评审意见表、对方主体资格证明、授权委托书、补充协议（如有）、履行过程中的重要函件（如验收报告、付款凭证等）。

档案管理部门按“一