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备用金核销管理流程

作为在企业财务岗位摸爬滚打了近十年的“老财务”，我太清楚备用金核销这事儿有多关键了。它不像做报表那样光鲜，也不像成本分析那样有技术含量，但却是企业资金管理的“毛细血管”——管好了，能让员工办事更顺畅；管松了，说不定就成了糊涂账的温床。这些年我经手过成百上千笔备用金核销，从最初手忙脚乱翻制度，到现在闭着眼都能理出流程，今天就把这套“实战版”流程掰开了、揉碎了讲给大家听，既是经验总结，也算给新人指个方向。

一、先弄明白：啥是备用金？为啥要核销？

备用金说白了就是企业预支给员工，用于日常零星开支的“周转钱”。比如跑市场的同事要临时采购样品，行政部要给办公室买桶装水，或者项目组要付个紧急打印费，这些没法走公账、金额又不大的开销，提前领点备用金最方便。但“预支”不是“白给”，领了钱就得按规矩花、按规矩报，核销就是把花出去的钱和剩下的钱“对账”，确认每一笔都花得明白、剩得清楚。

我刚入职那会儿，就见过因为没及时核销出的乱子：有个老员工领了5000块备用金出差，回来后三个月没报账，后来搬家把票据丢了，最后只能自己垫钱补上。这事儿给我敲了个大警钟——备用金不是“糊涂账”，核销流程就是给每笔钱上把“安全锁”。

二、一步步来：从申请到核销的完整流程

2.1第一步：申请与审批——钱不是你想领就能领

备用金申请不是填张单子就行，得先弄清楚两个“硬条件”：一是用途必须符合公司规定的“零星开支”范围（比如差旅费、小额采购、应急支出），买大件设备或者付工程款这种，得走专项预算；二是金额有限额，我们公司普通员工单次最多3000，部门主管5000，超过的要总经理特批。

具体操作时，申请人要填《备用金借款单》，里面得写清楚姓名、部门、借款金额、用途（不能只写“日常开销”，得具体到“XX项目样品采购”）、预计使用周期（一般不超过1个月）。我刚开始审单子时总犯迷糊，后来学聪明了——凡是用途写得模棱两可的，直接打回去重填。有次技术部小张写“设备调试费用”，我追着问了三次，才弄明白是要给客户现场买几卷绝缘胶带，这种细节不抠，后面核销肯定出乱子。

填好单子后，要走三级审批：直属领导先签字（确认用途合理），部门负责人复核（把关金额是否超权限），最后到财务经理终审（看有没有未结清的旧账——我们公司规定“前款不清，后款不借”）。记得去年销售部小李来借钱，我一查系统，发现他上笔2000块的备用金都拖了俩月没核销，直接把单子退回去让他先清旧账。后来他跑完客户赶紧来报账，还跟我开玩笑：“姐，你这系统比我领导还严。”

2.2第二步：使用与登记——每分钱都得有“痕迹”

钱领走了，不是万事大吉，关键是怎么花。我们公司要求领款人必须做到“三及时”：及时取得票据、及时登记台账、及时汇报进度。

先说票据。小额开支哪怕是在便利店买瓶水，也得要收据（电子的也行）；要是超过200块，必须开发票（普票就行，但得有公司名称）。我遇到最头疼的是那些“图方便”的同事——在菜市场买水果招待客户，说摊主不给开票，结果拿了张手写的白条来。这种情况我一般会教他们：要么让摊主在白条上按手印+留电话（虽然不一定能查，但至少有个凭证），要么下次换能开票的超市买。

然后是登记台账。领款人要自己记个小本子（或者用Excel表），每花一笔就记清楚时间、金额、用途、票据号。我们财务这边也有个备用金管理系统，领款人每周要登录更新一次使用情况。有次行政部老周来核销，说自己记不清某笔500块的去向，结果一查系统，发现他上周登记时写的是“会议室绿植更换”，顺着这个线索，他翻出了花店的微信转账记录，才算对上账。

最后是进度汇报。如果备用金使用周期超过15天（比如长期驻外地的项目组），领款人得给直属领导发个邮件，说明已支出多少、剩余多少、预计完成时间。去年有个驻外省的项目组领了2万备用金，结果一个月没动静，财务经理打电话过去一问，才知道他们提前完成了任务，剩下的8000块还在账户里没还——要不是定期汇报，这钱指不定啥时候能回来。

2.3第三步：核销准备——“理票”是门技术活

到了约定的核销时间（一般是业务完成后5个工作日内），领款人要做三件事：理票据、填单据、算差额。

理票据是最考验耐心的。我见过把票据随便塞信封里来的，也见过用订书机订成“铁饼”的，这些都不行。正确的做法是按时间顺序整理，同类型的票据（比如打车票、餐饮票、采购票）分开放，然后用胶水（不能用订书钉，容易掉）贴在A4纸的左侧，右边留白写备注（比如“XX日从客户处返回公司打车费”）。有次新入职的小陈把票据贴得歪歪扭扭，我特意拿了本《票据粘贴规范图册》给他看，还开玩笑说：“你这贴票的手艺，比我刚入职时强多了，我当初可是被老会计骂着练出来的。”

填单据要填《备用金核销单》，里面得填借款金额、已使用金额、剩余金额（借款-已使用）、票据张数。这里有个容易出错的点：